Relational Estate & Elder Law ayuda a los residentes de Winchester, el norte de Virginia y el valle de Shenandoah a planificar su futuro a través de servicios de planificación patrimonial, derecho del adulto mayor y administración de patrimonios. Dirigida por Joshua E. Hummer, Esq., la firma opera desde oficinas en Winchester y Ashburn, Virginia. Los nuevos clientes comienzan con una llamada introductoria dirigida por Samantha Vandeberg, líder del equipo de admisión, quien recopila información sobre sus activos, relaciones y necesidades de planificación patrimonial antes de programar una consulta con un abogado.

Antes de CozyCal ​

Con un equipo en crecimiento y dos sedes, la gestión de citas en Relational Estate & Elder Law era difícil de administrar a escala. La firma maneja una amplia variedad de tipos de citas, desde consultas iniciales de planificación patrimonial hasta sesiones de pago, firmas de documentos y reuniones de derecho del adulto mayor. Coordinar la disponibilidad del personal y, al mismo tiempo, ofrecer a los clientes una forma sencilla de reservar era un desafío constante.

"Mis llamadas introductorias son donde conocemos lo que cada cliente realmente necesita. Les pregunto sobre su familia, sus activos, sus preocupaciones. Lo último que quiero es que la programación de citas interfiera con ese proceso."

Después de CozyCal ​

Desde diciembre de 2021, la firma utiliza CozyCal para gestionar la programación de citas en toda su práctica. Hoy cuentan con 11 páginas de reservas diferenciadas, cada una configurada para un tipo específico de cita. Samantha utiliza la página de Llamada Introductoria de Planificación Patrimonial para programar sus conversaciones iniciales con nuevos clientes y luego los agenda en el seguimiento correspondiente: una Consulta de Planificación Patrimonial, una Consulta de Derecho del Adulto Mayor o una Llamada de Descubrimiento de Administración de Patrimonio, según lo que necesiten. Los demás tipos de reservas cubren desde consultas de pago y firmas de documentos hasta llamadas de financiación de fideicomisos y reuniones con tutores.

Con nueve miembros en la programación de equipo, el personal que gestiona las citas con clientes mantiene su propio calendario y disponibilidad. La integración con Clio Manage conecta CozyCal directamente con su sistema de gestión de práctica legal, sincronizando automáticamente los eventos programados y los nuevos contactos en la base de datos de Clio, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente entre la programación de citas y la gestión de casos.

Cuando la firma decidió recientemente migrar de Zoom a Microsoft Teams para sus reuniones virtuales, Samantha envió una solicitud de función para una integración con Teams. CozyCal lanzó la integración en cuestión de días.

"Quería agradecerles personalmente por el trabajo que realizaron. Es poco frecuente que la mayoría de las empresas siquiera acusen recibo de un ticket de solicitud, y su rapidez para integrar Teams es muy valorada. ¡Demuestra los valores de la empresa detrás del producto! Esta atención al cliente no ha pasado desapercibida. Por favor, transmitan nuestra gratitud a su equipo."

Tras más de cuatro años como cliente de CozyCal, la firma continúa expandiendo el uso de la plataforma, incorporando nuevos tipos de reservas y miembros al equipo a medida que la práctica crece.