Você está tendo dificuldades para agendar mais compromissos para o seu negócio? Está procurando dicas sobre como conseguir que mais clientes marquem um horário com você?
Neste guia, você vai descobrir por que é fundamental trabalhar na melhoria do agendamento de compromissos. Você também vai aprender o que pode estar impedindo os clientes de agendarem compromissos com você. Por fim, vamos passar pelas sete dicas que vão ajudá-lo a agendar mais compromissos.
São muitos pontos para cobrir, então vamos direto ao assunto.
Por que melhorar o processo de agendamento de compromissos é tão importante?
Com o risco de parecer óbvio — é praticamente impossível administrar um negócio sem agendar pelo menos algumas reuniões. Claro, certos tipos de negócio exigem mais agendamentos do que outros. Por exemplo, um spa de saúde e bem-estar ou um salão de manicure preencheria muitos horários de agendamento todos os dias. Por outro lado, um pequeno escritório de advocacia pode não precisar agendar mais do que alguns compromissos por semana.
Mesmo assim, precisamos reservar e agendar compromissos para nossos negócios. Faz parte das nossas operações e é o que impulsiona grande parte do nosso negócio.
Isso nos leva a um aspecto importante do problema — precisamos fazer com que os clientes agendem esses compromissos.
Claro, você pode estar agendando algumas reuniões por conta própria. Mas, de acordo com os dados, quase metade de todos os agendamentos são feitos pelos clientes, não pela empresa.
Isso significa que as pessoas que optam por agendar com você e passam por todo o processo de forma independente, muito provavelmente estão usando um sistema de agendamento online.
Além disso, pesquisas nos dizem que até 46% dos agendamentos seriam perdidos se as empresas não oferecessem aos clientes uma forma de agendarem por conta própria.
Sabemos que aproximadamente 28% dos agendamentos acontecem à noite, quando a empresa está fechada. Outros 18% das reuniões são agendados de manhã, antes de o negócio abrir.
Talvez esses clientes não possam ligar para uma empresa durante o dia para agendar um horário. Eles também podem não conseguir visitar a empresa.
Mas eles podem e ficam felizes em fazê-lo fora do horário comercial normal.
Infelizmente, como se descobre, mesmo que você ofereça essa opção, todo o processo muitas vezes deixa muito a desejar.
Por que agendar compromissos é tão difícil?
Antes de discutirmos as diferentes formas de melhorar o agendamento de compromissos, precisamos entender por que o processo pode ser tão problemático.
Acontece que existem vários problemas com ele.
#1. A troca interminável de mensagens
Telefone ou e-mail são os dois canais mais comuns que muitas empresas oferecem aos clientes que desejam agendar compromissos. Os clientes podem ligar ou enviar um e-mail para a empresa e perguntar sobre os horários disponíveis.
Não há absolutamente nada de errado com esse sistema, é claro. Afinal, ele permite que você e o cliente trabalhem juntos para definir quando se encontrar.
Mas o processo raramente corre bem, não é mesmo? É difícil encontrar um horário que funcione para os dois logo na primeira tentativa. Geralmente, você precisa trocar várias mensagens antes de chegar a um acordo sobre o horário.
Em resumo, pode ser um processo longo e tedioso, principalmente quando feito por e-mail.
A situação fica ainda mais complicada quando você está tentando agendar sessões com várias pessoas. A troca de mensagens fica praticamente fora de controle nesse caso.
Tudo muda, no entanto, quando os clientes fazem o agendamento online por meio de um portal dedicado. Nesse caso, eles podem verificar sua disponibilidade, selecionar horários ou datas que funcionem e concluir o agendamento.
#2. Processos de agendamento manuais
Imagine — Um novo cliente liga e solicita um agendamento. Você encontra o melhor horário que funciona para os dois, anota os dados dele no caderno e segue feliz para outras tarefas.
Mas algum tempo depois, outro cliente liga. Seu colega atende o telefone desta vez e realiza o agendamento para o mesmo horário. Ela marca no calendário sem consultar você ou mesmo saber que esse bloco de horário não está mais disponível.
Agora você está com agenda dupla. E essa não é a pior parte. Agora você precisa tentar reorganizar esses compromissos. Você precisa encontrar novos horários para se encontrar com essas pessoas e lidar com o descontentamento delas por terem sido adiadas.
Esse é o problema infeliz, mas também bastante comum, de usar processos de agendamento manuais. Cadernos, agendas e calendários funcionam muito bem quando apenas uma pessoa realiza os agendamentos. E mesmo assim, você pode receber ligações no celular e esquecer de registrar o agendamento no calendário, gerando ainda mais confusão.
Esse é outro problema que desaparece quando você começa a usar ferramentas de agendamento online. Todos os seus agendamentos ficam em um único lugar, facilmente acessíveis de qualquer lugar.
#3. Informações espalhadas em muitos lugares
Outro problema comum com sistemas manuais é que seus dados acabam espalhados em muitos lugares, gerando uma bagunça com os agendamentos.
