Todos entendemos que brindar una excelente experiencia al cliente es importante para que los negocios atraigan prospectos y construyan una base de clientes. Sin embargo, según el Informe de Tendencias Legales 2019 de Clio, los abogados no logran ofrecer comunicaciones de calidad a sus clientes. En un estudio realizado con 1,000 bufetes de abogados, la mayoría de ellos presenta deficiencias en la respuesta a correos electrónicos y mensajes de voz. Aunque los bufetes de abogados son más eficientes a la hora de contestar llamadas telefónicas, rara vez las devuelven. Y cuando encuentran tiempo para dar seguimiento, no proporcionan suficiente información por teléfono.
Es alarmante que, en el informe de Clio, entre los clientes encuestados que se han puesto en contacto con un abogado, el 64% mencionó que el bufete que no terminaron contratando no respondió a su llamada telefónica ni a su correo electrónico. Los clientes tienen expectativas bajas respecto a los bufetes de abogados en general. Este hallazgo pone de manifiesto una brecha entre las expectativas de los clientes y lo que los bufetes creen que pueden ofrecer. Cuando los bufetes brindan una experiencia al cliente por debajo del estándar, corren el riesgo de alejar a los clientes potenciales.
Pero el hallazgo también presenta una oportunidad para mejorar tu proceso de captación. Si puedes llevar a cabo un proceso de captación de clientes optimizado que supere las expectativas de los clientes, tus posibilidades de ser contratado serán mucho más altas que las de los bufetes de la competencia. ¿Cómo puedes mejorar tu proceso de captación de clientes? Existen dos soluciones que puedes probar.
1. Contratar a un recepcionista legal virtual
Si eres un abogado independiente o diriges un pequeño bufete de abogados, responder llamadas telefónicas durante el horario laboral puede interrumpir tu flujo de trabajo. Cuando no puedes responder a los mensajes de voz de prospectos calificados ni dar seguimiento posteriormente, estás perdiendo oportunidades de adquirir clientes para tu práctica.
Contratar a un recepcionista legal en la oficina parece ser la solución más obvia. Sin embargo, el costo puede ser elevado. En promedio, el salario anual de un recepcionista legal a tiempo completo es de aproximadamente $46,360 USD. Si se tienen en cuenta los beneficios adicionales como el seguro médico y las vacaciones pagadas, el costo puede aumentar rápidamente. Además, existe un costo de oportunidad en la contratación, capacitación y gestión de un recepcionista. Cuanto más tiempo se dedique a estas tareas administrativas, menos tiempo tendrás para concentrarte en el trabajo con los clientes.
Una solución alternativa es contratar a un recepcionista legal virtual. Esta solución ofrece varios beneficios clave que podrían hacerla una opción más adecuada para ti.
Precios más económicos: Muchas empresas de recepcionistas legales virtuales ofrecen planes de precios escalonados que satisfacen las necesidades de bufetes de abogados de diferentes tamaños. Back Office Betties es una empresa boutique de recepcionistas legales virtuales cuyos planes van desde el Bronze ($299/mes, 100 minutos) hasta el Platinum ($1,599/mes, minutos ilimitados). Si superas el límite de minutos de llamada de tu plan, simplemente cobran por minuto a partir de $2.59 por minuto. Si haces los cálculos, el costo de un recepcionista legal virtual es mucho menor que el de un recepcionista interno. Además, el modelo de pago mensual por suscripción te brinda la flexibilidad de cambiar tu plan fácilmente, por lo que no estás atado a un costo fijo.
Mayor capacidad de respuesta: Los recepcionistas legales virtuales ofrecen una flexibilidad mucho mayor para responder llamadas. Incluso si las llamadas de prospectos entran fuera del horario de oficina, los recepcionistas virtuales pueden atenderlas. Mientras que algunos recepcionistas virtuales pueden tomar llamadas entrantes fuera del horario laboral, otros incluso pueden estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para asegurarse de que ninguna llamada quede sin respuesta.
