Inden for en kort periode på én måned har COVID-19 allerede dramatisk ændret, hvordan vi arbejder og lever på mange måder. Efterhånden som fjernarbejde bliver den nye arbejdsform, migrerer mange virksomheder deres møder fra offline til online. Uanset om du afholder en-til-en konsultationssessioner eller store gruppeværksteder, er det vigtigt at afholde dine virtuelle møder på en pålidelig og brugervenlig videokonferenceplatform.
Google Hangouts, Zoom eller Whereby?
I CozyCal tilbyder vi to direkte integrationer med Zoom og Google Hangouts. Vi bruger også et andet videokonferenceværktøj, Whereby, til at afholde demosessioner, virtuelle kaffeaftaler og familiemøder.
Selvom alle disse værktøjer giver dig mulighed for at kommunikere virtuelt med dine kunder, har de hver deres fordele og ulemper. Hver app har lidt forskelligt fokus. Afhængigt af dine prioriteter og behov kan du sammenligne de vigtigste funktioner, begrænsninger og priser imellem dem og beslutte, hvilken platform der passer bedst til dig.
Hvorfor vi vælger Whereby
Vi har prøvet alle tre værktøjer. Baseret på vores brugeroplevelse leverer Zoom og Whereby bedre videokvalitet end Google Hangouts. Men hvis du er storforbruger af Googles produkter, kan Google Hangouts være det bedre valg, da det integrerer med Google Suite.
Vi valgte Whereby frem for Zoom af to hovedårsager:
Whereby har ingen tidsbegrænsning på møder i sin gratis plan, mens Zooms gratis plan begrænser mødetiden til 40 minutter. Nogle gange varer vores demosessioner og virtuelle kaffeaftaler mere end 40 minutter. Hvis vi brugte Zoom, skulle vi sende gæsten et nyt mødelink, når grænsen er nået, hvilket kan være ret besværligt. Så vi elsker, at Whereby lader møderne fortsætte så længe som nødvendigt.
Whereby kræver ikke, at gæster downloader eller installerer nogen apps. Gæster kan deltage i dit brugerdefinerede møderum direkte fra deres browser. Selvom Zoom også tilbyder oprettelse af personligt møde-ID, skal gæster downloade og installere Zooms app. Derudover kan vi godt lide Wherebys rene og brugervenlige brugerflade.
En anden vigtig funktion for os er muligheden for at låse chatroomet for at forhindre ubudne gæster i at deltage i mødet. Inden pandemien havde Whereby allerede en indbygget funktion, der giver værten mulighed for at låse chatroomet. Gæster skal indtaste deres navne og banke på chatroomet, inden de får lov til at deltage i mødet.
Inden coronapandemiens ankomst havde Zoom ikke en funktion, der beskyttede rummet, hvilket resulterede i, at møder blev Zoombombet eller kapret af uønskede deltagere. For at imødegå sikkerhedsbekymringen tilføjede Zoom et virtuelt venteværelse, der giver værten mulighed for at placere alle, der ønsker at deltage, i et venteværelse og manuelt vælge deltagere til mødet. Dette ekstra lag af sikkerhed er bestemt velkomment, da ingen ønsker ubehagelige ubudne gæster til et virtuelt møde.
Dog tillader Wherebys gratis plan kun op til 4 deltagere at deltage i mødet, hvilket er fint til en-til-en eller små gruppemøder, men ikke til store gruppemøder. Selv med deres Pro-plan og forretningsplan er det maksimale antal deltagere tilladt i et møde 50 personer. Zooms gratis plan tillader op til 100 deltagere at deltage i mødet på én gang. Når du opgraderer til Pro-planen, kan du fjerne tidsbegrænsningen på 40 minutter. Sammenlignet med Whereby er Zoom helt klart det mere ideelle valg til store gruppebegivenheder med mange deltagere. Uanset om du afholder virtuelle konferencer eller onlinekurser, kan du stole på Zooms pålidelige ydeevne.
Strømlin planlægningen af virtuelle møder med dine kunder
Når gæster planlægger virtuelle møder med dig, er det vigtigt at kunne generere og dele videokonferenceinformation nemt for alle. Lige inden et virtuelt møde finder sted, bør både du og dine gæster kunne deltage i mødet med ét enkelt klik fra deres kalenderbegivenhed eller via en e-mail.
I CozyCal kan du nemt tilføje Zoom- eller Google Hangouts-integration til din planlægningsproces. Når et møde er planlagt, vil alle deltagere automatisk modtage et unikt genereret mødelink i kalenderbegivenhedens beskrivelse, begivenhedsbekræftelse og påmindelses-e-mails. Du behøver ikke bekymre dig om manuelt at sende Zoom- eller Google Hangouts-links til dine gæster i en separat e-mail.
Selvom vi ikke tilbyder en direkte integration med Whereby, kan du nemt tilføje din Whereby-chatrooms URL til din bekræftelsesbesked og e-mailnotifikationer. Af sikkerhedsmæssige årsager kan du låse dit chatroom på forhånd for at forhindre ubudne gæster i at deltage i dit møde. Ved at inkorporere videokonferenceintegrationer i din planlægningsproces strømliner du mødebestillingsprocessen. Planlægning af virtuelle møder er gjort simpel og nem.
Vigtigste pointer
Hver virksomhed og organisation har sine egne behov og prioriteter. Afhængigt af længden, størrelsen og indholdet af dine virtuelle møder kan du sammenligne de vigtigste funktioner og priser på videokonferenceværktøjer for at beslutte, hvilken der passer bedst til dig. For virksomheder, der afholder store gruppemøder med over 50 deltagere, er Zoom uden tvivl den bedste mulighed og opgraderingen til Pro-planen værd for at få ubegrænset mødetid. Men hvis du driver en lille virksomhed som vores, er Whereby vores anbefalede videokonferenceværktøj på grund af dets enkelhed og høje videokvalitet.
Hvis du leder efter et brugervenligt planlægningsværktøj til at booke virtuelle møder med dine kunder, kan du prøve CozyCal gratis i 10 dage. Hvis du gerne vil lære mere om, hvordan du bedst bruger CozyCal, er du velkommen til at booke en demosession med os, og vi viser dig gerne rundt.