COVID-19は、多くの人々がビジネスを運営する方法を大きく変えました。わずか数か月という短い期間で、あらゆる業界の企業がリモートワークを新しい働き方として採用しています。
医師はオンライン診療（テレメディシン）を通じて患者を診察しています。法律事務所はバーチャルミーティングでクライアントに相談対応しています。教師はZoomで生徒に授業を行っています。
このパンデミックは、一夜にして、ビジネスオペレーションをオフラインからオンラインへと移行する転換を加速させたと言えます。
オンラインミーティングがビジネスの日常業務の一部となっている今、バーチャルミーティングを効率よく運営する方法を知ることが重要です。「バーチャルミーティングの運営について何を知る必要があるの？Zoomを立ち上げて始めればいいだけじゃない？」と思うかもしれません。
でも、それだけではありません。バーチャルミーティングをうまく進めるためには、多くの要素が必要です。適切なスケジューリングツールの選択、最適なビデオ会議プラットフォームの選定、バーチャルミーティングのペースとアジェンダの設定、そしてバーチャルミーティングのエチケットを学ぶことまで、さまざまな側面があります。それぞれの側面を掘り下げて、バーチャルミーティングの運営を最適化する方法を学んでいきましょう。
バーチャルミーティングに最適なツールを見つける
バーチャルミーティングにおいて、欠かせないツールが2つあります。1つは、ミーティングの運営に信頼性の高いビデオ会議プラットフォーム。もう1つは、あなたとゲストが簡単にミーティングを予約できるスケジューリングツールです。
ビデオ会議ツール
自分に最適なツールを見つけるためには、まず自分のニーズを理解することが大切です。自分に合ったビデオ会議ツールはどれかを検討する際には、次のことを自問してみましょう。大人数のウェビナーやワークショップを開催しますか？それならZoomが最適かもしれません。クライアントとの1対1のミーティングのみを行いますか？ユーザーがアプリをダウンロードする必要がないWherebyの方が適している場合もあります。Googleをヘビーに使用しているなら、他のGoogleアプリと直接連携するGoogle Hangoutsが最善の選択肢かもしれません。
予約スケジューリングツール
信頼性の高いビデオ会議プラットフォームを見つけることに加えて、スケジューリングプロセスを自動化して時間を節約できるスケジューリングツールも必要です。ビジネスに適したスケジューリングソフトウェアを選ぶ際には、そのツールが次の条件を満たしているかを確認しましょう。
- 選んだビデオ会議ツールと連携できるか？
- あなたとゲストが異なる地域にいる場合、タイムゾーンを自動的に変換してくれるか？
- イベントリクエストを手動で承認・拒否できるか？
- バーチャルセッションの支払い回収を自動化できるか？
CozyCal はリモートミーティングを念頭に置いて作られています。これまで対面ミーティングのスケジューリングにしか使ったことがなくても、ミーティングをオフラインからオンラインへ移行するための機能が備わっています。
ZoomとGoogle Hangoutsの直接連携
CozyCal では、スケジューリングのためにZoomおよびGoogle Hangoutsと直接連携できます。選択したビデオ会議プラットフォームに応じて、ゲストがミーティングを予約すると、ユニークなミーティングリンクが自動的に生成され、カレンダーイベントとメール通知を通じてゲストと共有されます。予約済みのゲストに別途リンクを送る必要はありません。直接連携により、バーチャルミーティングのスケジューリングがより簡単かつ迅速になります。
タイムゾーンの自動検出と変換
見込み客やクライアントがあなたとは異なるタイムゾーンにいる場合、CozyCal はタイムゾーンの違いを自動的に検出し、ゲストのタイムゾーンで空き時間を表示します。これにより、ゲスト側での手動タイムゾーン変換の手間がなくなります。
イベントリクエストの手動承認・拒否
予約を正しい人物から受け付けることは非常に重要です。カレンダーが公開されていると、スパムや無関係な予約が入る可能性があります。この問題を解決するために、CozyCal のイベントリクエスト機能を使えば、保留中の予約を手動で承認または拒否できます。ゲストが日時を選択してインテークフォームに記入した後、すぐにイベントリクエストの通知メールが届きます。ゲストの情報を確認した上で、適切なリードかどうかを判断できます。
バーチャルセッションの支払い回収
