Planlægning af begivenheder med flere gæster

Denne guide forklarer, hvordan du opsætter gruppebegivenheder, såsom workshops, webinarer eller ture, der giver flere gæster mulighed for at booke et enkelt tidsslot.

Du kan styre det maksimale antal gæster pr. tidsslot og pr. booking, hvilket sikrer fleksibilitet til begivenheder som cykelture eller familiebookinger.

Trin-for-trin vejledning ​

1. Gå til den primære bookingside og vælg den begivenhedstype, du vil konfigurere.

2. Klik på knappen Tilgængelighedsindstillinger for den valgte begivenhedstype. Under Planlægningsmuligheder skal du klikke på indstillingsvinduet.

3. Find rullemenuen Maks. tilladte gæster pr. tidsslot.

   • Vælg det maksimale antal gæster, der er tilladt for tidsslottet (op til 500 gæster). Når dette er indstillet, kan hvert tidsslot kun bookes af én gæst ad gangen. Eksempel: For en cykeltur, hvis Maks. tilladte gæster pr. tidsslot er indstillet til 20, betyder det, at den samlede kapacitet for turen er 20 gæster i dette tilfælde.
   • Bemærk: Denne indstilling holder tidsslottet åbent, indtil den angivne grænse er nået. For 1-til-1-begivenheder skal du lade denne stå på standardindstillingen på 1 gæst for at forhindre dobbeltbookinger.

   Vigtigt: Denne indstilling gælder for både nye og eksisterende begivenheder. Eksisterende gæster vil ikke blive fjernet, hvis grænsen justeres.

4. Hvis du vil give én gæst mulighed for at booke for flere deltagere (f.eks. et familiemedlem, der booker for en gruppe på 4), skal du klikke på rullemenuen Maks. gæster pr. booking.

   • Indstil den ønskede gruppestørrelse for en enkelt booking. Eksempel: For en cykeltur, hvis Maks. gæster pr. booking er indstillet til 5, begrænser det, hvor mange deltagere én person kan booke for – i dette tilfælde en familie på 5. Flere bookinger kan fylde tidsslottet op, indtil det når grænsen på 20 gæster.

5. Klik på Gem ændringer for denne ydelse, eller klik på Gem og kopiér for at duplikere den samme indstilling til andre ydelsestyper.

   

6. I kalenderen vil du se rullemenuen, der giver bookende gæster mulighed for at vælge antallet af deltagere, de ønsker at booke til begivenheden.

1. Når de vælger et tidsslot, vil de komme til indtastningsformularen. Den bookende gæst skal udfylde fuldt navn og e-mailadresse for hver deltager. Hver deltager vil modtage automatiske e-mailnotifikationer om den bookede begivenhed.

   

Hvis du opkræver et gebyr for begivenheden, vil du blive betalt ud fra antallet af bookede deltagere. Eksempelvis vil en familie på 3, der booker en cykeltur, resultere i betaling for alle 3 deltagere.

Du kan se vejledningsvideoet nedenfor for detaljerede instruktioner:

Se vejledningen på Loom

Yderligere bemærkninger ​

Individuel gæstehåndtering

Hver gæst i en gruppebooking spores separat med:

• Kontaktoplysninger og svar på indtastningsformular
• Betalingsstatus og kvitteringer
• Bekræftelses- og påmindelsesnotifikationer
• Mulighed for selvstændigt at aflyse eller omplanlægge

Smarte pakkeindløsninger

Når du bruger ydelsespakker:

• Gæster kan vælge at indløse pakkekreditter eller betale direkte.
• Pakkebalancer spores automatisk pr. gæst.
• Refunderinger og aflysninger genopretter pakkekreditter på passende vis.

Gennemsigtig prissætning

Hver gæst ser tydeligt sine individuelle gebyrer, herunder:

• Basisbegivenhedspris
• Valgte tilvalg
• Anvendte pakkeindløsninger
• Individuelle betalingskvitteringer