Por exemplo, você pode nem saber que um determinado agendamento foi cancelado. Por quê? Porque outra pessoa recebeu o cancelamento e anotou no próprio calendário. O problema é que ela nunca te avisou sobre isso.
O software de agendamento online reúne todos os dados de agendamento em um único lugar, o que significa que todos na empresa estão sempre informados sobre cada reserva, incluindo solicitações de agendamento, cancelamentos e reagendamentos.
#4. Impossibilidade de coletar informações relevantes durante os agendamentos
Aqui está outro cenário comum — Você fala com um novo cliente por telefone. Ele está ansioso para agendar uma sessão. Então você vai direto ao ponto para encontrar o melhor horário para ele e conclui o agendamento. Mas depois que ele desliga, você percebe que se esqueceu de perguntar sobre algumas informações importantes.
Você poderia ligar de volta, é claro. No entanto, isso levaria mais tempo, novamente.
Esse é outro problema que desaparece quando você usa um software de agendamento dedicado. O software permite que você personalize o formulário de admissão e garante que os clientes sempre forneçam todas as informações de que você precisa.
#5. Falta de múltiplos canais para agendar uma reunião
Clientes diferentes podem preferir canais diferentes para agendar compromissos. Alguns podem visitar seu site para acessar a página de agendamento. Outros podem procurar um link para ela na sua assinatura de e-mail ou no perfil das redes sociais.
Assim, sem um sistema adequado, você pode estar criando obstáculos desnecessários para que os clientes encontrem a opção de agendamento.
Um software de agendamento dedicado permitirá que você inclua links e botões para a página de agendamento em vários lugares:
Um botão flutuante simples e fácil de usar no seu site, como o que usamos em nosso site:
Um link na assinatura de e-mail. Veja como eu faço em uma assinatura de e-mail.
Como você pode ver, esses desafios são fáceis de superar. Mas fazer isso é apenas o primeiro passo para agendar mais compromissos.
Vamos analisar o processo a seguir se você quiser conseguir mais agendamentos para o seu pequeno negócio.
7 dicas para agendar mais compromissos: o fluxo de agendamento
Como você viu acima, agendar compromissos parece muito simples. No entanto, tantas coisas podem dar errado. Mesmo que não deem espetacularmente errado, você ainda pode enfrentar problemas e dores de cabeça com o processo.
E eu admito, isso pode fazer você sentir que não há outra saída. Como se fosse assim que o agendamento de compromissos devesse ser.
Felizmente, não é verdade.
Na verdade, existe um processo simples que garante que os clientes agendem mais compromissos e que eles também adorem a experiência.
Chamamos isso de fluxo de agendamento de compromissos. Ele se parece com isso:
E aqui estão sete dicas para ajudá-lo a colocá-lo em prática.
#1. Facilite o agendamento de compromissos para os clientes
Este conselho específico se relaciona a um desafio comum que discutimos acima. Você sabe que clientes diferentes tentarão agendar compromissos usando canais diferentes.
Alguns podem ir diretamente ao seu site. Outros vão procurar por você em outros lugares online. Pode ser nas redes sociais, pois são as plataformas que eles frequentam mais. Ou eles vão procurar seus e-mails na caixa de entrada para descobrir como agendar por lá.
Portanto, o primeiro passo para garantir mais agendamentos é dar aos clientes acesso à página de agendamento de praticamente qualquer lugar.
Crie um botão de agendamento flutuante em seu site. Dessa forma, os clientes que visitam você online verão essa opção imediatamente.
Inclua também a página de agendamento na navegação do site.
Inclua o link direto para sua página de agendamento na assinatura de e-mail, nos perfis de redes sociais e em outros lugares onde você listou seu negócio.
#2. Use um software de agendamento dedicado
Você pode ter notado que já venho sugerindo os benefícios de usar ferramentas de agendamento neste guia. Mas acredito que o tema merece sua própria seção.
Por quê? Porque é praticamente impossível agendar compromissos hoje sem usar o software.
Já discutimos alguns dos argumentos para isso. Você sabe que quase metade dos clientes não consegue fazer o agendamento durante o horário comercial. Você também sabe que eles preferem agendar e gerenciar compromissos online.
Sem mencionar que o software supera praticamente todos os desafios que você enfrenta ao receber clientes.
Com um software dedicado como o CozyCal:
- Os clientes podem agendar compromissos quando quiserem.
- Eles também podem gerenciar o agendamento, reagendar ou cancelar, tudo sem complicações.
- Com um software como o CozyCal, agendar reuniões em grupo é muito simples. O mesmo vale para conseguir que os clientes se inscrevam em webinars, conferências, workshops, etc.
- Você, por outro lado, tem controle total sobre cada agendamento. Por exemplo, você pode definir a duração do compromisso, configurar janelas de agendamento para evitar sobreposição de horários, usar intervalos entre eventos e até bloquear horários específicos.
- O agendamento em equipe permite que você delegue reuniões de forma automática e rotativa ou deixe os clientes selecionar o membro da equipe com quem preferem se reunir.
