Relational Estate & Elder Law hjælper borgere i Winchester, det nordlige Virginia og Shenandoah Valley med at planlægge fremtiden gennem ejendomsplanlægning, ældrejura og bobehandling. Firmaet ledes af Joshua E. Hummer, Esq., og har kontorer i Winchester og Ashburn, Virginia. Nye klienter starter med et indledende opkald ledet af Intake Team Lead Samantha Vandeberg, som indsamler oplysninger om deres aktiver, relationer og behov inden for ejendomsplanlægning, inden de bookes til en konsultation med en advokat.

Før CozyCal ​

Med et voksende team og to lokationer var det svært at håndtere planlægningen hos Relational Estate & Elder Law i større skala. Firmaet håndterer en bred vifte af aftaltyper – fra indledende konsultationer om ejendomsplanlægning til betalte sessioner, dokumentunderskrivelser og møder om ældrejura. Det var en vedvarende udfordring at koordinere personalets tilgængelighed og samtidig give klienterne en enkel måde at booke på.

"Mine indledende opkald er der, hvor vi finder ud af, hvad den enkelte klient faktisk har brug for. Jeg spørger om deres familie, deres aktiver og deres bekymringer. Det sidste, jeg ønsker, er, at planlægning kommer i vejen for den proces."

Efter CozyCal ​

Siden december 2021 har firmaet brugt CozyCal til at håndtere planlægning på tværs af hele praksis. I dag kører de 11 separate bookingsider, der hver er konfigureret til en bestemt aftaltype. Samantha bruger siden til Indledende opkald om ejendomsplanlægning til at booke sine indledende samtaler med nye klienter og booker dem derefter ind til den relevante opfølgning: en konsultation om ejendomsplanlægning, en konsultation om ældrejura eller et indledende opkald om bobehandling, alt efter hvad de har brug for. De resterende bookingtyper dækker alt fra betalte konsultationer og dokumentunderskrivelser til opkald om trustfinansiering og møder om værgemål.

Med ni teammedlemmer i teamplanlægningen vedligeholder det personale, der håndterer klientaftaler, hver deres egen kalender og tilgængelighed. Clio Manage-integrationen forbinder CozyCal direkte med deres system til juridisk sagsstyring og synkroniserer planlagte begivenheder og nye kontakter automatisk ind i Clios database, hvilket eliminerer behovet for manuel dataindtastning mellem planlægning og sagshåndtering.

Da firmaet for nylig besluttede at skifte fra Zoom til Microsoft Teams til virtuelle møder, indsendte Samantha en funktionsforespørgsel om en Teams-integration. CozyCal leverede integrationen inden for få dage.

"Jeg ville gerne takke jer personligt for det arbejde, I alle har lagt i dette. Det er sjældent, at en supportanmodning bliver anerkendt af de fleste virksomheder, og jeres hurtighed til at integrere Teams er meget påskønnet. Det afspejler de værdier, der ligger bag produktet! Denne opmærksomhed på kundeservice er ikke gået ubemærket hen. Videreformidl venligst vores taknemmelighed til jeres team!"

Efter mere end fire år som CozyCal-kunde fortsætter firmaet med at udvide sin brug af platformen og tilføjer nye bookingtyper og teammedlemmer, efterhånden som praksis vokser.