Vi forstår alle, at det at levere en fremragende kundeoplevelse er vigtigt for virksomheder, der ønsker at tiltrække leads og opbygge en klientbase. Men ifølge Clios rapport om juridiske tendenser fra 2019 slår advokater fejl, når det kommer til at levere kvalitetskommunikation til klienter. I en undersøgelse med 1.000 advokatfirmaer led flertallet af firmaerne under dårlig e-mail- og voicemailrespons. Selvom advokatfirmaer er bedre til at besvare telefonopkald, ringer de sjældent tilbage. Og når de endelig får tid til at følge op, giver de ikke tilstrækkelig information over telefonen.
Det er bekymrende, at Clios rapport viser, at 64 % af de adspurgte klienter, som har kontaktet en advokat, nævnte, at det advokatfirma, de ikke endte med at hyre, undlod at besvare deres opkald eller e-mail. Klienter har generelt lave forventninger til advokatfirmaer. Dette fund afslører et gab mellem klienternes forventninger og det, advokatfirmaerne mener, de kan levere. Når firmaer leverer en utilstrækkelig kundeoplevelse, risikerer de at afskrække potentielle klienter.
Men fundinget repræsenterer også en mulighed for dig til at arbejde på at forbedre din klientoptagsproces. Hvis du kan drive en strømlinet klientoptagsproces, der overgår klienternes forventninger, er din chance for at blive hyret meget højere end hos konkurrerende firmaer. Så hvordan kan du forbedre din klientoptagsproces? Der er to løsninger, du kan prøve.
1. Ansæt en virtuel juridisk receptionist
Hvis du er enmandsadvokat eller driver et lille advokatfirma, kan besvarelse af telefonopkald i arbejdstiden forstyrre dit arbejdsflow. Når du ikke er i stand til at besvare kvalificerede leads' voicemails eller følge op efterfølgende, mister du muligheder for at tiltrække klienter til din praksis.
At ansætte en intern juridisk receptionist synes at være den mest oplagte løsning. Men det kan være en dyr affære. I gennemsnit er en fuldtids juridisk receptionists årsløn ca. $46.360 USD. Når du tager højde for yderligere goder som sygeforsikring og betalt ferie, kan udgifterne hurtigt løbe op. Derudover er der en alternativomkostning forbundet med at ansætte, oplære og lede en receptionist. Jo mere tid der bruges på disse administrative opgaver, desto mindre tid har du til at fokusere på klientarbejdet.
En alternativ løsning er at ansætte en virtuel juridisk receptionist. Denne løsning tilbyder flere vigtige fordele, der kan gøre den til et mere egnet valg for dig.
Billigere priser: Mange juridiske virtuelle receptionist-firmaer tilbyder lagdelte prisplaner, der imødekommer behovene hos advokatfirmaer af forskellig størrelse. Back Office Betties er et boutique juridisk virtuelt receptionist-firma, hvis planer spænder fra Bronze ($299/måned, 100 minutter) til Platinum ($1.599/måned, ubegrænsede minutter). Hvis du overskrider planens grænse for opkaldsminutter, opkræver de blot pr. minut for så lidt som $2,59 pr. minut. Regner du efter, er prisen for en virtuel juridisk receptionist langt lavere end for en intern receptionist. Derudover giver den månedlige abonnementsbaserede betalingsmodel dig fleksibiliteten til nemt at ændre din plan, så du ikke er låst fast i en fast udgift.
Mere responsiv: Virtuelle juridiske receptionister giver langt større fleksibilitet i besvarelsen af opkald. Selv hvis leads ringer uden for kontortiden, kan de tages hånd om af de virtuelle receptionister. Mens nogle virtuelle receptionister kan besvare indgående opkald efter arbejdstid, kan andre endda stå til rådighed 24/7 for at sikre, at ingen opkald nogensinde går tabt.
Juridisk ekspertise: I modsætning til generiske virtuelle receptionister er virtuelle juridiske receptionister oplært til at forstå juridisk terminologi, processer og software. For eksempel har Back Office Betties deres eget træningsprogram "Betties Legal Academy", der udstyrer receptionisterne med et solidt fundament til professionelt at kommunikere med klienter. At levere en kvalitetsoplevelse til leads øger sandsynligheden for at vinde dem som kunder til din virksomhed.
2. Installer et bookingværktøj på din hjemmeside
En anden alternativ løsning til at forbedre dit firmas kundeoplevelse ved klientoptagelse er at installere et bookingværktøj på din hjemmeside. Næsten 40% af alle små advokatfirmaer har ikke hjemmesider. Og af de firmaer, der har hjemmesider, har 70% ikke et call to action-element på deres forside. Efterhånden som flere mennesker finder information online, er det vigtigt, at du gør det tilgængeligt og nemt for leads at kontakte dig.
Et brugervenligt og pålideligt bookingværktøj som CozyCal giver dig mulighed for at automatisere dit firmas klientoptagsproces, så du kan fange kvalificerede leads når som helst og hvor som helst. Ved at automatisere booking kan du reducere risikoen for udeblivelser, tilpasse din klientoptagsproces og spare en betragtelig mængde tid på lang sigt.
Fang leads direkte på dit firmas hjemmeside: Du kan skabe en tilpasset og professionel bookingoplevelse til at fange potentielle klienter. Når du leverer en brugervenlig klientoptagsproces, der lever op til potentielle leads' forventninger, er du mere tilbøjelig til at fastholde dem som dine klienter. Kvalificerede leads kan se dine forudindstillede ledige tider med et enkelt klik og straks booke gratis konsultationssessioner. Dette eliminerer den besværlige frem-og-tilbage-kommunikation via opkald og e-mails, mens du kan administrere alle dine aftaler ét sted.
Indsaml oplysninger via optagsformular: Baseret på dine aftaltyper kan du oprette tilpassede optagsformularer til at indsamle nøgleoplysninger fra gæster, såsom deres fulde navn, e-mail, telefonnummer og årsag til konsultationen. Oplysningerne fra optagsformularen gemmes automatisk, så du altid kan følge op med kvalificerede leads efterfølgende.
Kraftfulde integrationer for en strømlinet booking: CozyCal tilbyder en bred vifte af integrationer, herunder Clio, Stripe, Google Calendar og Microsoft 365, der nemt forbinder booking med dine eksisterende arbejdsgange. Hvis du bruger Clio, giver Clio-integrationen dig mulighed for at synkronisere med Clios kalender i realtid, sende oplysninger indsamlet fra optagsformularen til Clios kalenderbegivenheder og automatisk oprette nye kontakter i Clio.
Spar penge: Hvis dit budget ikke giver dig mulighed for at ansætte nogen til at administrere aftaler for dig, kan et bookingværktøj som CozyCal spare dig for en betragtelig mængde penge. For kun $15 om måneden kan du automatisere dit advokatfirmas booking og lade det optage nye leads 24/7. Du skal blot konvertere én fanget lead til klient om året for at dække udgiften til CozyCal.
Uanset om du foretrækker at ansætte en virtuel juridisk receptionist for den personlige interaktion, bruge et bookingværktøj til at automatisere klientoptagsprocessen på din hjemmeside, eller endda kombinere begge løsninger, er målet det samme: at efterlade et godt førstehåndsindtryk på leads og levere en fremragende klientoplevelse allerede i den tidlige fase af forretningsfunnelen. Ved at anvende disse løsninger kan du blive et mere responsivt firma, der leverer kvalitetskommunikation rettidigt. Når du har en systematiseret klientoptagsproces på plads, der overgår klienternes forventninger, vil du være i stand til at tiltrække flere klienter og vækste dit firma på lang sigt.