Todos entendemos que oferecer uma excelente experiência ao cliente é importante para que as empresas atraiam leads e construam uma base de clientes. No entanto, de acordo com o Relatório de Tendências Jurídicas de 2019 da Clio, os advogados ficam aquém na entrega de comunicações de qualidade aos clientes. Em um estudo realizado com 1.000 escritórios de advocacia, a maioria deles sofre com respostas deficientes a e-mails e mensagens de voz. Embora os escritórios de advocacia sejam melhores em atender chamadas telefônicas, raramente retornam as ligações. E quando conseguem tempo para fazer o acompanhamento, não fornecem informações suficientes por telefone.
É alarmante que, no relatório da Clio, entre os clientes pesquisados que entraram em contato com um advogado, 64% mencionaram que o escritório de advocacia que não acabaram contratando não respondeu ao telefone ou ao e-mail. Os clientes têm baixas expectativas em relação aos escritórios de advocacia em geral. Essa descoberta revela uma lacuna entre as expectativas dos clientes e o que os escritórios de advocacia acreditam ser capazes de entregar. Quando os escritórios oferecem uma experiência ao cliente abaixo do padrão, correm o risco de afastar clientes em potencial.
Mas a descoberta também apresenta uma oportunidade para você trabalhar na melhoria do seu processo de admissão de clientes. Se você conseguir executar um processo de admissão de clientes simplificado que supere as expectativas deles, suas chances de ser contratado serão muito maiores do que as dos escritórios concorrentes. Então, como você pode melhorar seu processo de admissão de clientes? Há duas soluções que você pode experimentar.
1. Contratar um recepcionista jurídico virtual
Se você é um advogado autônomo ou administra um pequeno escritório de advocacia, atender chamadas telefônicas durante o horário de trabalho pode interromper seu fluxo de trabalho. Quando você não consegue responder às mensagens de voz de leads qualificados ou fazer o acompanhamento posterior, está perdendo oportunidades de conquistar clientes para o seu escritório.
Contratar um recepcionista jurídico interno parece ser a solução mais óbvia. Mas o custo pode ser elevado. Em média, o salário anual de um recepcionista jurídico em tempo integral é de aproximadamente US$ 46.360. Quando se levam em conta benefícios adicionais, como plano de saúde e férias remuneradas, os custos podem aumentar rapidamente. Além disso, há um custo de oportunidade envolvido na contratação, no treinamento e no gerenciamento de um recepcionista. Quanto mais tempo é gasto nessas tarefas administrativas, menos tempo você tem para se dedicar ao trabalho com os clientes.
Uma solução alternativa é contratar um recepcionista jurídico virtual. Essa solução oferece vários benefícios importantes que podem torná-la uma escolha mais adequada para você.
Preços mais acessíveis: Muitas empresas de recepcionistas jurídicos virtuais oferecem planos de preços escalonados que atendem às necessidades de escritórios de advocacia de diferentes tamanhos. A Back Office Betties é uma empresa boutique de recepcionistas jurídicos virtuais cujos planos variam do Bronze (US$ 299/mês, 100 minutos) ao Platinum (US$ 1.599/mês, minutos ilimitados). Se você ultrapassar o limite de minutos do plano, eles simplesmente cobram por minuto, a partir de US$ 2,59 por minuto. Se você fizer as contas, o custo de um recepcionista jurídico virtual é muito menor do que o de um recepcionista interno. Além disso, o modelo de pagamento mensal por assinatura oferece flexibilidade para alterar seu plano facilmente, sem ficar preso a um custo fixo.
Mais responsivos: Os recepcionistas jurídicos virtuais oferecem muito mais flexibilidade no atendimento de chamadas. Mesmo que ligações de leads cheguem fora do horário comercial, elas podem ser atendidas pelos recepcionistas virtuais. Enquanto alguns recepcionistas virtuais podem atender ligações após o horário comercial, outros podem ficar disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para garantir que nenhuma ligação seja perdida.
