Kæmper du med at booke flere aftaler til din virksomhed? Leder du efter råd om, hvordan du får flere kunder til at booke en aftale med dig?
I denne guide vil du opdage, hvorfor du skal arbejde på at forbedre aftalebestilling. Du vil også lære, hvad der måske forhindrer kunder i at booke aftaler med dig. Til sidst gennemgår vi de syv tips, der hjælper dig med at planlægge flere aftaler.
Der er meget at dække, så lad os komme i gang.
Hvorfor er det så vigtigt at forbedre aftalebestillingsprocessen?
Med risiko for at lyde indlysende – Det er praktisk talt umuligt at drive en virksomhed uden at planlægge i hvert fald nogle møder. Naturligvis vil visse virksomhedstyper have brug for flere bookinger end andre. For eksempel vil et wellness- og sundhedsspa eller en neglesalon fylde mange aftalepladser hver dag. På den anden side behøver en lille advokatpraksis måske ikke at planlægge mere end en håndfuld møder om ugen.
Ikke desto mindre skal vi booke og planlægge aftaler for vores virksomheder. Det er en del af vores drift og det, der driver meget af vores forretning.
Dette bringer os til et vigtigt aspekt af problemet – Vi skal få kunder til at booke disse aftaler.
Selvfølgelig booker du måske selv nogle møder. Men ifølge data foretages næsten halvdelen af alle bookinger af kunder, ikke virksomheden.
Det betyder, at de mennesker, der vælger at booke hos dig og gennemgår hele processen selvstændigt, højst sandsynligt bruger et online bookingsystem.
Hvad mere er, fortæller forskning os, at hele 46% af bookingerne ville gå tabt, hvis virksomheder ikke tilbød kunderne en måde at booke selv på.
Vi ved, at cirka 28% af bookingerne sker om aftenen, når virksomheden er lukket. Yderligere 18% af møderne bliver booket om morgenen, inden virksomheden åbner.
Måske kan disse kunder ikke ringe til en virksomhed i løbet af dagen for at planlægge en tid. De er måske heller ikke i stand til at besøge virksomheden.
Men de kan og er glade for at gøre det uden for normal åbningstid.
Desværre, som det viser sig, lader hele processen ofte meget tilbage at ønske, selv hvis du tilbyder den mulighed.
Hvorfor er det så svært at planlægge aftaler?
Inden vi diskuterer de forskellige måder at forbedre aftalebestilling på, skal vi diskutere, hvorfor processen kan være så problematisk i første omgang.
Som det viser sig, er der flere problemer med det.
#1. Den endeløse frem-og-tilbage
Telefon eller e-mail er de to mest almindelige kanaler, mange virksomheder tilbyder kunder, der ønsker at booke aftaler. Kunderne kan enten ringe eller sende en e-mail til virksomheden og forhøre sig om ledige aftaletidspunkter.
Nu er der selvfølgelig absolut intet galt med dette system. Det giver dig og kunden mulighed for at aftale, hvornår I skal mødes, trods alt.
Men processen forløber sjældent glat, gør den vel? Det er svært at finde et tidspunkt, der passer for jer begge ved første forsøg. Normalt skal du udveksle flere beskeder, inden I er enige om tidspunktet.
Kort sagt kan det være en lang og kedelig proces, især hvis det foregår via e-mail.
Situationen bliver endnu mere kompliceret, når du forsøger at planlægge sessioner med flere personer. Frem-og-tilbage går praktisk talt ud af kontrol.
Alt dette ændrer sig dog, når kunder booker online via en dedikeret portal. I det tilfælde kan de tjekke din tilgængelighed, vælge tider eller datoer, der passer dem, og gennemføre bookingen.
#2. Manuelle bookingprocesser
Forestil dig – En ny kunde ringer og anmoder om en aftale. Du finder det bedste tidspunkt, der passer for jer begge, skriver deres oplysninger i din notesbog og går glade videre til andre ting.
