Når det kommer til aftaleplanlægning, er det vigtigt, at du tager fuld kontrol over din kalender. Når du ikke har mulighed for at bestemme, hvem der kan vælge tidspunkter i din kalender, kan du ende med at spilde mere tid på at aflyse og omlægge møder. I værste fald bliver det irriterende, når uønskede bookinger optager din kalender og forhindrer dine kunder i at vælge ledige tider, der passer dem.
Ganske mange af vores brugere har fortalt os om behovet for at kunne acceptere eller afvise begivenheder manuelt i forbindelse med deres virksomhed. De vil sikre sig, at aftaler bookes af de rette personer. Nogle ønsker ikke at gøre deres kalender tilgængelig for kolde salgskald og vil begrænse kalenderen til kun at gælde for betalende kunder og forretningspartnere. Andre ønsker at verificere en ny leads oplysninger, inden de beslutter sig for at godkende den bookede konsultation.
Efter at have hørt disse tilbagemeldinger fik vi en bedre forståelse af, hvorfor en funktion til "Begivenhedsanmodninger" er vigtig for virksomheder. Vi besluttede derfor at prioritere udviklingen af denne funktion for at styrke planlægningsprocessen.
Nu er vi glade for at kunne annoncere, at CozyCal understøtter funktionen "Begivenhedsanmodning", som giver dig mulighed for manuelt at acceptere eller afvise begivenhedsanmodninger og tage fuld kontrol over din kalender. Den hjælper med at:
- eliminere uønskede bookinger, så de ikke optager dine tidsrum
- reducere behovet for at ombooke møder
- dele dit bookinglink frit uden at bekymre dig om uønskede bookinger
Her er et diagram, der viser dig forløbet for, hvordan funktionen til begivenhedsanmodninger fungerer, når den er aktiveret for en begivenhedstype:
1. Aktiver funktionen til begivenhedsanmodninger for udvalgte begivenhedstyper
Hvis du har flere begivenhedstyper på din bookingside, kan du aktivere funktionen "Begivenhedsanmodning" for kun udvalgte begivenhedstyper. Du kan selvfølgelig nemt deaktivere funktionen igen, når som helst du ikke længere har brug for den.
På eksempelbookingsiden nedenfor kan du, hvis du kun ønsker at acceptere eller afvise begivenhedsanmodninger manuelt for Design Workshop, aktivere funktionen "Begivenhedsanmodning" for netop denne begivenhedstype uden at påvirke de øvrige. I dette eksempel vil den anden begivenhedstype Gratis Konsultation fortsat automatisk acceptere møder på vegne af virksomhedsejeren.
2. Tilpas e-mailnotifikationer til begivenhedsanmodninger
Når funktionen "Begivenhedsanmodning" er aktiveret, kan du tilpasse de e-mails, der sendes til gæsterne som notifikationer. Der er standard-e-mailskabeloner til rådighed, men du kan justere indholdet i skabelonerne for at gøre e-mailene mere personlige.
Der er tre typer e-mailnotifikationer, du kan tilpasse:
- E-mail om afventende anmodning: gæster modtager denne e-mail, efter de har valgt en begivenhed, et tidsrum og sendt begivenhedsanmodningen
- E-mail om afvist anmodning: gæster modtager denne e-mail, efter du har afvist begivenhedsanmodningen
- E-mail om begivenhedsbekræftelse: gæster modtager denne e-mail, efter du har accepteret begivenhedsanmodningen
3. Accepter eller afvis begivenheder manuelt
Hele processen med manuelt at acceptere eller afvise begivenhedsanmodninger er enkel og ligetil. Når en gæst sender dig en begivenhedsanmodning, modtager du straks en notifikations-e-mail om anmodningen.
E-mailen indeholder svar indsamlet fra indtastningsformularen, hvilket gør det nemt for dig at vurdere og verificere, om den planlagte gæst er legitim eller ej.
Klik blot på Accepter eller Afvis Gæst i e-mailen, og du vil blive ført til din CozyCal-konto, hvor du manuelt kan acceptere eller afvise begivenhedsanmodningen. Uanset om du accepterer eller afviser anmodningen, vil dine gæster modtage e-mails, der informerer dem om din beslutning.
Tag fuld kontrol over din kalender
Automatiseret planlægning burde ikke give dig uro over, at du ikke kan kontrollere, hvem der får lov til at sætte tid af i din kalender.
CozyCals nye funktion "Begivenhedsanmodning" sikrer, at du selv bestemmer, om en begivenhed accepteres eller afvises, og eliminerer dermed behovet for at aflyse uønskede møder og reducerer antallet af omplanlagte møder i sidste øjeblik.
Du fortjener trods alt at have fuld kontrol over din kalender, så du kan bruge mindre tid på at kæmpe med din kalender og mere tid på det, der virkelig betyder noget.