Dropzone AI er et hurtigt voksende cybersikkerhedsfirma, der bygger Agentic SOC: en platform af AI-agenter, der selvstændigt undersøger sikkerhedsadvarsler, jager trusler og reagerer på angreb døgnet rundt. Med tillid fra mere end 300 virksomheder, herunder UiPath, Avalara og Zapier, hjælper Dropzone AI sikkerhedsoperationsteams med at håndtere advarselsmængder, som intet menneskeligt team alene kunne nå at triagere. I 2026 deltog virksomheden i RSA Conference i San Francisco med en fuld salgstilstedeværelse og afholdt møder med potentielle kunder fra hele USA og internationalt.

Før CozyCal ​

At koordinere konferencemøder i stor skala er en anden planlægningsudfordring end daglige salgsmøder. Dropzone AI's salgsteam er organiseret efter region, hvor hver sælger er ansvarlig for potentielle kunder med hovedkontor i sit område. Til konferencen havde teamet brug for, at hver booking matchede tre ting på én gang: den rette sælger til kundens region, et fysisk mødelokale på konferencegulvet, og for internationale gæster, der deltog virtuelt, et automatisk genereret Zoom-link i stedet.

De havde fire mødelokaler til rådighed. Tre var foretrukne placeringer, og én var en lavere prioriteret reserve. Ethvert planlægningssystem skulle anvende denne prioritet automatisk og fylde de foretrukne mødelokaler først, inden overskud blev dirigeret til det fjerde lokale.

Branding var også vigtigt. Dropzone AI ønskede, at hele bookingoplevelsen føltes som deres egen, med en tilpasset booking-side-URL og bekræftelsesmails sendt fra deres eget domæne frem for fra et tredjeparts planlægningsværktøj.

Chantel havde brugt HubSpot til planlægning, men HubSpots bookingværktøjer var ikke bygget til dette niveau af logik.

"HubSpot er fantastisk til mange ting, men dens planlægning er designet til simple én-til-én-bookinger. Der var ingen måde at automatisk knytte en sælger til et mødelokale og en gæsts placering, og ingen måde at angive prioritet på tværs af flere fysiske lokaler. Vi havde brug for noget, der var bygget specifikt til dette."

Hun evaluerede flere planlægningsværktøjer, inden hun fandt CozyCal.

"Jeg kiggede på en række alternativer. De fleste håndterede teamplanlægning godt nok, men ingen af dem gav os regional routing, ressourcebooking til fysiske lokaler, prioritering af mødelokaler og white-label-branding samlet ét sted. CozyCal var det første værktøj, der faktisk kunne gøre det, vi havde brug for."

Efter CozyCal ​

Dropzone AI opsatte CozyCal's teamplanlægning til at dirigere hver indkommende booking til den sælger, der dækker gæstens region. For amerikanskbaserede gæster, der deltog i konferencen personligt, tildelte CozyCal's ressourcebooking hvert møde til et af de fire fysiske mødelokaler, hvor de tre foretrukne lokaler fik højere bookingprioritet end det fjerde. For gæster uden for USA genererede CozyCal's Zoom-integration automatisk et videoopkaldslink og erstattede dermed mødelokaleuddelingen fuldstændigt.

På brandingsiden brugte Dropzone AI CozyCal's white-label-funktioner til at udgive bookingsiden under deres egen tilpassede URL, sende bekræftelses- og påmindelsesmails fra deres eget domæne og fjerne al CozyCal-branding fra bookingoplevelsen. For gæsterne føltes hele forløbet som en naturlig del af Dropzone AI's hjemmeside.

"Konfigurationen var mere kompleks end en typisk bookingside, men CozyCal støttede os gennem hele opsætningen. Den slags praktisk hjælp er ikke noget, man forventer af et planlægningsværktøj, og det gjorde en reel forskel."

Konferencen forløb problemfrit. Møderne holdt tidsplanen, mødelokaleuddelingerne fungerede præcis som tilsigtet, og regional routing betød, at hver gæst kom i kontakt med den rette sælger for sit område.

"Alt fungerede, som det skulle. De rette mennesker mødtes med de rette sælgere, på det rette sted. For en virksomhed, der sælger AI, som arbejder pålideligt i baggrunden, føltes det rigtigt, at vores planlægning gjorde det samme."

Dropzone AI planlægger allerede at bruge CozyCal igen til deres kommende større arrangementer.