Men noget tid senere ringer en anden kunde. Din kollega tager telefonen denne gang og tager deres booking til det samme tidspunkt. Hun markerer det i sin kalender uden at konsultere dig eller endda vide, at denne specifikke tidsblok ikke længere er tilgængelig.
Du er nu overbooket. Og det er ikke det værste. Du skal nu forsøge at flytte disse aftaler rundt. Du skal finde nye tidspunkter at mødes med disse personer og møde deres utilfredshed over at blive skubbet tilbage.
Det er det uheldige, men også ret almindelige problem med at bruge manuelle bookingprocesser. Notesbøger, planlæggere og kalendere fungerer godt, hvis kun én person booker aftaler. Og selv da kan du modtage opkald på din mobiltelefon og glemme at sætte bookingen ind i kalenderen, hvilket resulterer i endnu mere rod.
Dette er endnu et problem, der forsvinder, når du begynder at bruge online planlægningsværktøjer. Alle dine bookinger er på ét sted, let tilgængelige fra overalt.
#3. Information spredt på for mange steder
Et andet almindeligt problem med manuelle systemer er, at dine data ender spredt på mange steder, hvilket fører til rod med bookinger.
For eksempel ved du måske ikke engang, at en bestemt booking er blevet annulleret. Hvorfor? Fordi nogen andre tog aflysningen og markerede den i deres kalender – det er bare, at de aldrig fortalte dig om det.
Online planlægningssoftware samler alle dine aftaledata på ét sted, hvilket betyder, at alle i virksomheden altid er opdaterede om enhver booking, herunder aftaleanmodninger, aflysninger og genbookinger.
#4. Manglende evne til at indsamle relevant information under bookinger
Her er endnu et almindeligt scenarie – Du taler med en ny kunde i telefonen. De er ivrige efter at booke en session. Så du hopper direkte ud i at finde det bedste tidspunkt for dem og gennemfører bookingen. Men efter de har lagt røret på, indser du, at du glemte at spørge dem om nogle vigtige oplysninger.
Du kunne selvfølgelig ringe tilbage. Men det ville tage endnu mere tid.
Dette er endnu et problem, der forsvinder, når du bruger dedikeret planlægningssoftware. Softwaren giver dig mulighed for at tilpasse intake-formularen og sikrer, at kunderne altid opgiver alle de oplysninger, du har brug for.
#5. Mangel på flere kanaler til at booke et møde
Forskellige kunder foretrækker måske forskellige kanaler til at booke aftaler. Nogle besøger måske din hjemmeside for at få adgang til bookingsiden. Andre leder måske efter et link til den i din e-mailsignatur eller profil på sociale medier.
Og uden et ordentligt system lægger du måske unødvendige forhindringer i vejen for, at kunder kan finde muligheden for at booke.
Dedikeret planlægningssoftware giver dig mulighed for at inkludere links og knapper til bookingsiden flere steder:
En simpel, brugervenlig flydende knap på din hjemmeside, som den vi bruger på vores hjemmeside:
Et link i e-mailsignaturen. Her er, hvordan jeg gør det i en e-mailsignatur.
Som du kan se, er disse udfordringer nemme at overvinde. Men at gøre det er kun det første skridt til at planlægge flere bookinger.
Lad os se på den proces, du skal følge, hvis du vil have flere aftaler til din lille virksomhed.
7 tips til at booke flere aftaler: aftalebestillingsflowet
Som du har set ovenfor, virker det at planlægge aftaler kun enkelt ved første øjekast. Og alligevel kan så mange ting gå galt. Selv hvis de ikke går spektakulært galt, kan du stadig stå over for problemer og hovedpine med processen.
Og jeg indrømmer, at det kan få dig til at føle, at der ikke er nogen anden vej. Som om det er sådan, aftalebestilling er meningen at skulle være.
Heldigvis er det ikke sandt.