Experiencia legal: A diferencia de los recepcionistas virtuales genéricos, los recepcionistas legales virtuales están capacitados para comprender la terminología, los procesos y el software legal. Por ejemplo, Back Office Betties cuenta con su propio programa de formación "Betties Legal Academy" que equipa a los recepcionistas con las bases esenciales para comunicarse con los clientes de manera profesional. Brindar una experiencia de calidad a los prospectos aumenta las probabilidades de ganarlos para tu negocio.
2. Instalar una herramienta de programación en tu sitio web
Otra solución alternativa para mejorar la experiencia del cliente durante la incorporación en tu bufete es instalar una herramienta de programación en tu sitio web. Casi el 40% de todos los pequeños bufetes de abogados no tiene sitio web. Y de los bufetes que sí cuentan con uno, el 70% no tiene un elemento de llamada a la acción en su página de inicio. A medida que más personas buscan información en línea, es importante que facilites el acceso y que sea sencillo para los prospectos comunicarse contigo.
Una herramienta de programación fácil de usar y confiable como CozyCal te permite automatizar el proceso de captación de tu bufete para que puedas captar prospectos de calidad en cualquier momento y lugar. Al automatizar la programación, puedes reducir el riesgo de ausencias, personalizar tu proceso de captación y ahorrar una gran cantidad de tiempo a largo plazo.
Capta prospectos directamente en el sitio web de tu bufete: Puedes crear una experiencia de reserva personalizada y profesional para captar clientes potenciales. Cuando ofreces un proceso de captación fácil de usar que cumple con las expectativas de los prospectos, es más probable que los retengas como tus clientes. Los prospectos calificados pueden ver tus disponibilidades predefinidas con un simple clic para programar sesiones de consulta gratuitas de inmediato. Esto elimina el molesto intercambio de llamadas y correos electrónicos, mientras tú puedes gestionar todas tus citas en un solo lugar.
Recopila información a través del formulario de captación: Según los tipos de citas, puedes crear formularios de captación personalizados para recopilar información clave de los visitantes, como su nombre completo, correo electrónico, número de teléfono y motivo de la consulta. La información del formulario de captación se guarda automáticamente para que siempre puedas dar seguimiento a los prospectos calificados más adelante.
Potentes integraciones para una programación optimizada: CozyCal ofrece una amplia variedad de integraciones, incluyendo Clio, Stripe, Google Calendar y Microsoft 365, que conectan la programación con tus flujos de trabajo existentes de manera sencilla. Si utilizas Clio, la integración con Clio te permite sincronizar con el calendario de Clio en tiempo real, enviar la información recopilada del formulario de captación a los eventos del calendario de Clio y crear automáticamente nuevos contactos en Clio.
Ahorra costos: Si tu presupuesto no te permite contratar a alguien más para gestionar las citas, una herramienta de programación como CozyCal puede ahorrarte una cantidad considerable de dinero. Pagando solo $15 por mes, puedes automatizar la programación de tu bufete y contar con un sistema que incorpore nuevos prospectos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Solo necesitas convertir un prospecto captado en cliente al año para cubrir el costo de usar CozyCal.
Ya sea que prefieras contratar a un recepcionista legal virtual para la interacción persona a persona, usar una herramienta de programación para automatizar el proceso de captación en tu sitio web, o incluso combinar ambas soluciones, el objetivo es el mismo: causar una buena primera impresión en los prospectos y brindar una experiencia al cliente excepcional incluso en la etapa inicial del embudo de ventas. Al adoptar estas soluciones, puedes convertirte en un bufete más receptivo que ofrece comunicaciones de calidad de manera oportuna. Cuando tienes un proceso de captación sistematizado que va más allá de las expectativas de los clientes, podrás captar más clientes y hacer crecer tu bufete a largo plazo.