わずか1ヶ月という短期間で、COVID-19はすでに私たちの働き方や生活のあり方を多くの面で劇的に変えました。リモートワークが新しい働き方として普及する中、多くの企業が会議をオフラインからオンラインへと移行しています。一対一のコンサルテーションセッションであっても、大規模なグループワークショップであっても、信頼性が高く使いやすいビデオ会議プラットフォームでバーチャル会議を開催することが重要です。
Google Hangouts、Zoom、それともWhereby？
CozyCal では、Zoom と Google Hangouts の2つの直接統合を提供しています。また、デモセッション、バーチャルコーヒーチャット、家族の集まりには、別のビデオ会議ツールである Whereby も活用しています。
これらのツールはいずれも、クライアントとバーチャルでコミュニケーションを取ることができますが、それぞれに長所と短所があります。各アプリには、それぞれ少しずつ異なる特徴があります。優先事項やニーズに応じて、主要な機能、制限、価格を比較し、自分に最適なプラットフォームを選んでください。
Wherebyを選ぶ理由
私たちは3つのツールをすべて試しました。使用経験から、Zoom と Whereby は Google Hangouts よりも優れた映像品質を提供しています。ただし、Google 製品をよく使う方であれば、Google スイートとの統合があるため、Google Hangouts の方が良い選択かもしれません。
私たちが Zoom ではなく Whereby を選んだ主な理由は2つあります：
Whereby の無料プランには会議時間の制限がありませんが、Zoom の無料プランでは会議時間が40分に制限されています。デモセッションやバーチャルコーヒーチャットが40分を超えることがあります。Zoom を使用している場合、制限時間に達した後でゲストに新しい会議リンクを送る必要があり、非常に手間がかかります。そのため、必要な限り会議を続けられる Whereby の仕様がとても気に入っています。
Whereby はゲストにアプリのダウンロードやインストールを求めません。ゲストはブラウザから直接カスタム会議ルームに参加できます。Zoom もパーソナルミーティングIDの作成に対応していますが、ゲストは Zoom のアプリをダウンロードしてインストールする必要があります。さらに、Whereby のシンプルで使いやすいインターフェースも気に入っています。
もう一つ重要な機能として、チャットルームをロックして未招待のゲストが会議に参加するのを防ぐ機能があります。パンデミック以前から、Whereby にはホストがチャットルームをロックできる組み込み機能が備わっていました。ゲストは名前を入力し、会議への参加が許可される前にチャットルームをノックする必要があります。
コロナウイルスのパンデミック到来以前、Zoom にはルームを保護する機能がなく、会議がZoombomb（不正侵入攻撃）を受けたり、望まない参加者に乗っ取られたりするケースが発生していました。このセキュリティ上の懸念に対処するため、Zoom はホストがルームへの参加を求めるすべての人を一時保留にし、参加者を手動で選択できるバーチャル待機室を追加しました。このセキュリティ強化は歓迎すべき機能であることは間違いありません。バーチャル会議に不快な乱入者は誰も望まないからです。
ただし、Whereby の無料プランは最大4名までしか会議に参加できないため、一対一や少人数のグループ会議には適していますが、大規模なグループ会議には向いていません。プロプランやビジネスプランでも、会議に参加できる最大人数は50名です。Zoom の無料プランでは、最大100名が同時に会議に参加できます。プロプランにアップグレードすると、40分の会議時間制限を解除できます。Whereby と比較すると、多くの参加者がいる大規模なグループイベントには Zoom の方が圧倒的に適しています。バーチャルカンファレンスやオンライン授業を開催する場合でも、Zoom の安定したパフォーマンスに安心して頼ることができます。
クライアントとのバーチャル会議予約をスムーズに
ゲストがバーチャル会議を予約する際、ビデオ会議情報を全員に簡単に生成・共有できることが重要です。バーチャル会議の直前には、あなたとゲストの双方が、カレンダーイベントまたはメール内のリンクをワンクリックするだけで会議に参加できるようにしておく必要があります。
CozyCal では、Zoom や Google Hangouts の統合をスケジューリングフローに簡単に追加できます。会議が予約されると、すべての参加者のカレンダーイベントの説明、予約確認メール、リマインダーメールに、一意に生成された会議リンクが自動的に届きます。Zoom や Google Hangouts のリンクをゲストに別のメールで手動送信する手間は一切ありません。
Whereby との直接統合は提供していませんが、確認メッセージやメール通知に Whereby チャットルームの URL を簡単に追加できます。セキュリティのため、未招待のゲストが会議に参加できないよう事前にチャットルームをロックしておくことも可能です。ビデオ会議の統合をスケジューリングフローに組み込むことで、会議の予約プロセスがスムーズになります。バーチャル会議のスケジューリングが、シンプルかつ手軽に行えるようになります。
まとめ
企業や組織によって、それぞれのニーズや優先事項は異なります。バーチャル会議の長さ、規模、内容に応じて、ビデオ会議ツールの主要な機能と価格を比較し、最適なものを選んでください。50名以上の大規模なグループ会議を実施する企業には、Zoom が最善の選択であることは間違いなく、プロプランにアップグレードして無制限の会議時間を確保する価値があります。しかし、私たちのような小規模なビジネスを運営している場合は、そのシンプルさと高い映像品質から、Whereby を推奨ビデオ会議ツールとしておすすめします。
クライアントとのバーチャル会議を簡単に予約できるスケジューリングツールをお探しであれば、CozyCal を10日間無料でお試しいただけます。CozyCal の活用方法についてさらに詳しく知りたい方は、ぜひデモセッションをご予約ください。喜んでご案内いたします。