Faktisk er der en simpel proces, der sikrer, at kunder booker flere aftaler, og at de elsker oplevelsen.
Vi kalder det aftalebestillingsflowet. Det ser sådan ud:
Og her er syv tips til at hjælpe dig med at omsætte det til praksis.
#1. Gør det nemt for kunder at planlægge aftaler
Dette særlige råd relaterer til en almindelig udfordring, vi diskuterede ovenfor. Du ved, at forskellige kunder vil forsøge at booke aftaler via forskellige kanaler.
Nogle går måske direkte til din hjemmeside. Andre leder efter dig andre steder online. Det kunne være sociale medier, fordi det er de platforme, de bruger mest. Eller de leder dine e-mails op i deres indbakke for at finde ud af, hvordan de kan booke der.
Så det første skridt til at sikre flere bookinger er at give kunder adgang til bookingsiden fra praktisk talt overalt.
Opret en flydende bookingknap på din hjemmeside. På denne måde vil kunder, der besøger dig online, straks se denne mulighed.
Inkluder også bookingsiden i hjemmesidens navigation.
Inkluder det direkte link til din bookingside i e-mailsignaturen, profiler på sociale medier og andre steder, hvor du har listet din virksomhed.
#2. Brug dedikeret planlægningssoftware
Du har måske allerede bemærket, at jeg har antydet fordelene ved at bruge aftalebestillingsværktøjer i denne guide. Men jeg mener, at det fortjener sit eget afsnit.
Hvorfor? Fordi det er praktisk talt umuligt at booke aftaler i dag uden at bruge softwaren.
Vi har allerede diskuteret nogle af argumenterne for det. Du ved, at næsten halvdelen af kunderne ikke kan foretage bookingen i åbningstiden. Du ved også, at de foretrækker at booke og administrere aftaler online.
For ikke at nævne, at software overvinder praktisk talt alle de udfordringer, du møder, når du booker kunder ind.
Med dedikeret software som CozyCal:
- Kunder kan planlægge aftaler, når de vil.
- De kan også administrere bookingen, omlægge eller annullere, alt uden besvær.
- Med software som CozyCal er det en leg at booke gruppemøder. Det samme gælder for at få kunder til at tilmelde sig webinarer, konferencer, workshops osv.
- Du har på den anden side fuld kontrol over hver booking. For eksempel kan du indstille aftalens varighed, indstille bookingvinduer for at forhindre overlappende aftaler, bruge event padding og endda blokere specifikke tidspladser.
- Teamplanlægning giver dig mulighed for automatisk at delegere møder på en round-robin-måde eller lade kunder vælge det teammedlem, de foretrækker at mødes med.
- Med pakkebooking kan du sælge pakker og opkræve betaling for sessioner på forhånd. Dette betyder ikke kun, at du bliver betalt for dine tjenester på forhånd, men du reducerer også aflysninger og udeblivelser.
Og det er kun toppen af isbjerget.
#3. Brug data til at lære mere om dine kunders præferencer
Du ved – Noget i din bookingproces kan måske snuble kunderne. Det kan være et spørgsmål på intake-formularen, de har svært ved at besvare. Eller måske kan de ikke få adgang til bookingsiden via deres foretrukne kanal. Eller de finder ud af, at der er for mange trin i processen.
Det er svært at vide, medmindre du spørger.
Så vend dig til at spørge førstegangskunder om oplevelsen. De kan give dig indsigt, der hjælper dig med at forenkle processen yderligere og øge antallet af bookinger.
#4. Brug bookingpåmindelser
Jeg er sikker på, at du har oplevet det igen og igen. Kunder foretager bookingen. De er ivrige efter det.
Men så glemmer de det og møder aldrig op.
Det virker måske ikke som et stort problem, men i virkeligheden kan det betyde tabt tid og endda omsætning for din virksomhed.
Løsningen – Opsæt automatiserede påmindelser for at minde kunder om aftalen. CozyCal sender for eksempel påmindelser via e-mail og SMS.