- Com o agendamento por pacotes, você pode vender pacotes e cobrar pagamentos por sessões antecipadamente. Isso não apenas significa que você está recebendo o pagamento pelos seus serviços com antecedência, mas também está reduzindo cancelamentos e faltas.
E isso é apenas a ponta do iceberg.
#3. Use dados para conhecer melhor as preferências dos seus clientes
Sabe, algo no seu processo de agendamento pode estar afastando os clientes. Pode ser uma pergunta no formulário de admissão com a qual eles têm dificuldade. Ou talvez eles não consigam acessar a página de agendamento pelo canal preferido. Ou acham que há muitas etapas no processo.
É difícil saber sem perguntar.
Portanto, crie o hábito de perguntar aos clientes de primeira viagem sobre a experiência. Eles podem fornecer insights que ajudarão você a simplificar ainda mais o processo e aumentar o número de agendamentos.
#4. Use lembretes de agendamento
Tenho certeza de que você já passou por isso repetidamente. Os clientes fazem o agendamento. Eles estão animados com isso também.
Mas então, eles esquecem e nunca aparecem.
Pode não parecer um grande problema, mas na realidade pode significar tempo e receita perdidos para o seu negócio.
A solução — Configure lembretes automáticos para informar os clientes sobre o agendamento. O CozyCal, por exemplo, envia lembretes por e-mail e SMS.
Além disso, você pode personalizar cada mensagem para garantir que o conteúdo corresponda à sua marca e à forma como você se comunica com os clientes.
#5. Desenvolva uma política de não comparecimento
É inevitável que às vezes os clientes simplesmente esqueçam do agendamento. Mas algumas pessoas agendam reuniões de forma descuidada. Elas desconsideram o impacto de não comparecer e cancelam o agendamento sem avisar.
Isso pode ter um impacto sério na empresa. Vamos tomar consultórios médicos como exemplo. De acordo com dados publicados pela Forbes, as faltas de pacientes custam ao sistema de saúde dos EUA US$ 150 bilhões por ano!
O número é inimaginável, não é mesmo?
Além disso, se você agenda horários para serviços que presta, por exemplo, qualquer falta representa receita perdida. E é mais do que o que você ganharia com aquele único agendamento. Afinal, você poderia ter agendado outra pessoa naquele horário.
Uma política de não comparecimento é um conjunto de diretrizes e regras que você segue ao gerenciar compromissos perdidos. O objetivo de ter essa política é desencorajar os clientes de perderem compromissos, pelo menos não sem aviso prévio.
Existem diferentes abordagens para desenvolver uma política de não comparecimento. As regras que você incluir dependerão em grande parte do seu negócio e do tipo de compromissos que você agenda.
No entanto, no mínimo, você deve incluir uma janela de cancelamento e estabelecer taxas de cancelamento, se possível.
Aqui está um exemplo de como você pode adicionar um aviso de política de cancelamento no formulário de admissão do CozyCal para desencorajar as faltas.
#6. Explique seus serviços claramente na página de agendamento
Este conselho é fundamental quando você permite que os clientes agendem mais de um tipo de compromisso.
Se for apenas um tipo de serviço, há poucas chances de confusão sobre quais opções selecionar.
No entanto, se os clientes puderem agendar diferentes tipos de serviços ou reuniões, você precisa explicar cada um deles claramente. Dessa forma, você minimizará a possível confusão e reduzirá o número de agendamentos incorretos.
#7. Use o formulário de admissão para coletar o máximo de informações
Alguns agendamentos exigem apenas o nome e os dados de contato da pessoa. Mas você também pode precisar coletar outras informações — dados de histórico para uma sessão de consultoria ou o nível de condicionamento físico da pessoa para sessões de yoga, e assim por diante.
Ter essas informações antes do agendamento ajuda você a agilizar a prestação do serviço. Você não precisa coletá-las no início, mas pode ir direto ao serviço.
Isso pode parecer insignificante à primeira vista. Mas pense em quanto tempo você gasta no início de cada sessão apenas discutindo o básico. Como seria diferente a sua sessão se você já tivesse essas informações?
O CozyCal, por exemplo, permite que você personalize completamente o formulário de admissão. Você pode adicionar mais perguntas além do nome e do e-mail. Você também pode fornecer campos específicos para diferentes tipos de informação.
Tudo isso significa que quando chegar o momento do compromisso, você está pronto para começar imediatamente.
Considerações Finais
É praticamente impossível administrar um negócio sem agendar pelo menos algumas reuniões. O agendamento é particularmente importante se o seu negócio depende principalmente de oferecer serviços aos clientes por meio de compromissos. E o processo de agendamento pode facilmente ficar confuso e complicado, principalmente se você estiver usando sistemas manuais.
Nesse caso, o sucesso do seu negócio depende de ter um sistema confiável e simplificado para administrar o processo de agendamento.
A boa notícia — existe uma forma e um sistema para agendar mais compromissos, e você acabou de aprendê-los neste guia.
O que resta fazer é começar a implementar essas dicas e estratégias no seu negócio.
Boa sorte!