Dropzone AI es una empresa de ciberseguridad de rápido crecimiento que desarrolla el Agentic SOC: una plataforma de agentes de IA que investigan alertas de seguridad de forma autónoma, detectan amenazas y responden a ataques las 24 horas del día. Con la confianza de más de 300 empresas, entre ellas UiPath, Avalara y Zapier, Dropzone AI ayuda a los equipos de operaciones de seguridad a gestionar volúmenes de alertas que ningún equipo humano podría clasificar por sí solo. En 2026, la empresa participó en la RSA Conference de San Francisco con una presencia comercial completa, celebrando reuniones con clientes potenciales de todo Estados Unidos e internacionales.

Antes de CozyCal ​

Coordinar reuniones en una conferencia a gran escala es un reto de planificación muy diferente al de las llamadas de ventas cotidianas. El equipo de ventas de Dropzone AI está organizado por regiones, y cada representante es responsable de los clientes potenciales con sede en su territorio. Para la conferencia, el equipo necesitaba que cada reserva coincidiera simultáneamente con tres factores: el representante de ventas adecuado según la región del cliente potencial, un espacio de reunión físico en el recinto de la conferencia y, para los asistentes internacionales que participaban de forma virtual, un enlace de Zoom generado automáticamente.

Contaban con cuatro salas de reuniones disponibles. Tres eran ubicaciones preferentes y una era una alternativa de menor prioridad. Cualquier sistema de programación tendría que aplicar esa prioridad de forma automática, llenando primero los espacios preferentes antes de redirigir el excedente a la cuarta sala.

La imagen de marca también era importante. Dropzone AI quería que toda la experiencia de reserva reflejara su propia identidad, con una URL personalizada para la página de reservas y correos electrónicos de confirmación enviados desde su propio dominio, en lugar de desde una herramienta de programación de terceros.

Chantel había estado usando HubSpot para la programación de citas, pero las herramientas de reservas de HubSpot no estaban diseñadas para este nivel de lógica.

"HubSpot es excelente para muchas cosas, pero su sistema de programación está pensado para reservas simples de uno a uno. No había forma de vincular automáticamente a un representante de ventas con una sala de reuniones y la ubicación del cliente, ni de establecer prioridades entre varios espacios físicos. Necesitábamos algo diseñado específicamente para esto."

Evaluó varias herramientas de programación antes de encontrar CozyCal.

"Revisé varias alternativas. La mayoría gestionaba bien la programación en equipo, pero ninguna ofrecía enrutamiento regional, reserva de recursos para espacios físicos, prioridad de salas de reuniones y marca blanca, todo en un mismo lugar. CozyCal fue la primera herramienta que realmente podía hacer lo que necesitábamos."

Después de CozyCal ​

Dropzone AI configuró la programación de equipos de CozyCal para dirigir cada reserva entrante al representante de ventas responsable de la región del cliente. Para los asistentes desde Estados Unidos que participaban en la conferencia de forma presencial, la función de reserva de recursos de CozyCal asignó cada reunión a uno de los cuatro espacios físicos disponibles, con las tres salas preferentes con mayor prioridad de reserva que la cuarta. Para los asistentes fuera de Estados Unidos, la integración de CozyCal con Zoom generó automáticamente un enlace de videollamada, sustituyendo por completo la asignación de sala de reuniones.

En cuanto a la marca, Dropzone AI utilizó las funciones de marca blanca de CozyCal para publicar la página de reservas bajo su propia URL personalizada, enviar correos electrónicos de confirmación y recordatorio desde su propio dominio, y eliminar toda la identidad de CozyCal de la experiencia de reserva. Para los clientes, todo el proceso se sentía como una parte nativa del sitio web de Dropzone AI.

"La configuración era más compleja que una página de reservas típica, pero CozyCal nos acompañó durante toda la implementación. Ese tipo de asistencia personalizada no es algo que se espere de una herramienta de programación, y marcó una diferencia real."

La conferencia transcurrió sin contratiempos. Las reuniones se mantuvieron en horario, las asignaciones de salas funcionaron exactamente como se esperaba y el enrutamiento regional garantizó que cada cliente se encontrara con el representante adecuado para su territorio.

"Todo funcionó como se suponía. Las personas correctas se reunían con los representantes correctos, en el lugar correcto. Para una empresa que vende IA que funciona de manera confiable en segundo plano, resultó muy apropiado que nuestra programación hiciera lo mismo."

Dropzone AI ya tiene planes de volver a usar CozyCal en sus próximos eventos de mayor envergadura.