Hvad mere er, kan du tilpasse hver besked for at sikre, at indholdet matcher dit brand og din måde at kommunikere med kunder på.
#5. Udvikl en politik for udeblivelse
Det er uundgåeligt, at kunder nogle gange simpelthen glemmer aftalen. Men nogle mennesker planlægger møder skødesløst. De ser bort fra effekten af, at de ikke møder op, og aflyser aftalen uden at give dig besked.
Det kan have en alvorlig indvirkning på virksomheden. Lad os tage lægepraksisser som eksempel. Ifølge data offentliggjort af Forbes koster patientudeblivelser det amerikanske sundhedssystem 150 milliarder dollars om året!
Tallet er utænkeligt, ikke sandt?
Men igen, hvis du laver bookinger for tjenester, du leverer, er enhver udeblivelse tabt omsætning. Og det er mere end hvad du ville tjene på den ene booking. Du kunne trods alt have booket en anden i den plads.
En politik for udeblivelse er et sæt retningslinjer og regler, som du følger, når du håndterer missede aftaler. Målet med at have politikken er at afskrække kunder fra at misse aftaler, i hvert fald ikke uden varsel.
Der er forskellige tilgange til at udvikle en politik for udeblivelse. De regler, du inkluderer, afhænger i høj grad af din virksomhed og den type aftaler, du sætter op.
Men som minimum bør du inkludere et aflysningsvindue og fastsætte aflysningsgebyrer, hvis muligt.
Her er et eksempel på, hvordan du kan tilføje en meddelelse om aflysningspolitik på intake-formularen i CozyCal for at afskrække udeblivelser.
#6. Forklar dine tjenester tydeligt på bookingsiden
Dette råd er afgørende, når du tillader kunder at booke mere end én type aftale.
Hvis det kun er én type tjeneste, er der lille chance for forvirring om, hvilke muligheder der skal vælges.
Men hvis kunder kan booke forskellige typer tjenester eller mødetyper, skal du forklare hver af dem tydeligt. På denne måde minimerer du deres potentielle forvirring og reducerer antallet af fejlbookinger.
#7. Brug intake-formularen til at indsamle så meget information som muligt
Nogle bookinger kræver kun personens navn og kontaktoplysninger. Men du skal måske også indsamle andre oplysninger – baggrundsinformation til en konsultationssession eller personens fitnessniveau til yogasessioner osv.
At have disse oplysninger inden aftalen hjælper dig med at kickstarte den faktiske servicelevering. Du behøver ikke at indsamle dem ved starten, men kan gå direkte til selve sessionen.
Dette virker måske ubetydeligt i første omgang. Men tænk på, hvor meget tid du bruger i begyndelsen af hver session bare på at diskutere det grundlæggende. Hvor anderledes ville din session forløbe, hvis du allerede havde disse oplysninger?
CozyCal giver dig for eksempel mulighed for fuldt ud at tilpasse intake-formularen. Du kan tilføje flere spørgsmål ud over navn og e-mail. Du kan også angive specifikke felter for forskellige typer information.
Alt dette betyder, at når tidspunktet for aftalen kommer, er du klar til at komme i gang med det samme.
Afsluttende tanker
Det er praktisk talt umuligt at drive en virksomhed uden at planlægge i hvert fald nogle møder. Planlægning er særligt vigtig, hvis din virksomhed primært er afhængig af at tilbyde tjenester til kunder gennem aftaler. Og planlægningsprocessen kan nemt blive rodet og kompliceret, især hvis du bruger manuelle systemer.
I det tilfælde afhænger din virksomheds succes af at have et pålideligt, strømlinet system på plads til at drive planlægningsprocessen.
Den gode nyhed – Der er en måde og et system til at planlægge flere aftaler, og du har netop lært det i denne guide.
Det, der er tilbage at gøre, er at begynde at implementere disse tips og strategier i din virksomhed.
Held og lykke!