Programar eventos con múltiples invitados

Esta guía explica cómo configurar eventos grupales, como talleres, seminarios web o visitas guiadas, permitiendo que varios invitados reserven una misma franja horaria.

Puedes controlar el número máximo de invitados por franja horaria y por reserva, lo que ofrece flexibilidad para eventos como recorridos en bicicleta o reservas familiares.

Instrucciones paso a paso ​

1. En la página de reservas principal, selecciona el tipo de evento que deseas configurar.

2. Haz clic en el botón Configuración de disponibilidad del tipo de evento seleccionado. En Opciones de programación, haz clic en la ventana de configuración.

3. Busca el menú desplegable Máximo de invitados permitidos por franja horaria.

   • Selecciona el número máximo de invitados permitidos para la franja horaria (hasta 500 invitados). Cuando esta opción está activada, cada franja horaria solo puede ser reservada por un invitado a la vez. Ejemplo: En un recorrido en bicicleta, si el Máximo de invitados permitidos por franja horaria se establece en 20, significa que la capacidad total del recorrido es de 20 invitados.
   • Nota: Esta configuración mantiene la franja horaria disponible hasta alcanzar el límite especificado. Para eventos individuales, déjala en el valor predeterminado de 1 invitado para evitar reservas duplicadas.

   Importante: Esta configuración se aplica tanto a eventos nuevos como a eventos existentes. Los invitados existentes no serán eliminados si se ajusta el límite.

4. Si deseas permitir que un solo invitado reserve para varios asistentes (por ejemplo, un familiar que reserva para un grupo de 4), haz clic en el menú desplegable Máximo de invitados por reserva.

   • Establece el tamaño de grupo deseado para una sola reserva. Ejemplo: En un recorrido en bicicleta, si el Máximo de invitados por reserva se establece en 5, se limita el número de asistentes que una persona puede reservar, en este caso una familia de 5. Varias reservas pueden completar la franja horaria hasta alcanzar el límite de 20 invitados.

5. Haz clic en Guardar cambios para este servicio, o en Guardar y copiar para duplicar la misma configuración en otros tipos de servicio.

   

6. En el calendario, verás el menú desplegable que permite a los invitados seleccionar el número de asistentes para los que desean reservar el evento.

1. Una vez que seleccionen una franja horaria, accederán al formulario de registro. El invitado que realiza la reserva deberá completar el nombre completo y el correo electrónico de cada asistente. Cada asistente recibirá notificaciones automáticas por correo electrónico sobre el evento reservado.

   

Si cobras una tarifa por el evento, recibirás el pago según el número de asistentes reservados. Por ejemplo, una familia de 3 personas que reserva un recorrido en bicicleta generará el pago correspondiente a los 3 asistentes.

Puedes ver el video tutorial a continuación para obtener instrucciones detalladas:

Ver el tutorial en Loom

Notas adicionales ​

Gestión individual de invitados

Cada invitado en una reserva grupal se registra de forma independiente con:

• Información de contacto y respuestas del formulario de registro
• Estado del pago y recibos
• Notificaciones de confirmación y recordatorio
• Posibilidad de cancelar o reprogramar de forma independiente

Canjes de paquetes inteligentes

Al usar paquetes de servicios:

• Los invitados pueden optar por canjear créditos del paquete o pagar directamente.
• Los saldos de los paquetes se rastrean automáticamente por invitado.
• Los reembolsos y cancelaciones restauran los créditos del paquete de forma adecuada.

Precios transparentes

Cada invitado ve claramente sus cargos individuales, que incluyen:

• Precio base del evento
• Complementos seleccionados
• Canjes de paquetes aplicados
• Recibos de pago individuales