バーチャルセッションに料金を設定している場合、CozyCal のStripe連携で支払い回収プロセスを自動化できます。Stripeを接続すると、予約ページにイベントタイプの料金を希望通貨で明示的に表示できます。ゲストはバーチャルミーティングの時間枠を確保する前に、先に支払いを済ませる必要があります。
準備を整えてミーティングに臨む
コンサルテーションミーティング、グループウェビナー、フィットネストレーニングセッション、カンファレンスなど、どのような場であっても、事前に準備を整えることが重要です。
テクノロジーの動作確認
ミーティング開始前に、数分前にバーチャルルームを立ち上げ、ビデオ、音声、画面共有が正常に動作していることを確認することをお勧めします。特にホストとなる場合は、技術的なトラブルで予定のミーティングに遅刻するわけにはいきません。また、ゲストに使用するビデオ会議ツールを事前に伝えることも重要です。CozyCal でZoom連携を使用している場合、予め生成されたユニークなZoomミーティングリンクが予約済みのゲストと共有されるので、事前にZoomアプリをダウンロードすることができます。
外見と背景を確認する
バーチャルミーティングでの見た目は、思っている以上に重要です。新しい見込み客やクライアントとのミーティングを行う場合は、プレゼンタブルでプロフェッショナルに見えるよう服装を整えましょう。（ただし、立って発表する予定がなければ、パジャマのボトムのままでも許容範囲かもしれません。）顔に当たる光を意識する、低いアングルを避ける、肌のコンディションを整えるなど、ビデオ通話で最も魅力的に映るためのヒントがたくさんあります。ごちゃごちゃしておらず、雑音のないシンプルな背景が、ミーティング中に他の参加者の注意をあなただけに向けるのに最も効果的です。
ミーティングアジェンダを設定する
ミーティングの効率を最大化するために、アジェンダの設定は不可欠です。主要な目標、ミーティングの構成、そして取り上げるアクションアイテムを整理しましょう。大規模なグループミーティングやカンファレンスでは、複数の参加者を進行・エンゲージする必要があるため、しっかりとしたアジェンダが特に重要です。アジェンダにより、参加者は何を期待すべきかを理解できるため、あなたの製品やサービスに関する質問を準備して参加することができます。
バーチャルミーティングのエチケット
バーチャルミーティングは対面ミーティングと同様のエチケットに従いますが、より良いバーチャルミーティングを運営するための追加のヒントがあります。
- ミーティングの始まりに軽いアイスブレイクを取り入れ、雰囲気を温め、全員がよりくつろげるようにしましょう
- 話す際にカメラを見つめることで、バーチャルな「アイコンタクト」を確立しましょう。これにより、参加者の関心を引き、積極的な傾聴を促すことができます。他の参加者が物理的に同じ空間にいないため、周りを見回してしまいがちですが、このヒントはよく見落とされます。私は、話す際にカメラを見つめることを自分に思い出させるために、パソコンのカメラのすぐ横にステッカーを貼っています。そして笑顔を忘れずに 😃
- パソコンとスマートフォンの両方の通知をオフにするかミュートにしましょう。
- 周囲に雑音がある場合は、話していないときにミュートにしましょう。
- ミーティングの妨げになる可能性のある未使用のタブやアプリケーションを閉じましょう。デモ中にYouTubeの動画が突然再生されるような事態は、誰もが避けたいところです。
- 画面を共有する予定がある場合は、プレゼン用の関連ドキュメントやファイルを事前に準備しておきましょう。
ミーティング後のフォローアップ
バーチャルミーティングが終了したら、状況に応じてフォローアップが必要になる場合があります。クライアントとの次のオンラインチェックインミーティングのスケジューリング、新しい見込み客へのフィードバック依頼、参加者へのミーティング録画の共有など、フォローアップは他の人々の関与を維持するための重要なステップです。ミーティング中に対応できなかった質問に答えることができ、フォローアップのコミュニケーションから追加情報を得ることもできます。
対面ミーティングがしばらく行われないかもしれないこの異例の時期に、企業はテクノロジーを活用してより効率的に運営・コミュニケーションを行うという新たな変化に適応する必要があります。オンラインミーティングの開催に不慣れかもしれません。しかし、上記のガイドに従うことで、バーチャルミーティングの運営プロセスを合理化し、スムーズに進行させることができます。