Como a Dropzone AI gerenciou reuniões de vendas em conferências por regiões e espaços de reunião com o CozyCal
"Precisávamos de uma ferramenta de agendamento que pudesse associar cada reunião ao representante de vendas certo e ao estande certo ao mesmo tempo. O HubSpot não conseguia fazer isso. O CozyCal conseguia, e o suporte na configuração fez toda a diferença."
A Dropzone AI é uma empresa de cibersegurança em rápido crescimento que desenvolve o Agentic SOC: uma plataforma de agentes de IA que investigam alertas de segurança de forma autônoma, rastreiam ameaças e respondem a ataques 24 horas por dia. Com a confiança de mais de 300 empresas, incluindo UiPath, Avalara e Zapier, a Dropzone AI ajuda equipes de operações de segurança a lidar com volumes de alertas que nenhuma equipe humana conseguiria triar sozinha. Em 2026, a empresa participou da RSA Conference em San Francisco com uma presença comercial completa, realizando reuniões com prospects dos Estados Unidos e do exterior.
Antes do CozyCal
Coordenar reuniões em conferências em grande escala é um desafio de agendamento diferente das chamadas de vendas do dia a dia. A equipe de vendas da Dropzone AI é organizada por região, com cada representante responsável pelos prospects com sede em seu território. Para a conferência, a equipe precisava que cada reserva correspondesse a três fatores simultaneamente: o representante de vendas correto para a região do prospect, um espaço de reunião físico no espaço da conferência e, para convidados internacionais participando virtualmente, um link do Zoom gerado automaticamente.
Eles tinham quatro espaços de reunião disponíveis. Três eram locais preferenciais e um era uma alternativa de menor prioridade. Qualquer sistema de agendamento precisaria aplicar essa prioridade automaticamente, preenchendo primeiro os espaços de reunião preferenciais antes de redirecionar o excedente para o quarto espaço.
A identidade visual também era importante. A Dropzone AI queria que toda a experiência de reserva parecesse própria, com uma URL personalizada para a página de agendamento e e-mails de confirmação enviados pelo seu próprio domínio, e não por uma ferramenta de agendamento de terceiros.
Chantel utilizava o HubSpot para agendamentos, mas as ferramentas de reserva do HubSpot não foram criadas para esse nível de complexidade lógica.
"O HubSpot é excelente para muitas coisas, mas seu agendamento foi projetado para reservas simples de um para um. Não havia como vincular automaticamente um representante de vendas a um espaço de reunião e à localização do convidado, nem como definir prioridades entre vários espaços físicos. Precisávamos de algo desenvolvido especificamente para isso."
Ela avaliou diversas ferramentas de agendamento antes de encontrar o CozyCal.
"Analisei várias alternativas. A maioria gerenciava bem o agendamento em equipe, mas nenhuma oferecia roteamento regional, reserva de recursos para espaços físicos, prioridade de espaços de reunião e identidade visual personalizada tudo em um só lugar. O CozyCal foi a primeira ferramenta capaz de realmente fazer o que precisávamos."
Após o CozyCal
A Dropzone AI configurou o agendamento em equipe do CozyCal para direcionar cada nova reserva ao representante de vendas responsável pela região do convidado. Para convidados dos Estados Unidos que participariam presencialmente da conferência, o sistema de reserva de recursos do CozyCal atribuiu cada reunião a um dos quatro espaços de reunião físicos, com os três espaços preferenciais recebendo maior prioridade de reserva do que o quarto. Para convidados de fora dos Estados Unidos, a integração do CozyCal com o Zoom gerava automaticamente um link para videochamada, substituindo completamente a atribuição de espaço de reunião.
Em relação à identidade visual, a Dropzone AI utilizou os recursos de white-label do CozyCal para publicar a página de reservas em sua própria URL personalizada, enviar e-mails de confirmação e lembrete a partir do seu próprio domínio e remover toda a identidade visual do CozyCal da experiência de reserva. Para os convidados, todo o fluxo parecia fazer parte nativa do site da Dropzone AI.
"A configuração era mais complexa do que uma página de reservas típica, mas o CozyCal nos apoiou durante toda a implementação. Esse tipo de suporte personalizado não é algo que se espera de uma ferramenta de agendamento, e fez uma diferença real."
A conferência transcorreu sem problemas. As reuniões foram mantidas dentro do cronograma, as atribuições de espaços de reunião funcionaram exatamente como planejado, e o roteamento regional garantiu que cada convidado se conectasse com o representante certo para o seu território.
"Tudo funcionou como deveria. As pessoas certas estavam se reunindo com os representantes certos, no lugar certo. Para uma empresa que vende IA que funciona de forma confiável em segundo plano, pareceu coerente que nosso agendamento fizesse o mesmo."
A Dropzone AI já planeja utilizar o CozyCal novamente em seus próximos grandes eventos.
Frequently Asked Questions
Tem mais perguntas? Entre em contacto connosco em support@cozycal.com
O CozyCal pode enviar e-mails de confirmação a partir de um domínio personalizado em vez de um endereço CozyCal?
Sim. As notificações de e-mail com marca própria do CozyCal permitem que empresas enviem confirmações de agendamento e lembretes a partir do seu próprio domínio. Os convidados recebem e-mails que correspondem à identidade visual da empresa, sem qualquer menção ao CozyCal.
A URL da página de agendamento do CozyCal pode ser personalizada para corresponder ao domínio da própria empresa?
Sim. O CozyCal suporta URLs personalizadas para a página de agendamento, de modo que a experiência de agendamento pareça uma parte nativa do site da empresa, em vez de uma ferramenta de terceiros.
O CozyCal pode atribuir reuniões tanto a um membro específico da equipe quanto a um espaço físico de reunião ao mesmo tempo?
Sim. O CozyCal suporta agendamento de equipes e reserva de recursos em conjunto, de modo que cada reserva pode ser associada simultaneamente a um membro disponível da equipe e a um espaço físico específico. Para uma configuração em conferência, isso significa que o convidado é direcionado ao representante de vendas certo e ao espaço de reunião correto em um único fluxo de agendamento.
O CozyCal pode definir diferentes prioridades de agendamento entre vários espaços físicos?
Sim. Ao configurar a reserva de recursos em vários espaços, o CozyCal permite classificações de prioridade para que os espaços de maior prioridade sejam preenchidos antes dos de menor prioridade. Isso é útil para conferências ou locais onde algumas posições são preferidas em relação a outras.
O CozyCal pode direcionar agendamentos para diferentes membros da equipe com base na região ou localização do convidado?
Sim. O agendamento de equipes do CozyCal suporta lógica de roteamento personalizada, inclusive por localização geográfica. Uma equipe de vendas organizada por território pode configurar o CozyCal para que os convidados sejam automaticamente associados ao representante responsável pela sua região, sem nenhuma atribuição manual.
O CozyCal se integra ao Zoom para reuniões virtuais?
Sim. A integração do CozyCal com o Zoom gera automaticamente um link de reunião exclusivo para cada reserva virtual e o inclui no e-mail de confirmação. Para equipes que realizam uma combinação de reuniões presenciais e virtuais, o CozyCal gerencia ambas dentro da mesma configuração.