COVID-19 ha cambiado drásticamente la forma en que muchos de nosotros gestionamos nuestros negocios. En el breve período de unos pocos meses, el trabajo remoto se ha adoptado como la nueva modalidad de trabajo por parte de empresas de todo tipo de industrias.
Los médicos atienden a pacientes en línea a través de la telemedicina. Los despachos de abogados consultan a sus clientes mediante reuniones virtuales. Los profesores imparten clases a sus alumnos a través de llamadas de Zoom.
Parece que de la noche a la mañana esta pandemia ha catalizado la transición de las operaciones empresariales del ámbito presencial al digital.
A medida que las reuniones en línea se convierten en una parte integral del flujo de trabajo diario de una empresa, es importante saber cómo llevar a cabo una reunión virtual de manera eficiente. Quizás te preguntes qué hay que saber sobre la realización de una reunión virtual. Solo tienes que abrir una reunión de Zoom y listo.
Bueno, hay más que eso. Existen muchos ingredientes que intervienen en la realización exitosa de una reunión virtual. Estos van desde elegir la herramienta de programación adecuada, encontrar la plataforma de videoconferencia más adecuada, establecer el ritmo y la agenda de una reunión virtual, hasta aprender las normas de etiqueta de las reuniones virtuales. Adentrémonos en cada aspecto y aprendamos cómo optimizar la realización de tus reuniones virtuales.
Encontrar las herramientas adecuadas para tus reuniones virtuales
Cuando se trata de reuniones virtuales, hay dos herramientas indispensables. Una es una plataforma de videoconferencia confiable para llevar a cabo las reuniones. La otra es una herramienta de programación que te permita a ti y a tus invitados reservar reuniones fácilmente.
Herramienta de videoconferencia
Para descubrir qué herramientas se adaptan mejor a ti, es importante entender cuáles son tus necesidades. Si estás decidiendo cuál herramienta de videoconferencia es la más adecuada para ti, quizás quieras preguntarte: ¿Organizas seminarios web o talleres para grupos grandes? Entonces Zoom podría ser la herramienta adecuada para ti. ¿Solo realizas reuniones individuales con clientes? Whereby podría ser una mejor opción, ya que no requiere que los usuarios descarguen ninguna aplicación. Si eres un usuario habitual de Google, entonces Google Hangouts podría ser la mejor opción, ya que se integra directamente con otras aplicaciones de Google.
Herramienta de programación de citas
Además de encontrar una plataforma de videoconferencia confiable, también querrás una herramienta de programación que automatice el proceso de programación y te ahorre tiempo. Al momento de seleccionar el software de programación adecuado para tu negocio, puede que quieras preguntarte si esta herramienta:
- ¿se integra con la herramienta de videoconferencia que elegí?
- ¿gestiona la conversión automática de zonas horarias si tú y tus invitados se encuentran en diferentes regiones?
- ¿acepta y rechaza solicitudes de eventos de forma manual?
- ¿automatiza la recaudación de pagos para las sesiones virtuales?
CozyCal fue creado pensando en las reuniones remotas. Incluso si anteriormente solo has usado CozyCal para programar reuniones presenciales, está equipado con funciones que te ayudarán a hacer la transición de las reuniones del ámbito presencial al digital.
Integración directa con Zoom y Google Hangouts
A través de CozyCal, puedes integrarte directamente con Zoom y Google Hangouts para la programación de reuniones. Dependiendo de la plataforma de videoconferencia que elijas, una vez que un invitado reserva una reunión contigo, se genera automáticamente un enlace de reunión único que se comparte con tus invitados a través de un evento de calendario y notificaciones por correo electrónico. No necesitas preocuparte por enviar un enlace por separado a los invitados que hayan hecho una reserva. Las integraciones directas hacen que la programación de reuniones virtuales sea más fácil y rápida.
Detección y conversión automática de zona horaria
Si tus clientes potenciales o clientes se encuentran en una zona horaria diferente a la tuya, CozyCal detecta automáticamente las diferencias de zona horaria y muestra tu disponibilidad en la zona horaria del invitado. Esto elimina la molestia de la conversión manual de zonas horarias para tus invitados.
Aceptar o rechazar solicitudes de eventos de forma manual
Es importante asegurarse de que las citas sean reservadas por las personas adecuadas. Cuando tu calendario se muestra públicamente, es posible que lleguen reservas aleatorias o spam. Para resolver este problema, la función de solicitud de eventos de CozyCal te permite aceptar o rechazar manualmente una cita pendiente. Después de que un invitado selecciona una hora, una fecha y completa el formulario de registro, recibirás de inmediato una notificación por correo electrónico con la solicitud del evento. Tras revisar la información del invitado, puedes decidir si se trata de un cliente potencial calificado.