Conhecimento jurídico: Ao contrário dos recepcionistas virtuais genéricos, os recepcionistas jurídicos virtuais são treinados para compreender terminologia, processos e softwares jurídicos. Por exemplo, a Back Office Betties possui seu próprio programa de treinamento, a "Betties Legal Academy", que equipa os recepcionistas com a base essencial para se comunicar com os clientes de forma profissional. Oferecer uma experiência de qualidade aos leads aumenta as chances de conquistá-los para o seu negócio.
2. Instalar uma ferramenta de agendamento no seu site
Outra solução alternativa para melhorar a experiência de integração de clientes do seu escritório é instalar uma ferramenta de agendamento no seu site. Cerca de 40% de todos os pequenos escritórios de advocacia não possuem sites. E, dentre os escritórios que possuem sites, 70% não têm um item de chamada para ação na página inicial. À medida que mais pessoas buscam informações online, é importante tornar o acesso fácil para que os leads possam entrar em contato com você.
Uma ferramenta de agendamento fácil de usar e confiável, como o CozyCal, permite automatizar o processo de admissão do seu escritório para que você possa capturar leads qualificados a qualquer hora e em qualquer lugar. Ao automatizar o agendamento, você pode reduzir o risco de não comparecimentos, personalizar seu processo de admissão e economizar muito tempo a longo prazo.
Capture leads diretamente no site do seu escritório: Você pode criar uma experiência de reserva personalizada e profissional para capturar clientes em potencial. Quando você oferece um processo de admissão fácil de usar que atende às expectativas dos leads em potencial, é mais provável que você os retenha como clientes. Leads qualificados podem visualizar sua disponibilidade pré-definida com um simples clique para agendar sessões de consulta gratuitas imediatamente. Isso elimina as intermináveis trocas de ligações e e-mails, enquanto você gerencia todos os seus compromissos em um único lugar.
Colete informações por meio do formulário de admissão: Com base nos tipos de consulta, você pode criar formulários de admissão personalizados para coletar informações importantes dos visitantes, como nome completo, e-mail, número de telefone e motivo da consulta. As informações do formulário de admissão são salvas automaticamente para que você possa sempre fazer o acompanhamento com leads qualificados posteriormente.
Integrações poderosas para um agendamento simplificado: O CozyCal oferece uma ampla variedade de integrações, incluindo Clio, Stripe, Google Calendar e Microsoft 365, que conectam o agendamento aos seus fluxos de trabalho existentes de forma simples. Se você usa o Clio, a integração com ele permite sincronizar com o calendário do Clio em tempo real, enviar informações coletadas do formulário de admissão para os eventos do calendário do Clio e criar automaticamente novos contatos no Clio.
Economia de custos: Se o seu orçamento não permite contratar alguém para gerenciar os compromissos por você, uma ferramenta de agendamento como o CozyCal pode economizar uma quantia considerável de dinheiro. Pagando apenas US$ 15 por mês, você pode automatizar o agendamento do seu escritório de advocacia e receber novos leads 24 horas por dia, 7 dias por semana. Você só precisa converter um lead captado em cliente por ano para cobrir o custo de uso do CozyCal.
Seja sua preferência contratar um recepcionista jurídico virtual para a interação pessoal, usar uma ferramenta de agendamento para automatizar o processo de admissão no seu site, ou mesmo combinar as duas soluções, o objetivo é o mesmo: causar uma boa primeira impressão nos leads e proporcionar uma experiência excepcional ao cliente mesmo nas primeiras etapas do funil de negócios. Ao adotar essas soluções, você pode se tornar um escritório mais responsivo que oferece comunicações de qualidade de maneira oportuna. Quando você tem um processo de admissão sistematizado que vai além das expectativas dos clientes, será capaz de capturar mais clientes e fazer seu escritório crescer a longo prazo.