予約スケジューリングにおいて、自分のスケジュールを完全にコントロールすることは非常に重要です。カレンダー上の時間を選べる人を自由に選択できない場合、ミーティングのキャンセルや再調整に余計な時間を費やしてしまうことになりかねません。最悪の場合、望まない予約がスケジュールを埋め尽くし、本当に必要なお客様が希望の日時を選べなくなってしまいます。
多くのユーザーから、ビジネスにおいてイベントを手動で承認・拒否できる機能が必要だというご意見をいただいてきました。予約が適切な相手からのみ行われるようにしたいというニーズです。セールス目的の突然の連絡にはカレンダーを公開せず、有料クライアントやビジネスパートナーのみに限定したいという方もいます。また、予約されたコンサルティングを承認する前に、新規リードの情報をまず確認したいという方もいます。
こうしたフィードバックを通じて、「イベントリクエスト」機能がビジネスにとっていかに重要かを深く理解することができました。そこで、スケジューリングプロセスを強化するために、この機能の開発を優先して取り組みました。
このたび、CozyCal が「イベントリクエスト」機能をサポートしたことをお知らせします。この機能により、イベントリクエストを手動で承認・拒否し、スケジュールを完全にコントロールすることができます。具体的には以下のことが可能になります：
- 不要な予約が時間枠を占有するのを防ぐ
- ミーティングの再調整が必要になる回数を減らす
- 不要な予約を心配することなく予約リンクを自由に共有できる
以下の図は、イベントタイプに対してイベントリクエスト機能を有効にした場合の処理の流れを示しています：
1. 選択したイベントタイプにイベントリクエスト機能を有効化する
予約ページに複数のイベントタイプがある場合、選択したイベントタイプにのみ「イベントリクエスト」機能を有効にすることができます。もちろん、イベントリクエスト機能が不要になった場合は、いつでも簡単に無効にすることができます。
以下の予約ページの例では、デザインワークショップのイベントリクエストのみを手動で承認・拒否したい場合、他のイベントタイプに影響を与えることなく、この特定のイベントタイプにのみ「イベントリクエスト」機能を有効にすることができます。この例では、もう一方のイベントタイプである無料コンサルティングは、ビジネスオーナーに代わって引き続き自動的にミーティングを受け付けます。
2. イベントリクエストのメール通知をカスタマイズする
「イベントリクエスト」機能を有効にすると、通知としてゲストに送信されるメールをカスタマイズできます。デフォルトのメールテンプレートが用意されていますが、テンプレートの内容を編集してより個性的なメールにすることも可能です。
カスタマイズできるメール通知は3種類あります：
- リクエスト受付メール：ゲストがイベントと時間枠を選択してイベントリクエストを送信した後に受け取るメール
- リクエスト拒否メール：あなたがイベントリクエストを拒否した後にゲストが受け取るメール
- イベント確認メール：あなたがイベントリクエストを承認した後にゲストが受け取るメール
3. イベントを手動で承認または拒否する
イベントリクエストを手動で承認・拒否するプロセス全体は、シンプルで分かりやすい設計になっています。ゲストからイベントリクエストが届くと、すぐにイベントリクエスト通知メールが届きます。
メールには受付フォームから収集した回答が含まれているため、予約したゲストが適切な相手かどうかを簡単に評価・確認することができます。
メール内のゲストを承認または拒否するをクリックするだけで、CozyCal アカウントに移動し、イベントリクエストを手動で承認または拒否することができます。承認・拒否のいずれの場合も、ゲストにはあなたの判断を知らせるメールが送信されます。
スケジュールを完全にコントロールしよう
自動スケジューリングは、カレンダーに時間を入れられる人を自分でコントロールできないことで、不安を感じさせるものであってはなりません。
CozyCal の新しい「イベントリクエスト」機能により、イベントを承認するか拒否するかを自分で決定できるようになり、不要なミーティングをキャンセルする必要がなくなり、直前の予約変更も減らすことができます。
あなたはスケジュールを完全にコントロールする権利があります。それによって、カレンダーの管理に費やす時間を減らし、本当に大切なことにより多くの時間を使えるようになるのです。