Cobrar pagos por tus sesiones virtuales
Si cobras tarifas por sesiones virtuales, la integración de Stripe de CozyCal automatiza el proceso de cobro de pagos. Una vez que Stripe está conectado, puedes listar los precios de los tipos de eventos de forma clara en la página de reservas y en tu moneda preferida. Los invitados deberán realizar el pago primero antes de poder asegurar el horario de la reunión virtual.
Lleva a cabo tus reuniones con preparación
Ya sea que estés organizando una reunión de consulta, un seminario web grupal, una sesión de entrenamiento físico o una conferencia, es importante estar preparado con anticipación.
Prueba tu tecnología
Antes de que comience la reunión, siempre es buena idea abrir tu sala virtual unos minutos antes para asegurarte de que el video, el audio y la pantalla compartida funcionen correctamente. No querrás llegar tarde a una reunión programada por problemas técnicos, especialmente cuando eres el anfitrión. También es importante informar a tus invitados qué herramienta de videoconferencia estás utilizando. En CozyCal, si usas la integración de Zoom, se comparte un enlace de reunión de Zoom generado de forma única con tus invitados programados para que puedan descargar la aplicación de Zoom con anticipación.
Cuida tu apariencia y tu entorno
Lucir bien en una reunión virtual puede ser más importante de lo que crees. Si estás organizando una reunión con nuevos clientes potenciales o clientes, querrás vestirte de forma presentable y profesional. (Aunque si no vas a presentar de pie, quedarte en pijama puede ser aceptable.) Existen muchos consejos para lucir lo mejor posible en videollamadas, como enfocar la iluminación en tu rostro, evitar ángulos bajos y mantener una piel de aspecto saludable. Tener un fondo neutro, libre de distracciones y ruidos, funciona mejor para centrar la atención de los demás únicamente en ti durante la reunión.
Establece una agenda de reunión
Establecer una agenda de reunión es esencial para maximizar la eficiencia de la misma. Define los objetivos clave, la estructura de la reunión y los puntos de acción que se tratarán. Tener una agenda sólida es especialmente importante para reuniones grupales grandes o conferencias, ya que necesitarás facilitar la participación de múltiples asistentes y mantener su interés. La agenda ayudará a los asistentes a entender qué pueden esperar, para que puedan llegar preparados con preguntas sobre tus productos o servicios.
Etiqueta en las reuniones virtuales
Si bien las reuniones virtuales siguen una etiqueta similar a la de las reuniones presenciales, hay algunos consejos adicionales que pueden ayudarte a llevarlas a cabo de mejor manera.
- Comienza la reunión con un breve ejercicio de presentación para romper el hielo y hacer que todos se sientan más cómodos.
- Establece "contacto visual" virtual mirando a la cámara cuando estés hablando. Esto ayuda a captar la atención de los participantes y fomenta la escucha activa. Este consejo suele pasarse por alto porque es fácil desviar la mirada cuando los demás asistentes no están físicamente presentes en el mismo espacio. Lo que hago es poner una pegatina justo al lado de la cámara de mi computadora para recordarme que debo mirarla mientras hablo, y sonreír 😃
- Desactiva o silencia las notificaciones tanto en tu computadora como en tu teléfono.
- Si hay ruidos de fondo, silencia tu micrófono cuando no estés hablando.
- Cierra las pestañas y aplicaciones que no estés utilizando y que puedan interferir con la reunión. Después de todo, no querrás que un video de YouTube aparezca reproduciendo los últimos éxitos de Drake en medio de una sesión de demostración.
- Si planeas compartir tu pantalla, prepara los documentos o archivos relevantes para la presentación con anticipación.
Seguimiento posterior a la reunión
Cuando una reunión virtual termina, es posible que debas hacer un seguimiento dependiendo del contexto. Ya sea programando la próxima reunión de seguimiento en línea con los clientes, pidiendo retroalimentación a nuevos clientes potenciales o compartiendo la grabación de la reunión con los asistentes, el seguimiento es un paso importante para mantener a todos comprometidos. Puedes responder preguntas que no pudiste abordar durante la reunión, y también obtener información adicional a través de la comunicación de seguimiento.
Durante este momento inusual en el que las reuniones presenciales pueden no ocurrir por mucho tiempo, las empresas necesitan adaptarse a los nuevos cambios utilizando la tecnología para operar y comunicarse de manera más eficiente. Es posible que seas nuevo en la organización de reuniones en línea. Pero siguiendo la guía anterior, puedes agilizar el proceso de realización de reuniones virtuales y llevarlas a cabo sin contratiempos.