En el transcurso de apenas un mes, el COVID-19 ya ha cambiado drásticamente la forma en que trabajamos y vivimos en muchos aspectos. A medida que el trabajo remoto se convierte en la nueva modalidad laboral, muchas empresas están migrando sus reuniones del formato presencial al virtual. Ya sea que organices sesiones de consultoría individuales o talleres grupales de gran escala, es importante celebrar tus reuniones virtuales en una plataforma de videoconferencia confiable y fácil de usar.
¿Google Hangouts, Zoom o Whereby?
En CozyCal, ofrecemos dos integraciones directas con Zoom y Google Hangouts. También utilizamos otra herramienta de videoconferencia, Whereby, para realizar sesiones de demostración, chats de café virtuales y reuniones familiares.
Si bien todas estas herramientas te permiten comunicarte virtualmente con tus clientes, cada una tiene sus propias ventajas y desventajas. Cada aplicación tiene un enfoque ligeramente diferente. Según tus prioridades y necesidades, puedes comparar las características principales, las limitaciones y los precios entre ellas para decidir cuál es la plataforma más adecuada para ti.
Por qué elegimos Whereby
Hemos probado las tres herramientas. Según nuestra experiencia de usuario, Zoom y Whereby ofrecen mejor calidad de video que Google Hangouts. Pero si eres un usuario intensivo de los productos de Google, entonces Google Hangouts podría ser la mejor opción, ya que se integra con el paquete de Google.
Elegimos Whereby sobre Zoom por dos razones principales:
Whereby no tiene ningún límite de tiempo para las reuniones en su plan gratuito, mientras que el plan gratuito de Zoom limita el tiempo de las reuniones a 40 minutos. A veces, nuestras sesiones de demostración y chats de café virtuales superan el límite de 40 minutos. Si usáramos Zoom, tendríamos que enviarle al invitado un nuevo enlace de reunión una vez alcanzado el límite, lo cual puede ser bastante engorroso. Por eso nos encanta que Whereby permita que las reuniones se extiendan todo el tiempo que sea necesario.
Whereby no requiere que los invitados descarguen ni instalen ninguna aplicación. Los invitados pueden unirse a tu sala de reuniones personalizada directamente desde su navegador. Aunque Zoom también ofrece la creación de un ID de reunión personal, los invitados deberán descargar e instalar la aplicación de Zoom. Además, nos gusta la interfaz limpia y fácil de usar de Whereby.
Otra característica importante para nosotros es la posibilidad de bloquear la sala de chat para evitar que invitados no deseados asistan a la reunión. Antes de la pandemia, Whereby ya contaba con una función integrada que permite al anfitrión bloquear la sala de chat. Los invitados deberán ingresar sus nombres y "llamar a la puerta" de la sala de chat antes de que se les permita unirse a la reunión.
Antes de la llegada de la pandemia del coronavirus, Zoom no contaba con una función que protegiera la sala, lo que resultó en que las reuniones fueran Zoombombeadas o secuestradas por participantes no deseados. Para abordar el problema de seguridad, Zoom añadió una sala de espera virtual que otorga al anfitrión la capacidad de poner a todos los que deseen unirse en una sala de espera y seleccionar manualmente a los asistentes para que ingresen a la reunión. Esta capa adicional de seguridad es sin duda bienvenida, ya que nadie quiere intrusos indeseados en una reunión virtual.
Sin embargo, el plan gratuito de Whereby solo permite hasta 4 participantes en una reunión, lo que es ideal para reuniones individuales o de grupos pequeños, pero no para reuniones de grupos grandes. Incluso con su plan Pro y su plan empresarial, el número máximo de participantes permitidos en una reunión es de 50 personas. El plan gratuito de Zoom permite hasta 100 participantes en una reunión a la vez. Al actualizar al plan Pro, puedes eliminar el límite de tiempo de 40 minutos por reunión. En comparación con Whereby, Zoom es definitivamente la opción más adecuada para eventos grupales grandes con muchos participantes. Ya sea que estés organizando conferencias virtuales o clases en línea, puedes contar con el rendimiento confiable de Zoom.
Optimiza la programación de reuniones virtuales con tus clientes
Cuando los invitados programan reuniones virtuales contigo, es importante poder generar y compartir la información de videoconferencia fácilmente para todos. Justo antes de que comience una reunión virtual, tanto tú como tus invitados deberían poder unirse a la reunión con un solo clic desde el evento del calendario o desde un correo electrónico.
En CozyCal, puedes agregar fácilmente la integración de Zoom o Google Hangouts a tu flujo de programación. Una vez que se programa una reunión, todos los participantes recibirán automáticamente un enlace de reunión generado de forma única en la descripción del evento del calendario, el correo de confirmación y los correos de recordatorio. No necesitas preocuparte por enviar manualmente ningún enlace de Zoom o Google Hangouts a tus invitados en un correo electrónico separado.
Aunque no ofrecemos una integración directa con Whereby, puedes agregar fácilmente la URL de tu sala de chat de Whereby a tu mensaje de confirmación y notificaciones por correo electrónico. Por razones de seguridad, puedes bloquear tu sala de chat de antemano para evitar que invitados no deseados se unan a tu reunión. Al incorporar integraciones de videoconferencia en tu flujo de programación, se simplifica el proceso de reserva de reuniones. La programación de reuniones virtuales se vuelve simple y sencilla.
Conclusión principal
Cada empresa y organización tiene sus propias necesidades y prioridades. Según la duración, el tamaño y el contenido de tus reuniones virtuales, puedes comparar las características principales y los precios de las herramientas de videoconferencia para decidir cuál se adapta mejor a ti. Para las empresas que realizan reuniones grupales de gran escala con más de 50 asistentes, Zoom es sin duda la mejor opción y vale la pena actualizar al plan Pro para obtener tiempo de reunión ilimitado. Pero si tienes una pequeña empresa como la nuestra, entonces Whereby es nuestra herramienta de videoconferencia recomendada por su simplicidad y alta calidad de video.
Si estás buscando una herramienta de programación fácil de usar para reservar reuniones virtuales con tus clientes, puedes probar CozyCal gratis por 10 días. Si deseas aprender más sobre cómo aprovechar mejor CozyCal, no dudes en reservar una sesión de demostración con nosotros; estaremos encantados de mostrarte todo.