COVID-19 har drastisk ændret den måde, mange af os driver vores virksomheder på. Inden for den korte periode af et par måneder er fjernarbejde blevet taget til sig som den nye arbejdsform af virksomheder på tværs af alle slags brancher.
Læger ser patienter online via telemedicin. Advokatfirmaer rådgiver klienter via virtuelle møder. Lærere underviser elever over Zoom-opkald.
Det virker som om pandemien natten over har katalyseret overgangen fra offline til online forretningsdrift.
Efterhånden som online møder bliver en integreret del af en virksomheds daglige arbejdsgang, er det vigtigt at vide, hvordan man effektivt afholder et virtuelt møde. Du spørger måske, hvad der egentlig er at vide om at afholde et virtuelt møde? Du starter bare et Zoom-møde og går i gang.
Men der er mere til det end det. Der er mange ingredienser, der indgår i at afholde et virtuelt møde med succes. Det spænder fra at vælge det rigtige planlægningsværktøj, finde den mest velegnede videokonferenceplatform og fastsætte tempo og dagsorden for et virtuelt møde, til at lære etiketten for virtuelle møder. Lad os dykke ned i hvert aspekt og lære, hvordan du optimerer afholdelsen af dine virtuelle møder.
Find de rigtige værktøjer til dine virtuelle møder
Når det kommer til virtuelle møder, er der to værktøjer, der er uundværlige. Et værktøj er en videokonferenceplatform, der er pålidelig at bruge til at afholde møder. Det andet værktøj er et planlægningsværktøj, der giver dig og dine gæster mulighed for nemt at booke møder.
Videokonferenceværktøj
For at finde ud af, hvilke værktøjer der passer bedst til dig, er det vigtigt at forstå dine behov. Hvis du beslutter dig for hvilket videokonferenceværktøj der er det rigtige for dig, vil du måske spørge dig selv: Afholder du store gruppewebinarer eller workshops? Så er Zoom måske det rigtige værktøj til dig. Afholder du kun én-til-én møder med klienter? Whereby kan være en bedre mulighed, da det ikke kræver, at brugerne downloader nogen apps. Hvis du er en ivrig Google-bruger, kan Google Hangouts være den bedste mulighed, da det integrerer direkte med andre Google-apps.
Aftaleplanlægningsværktøj
Ud over at finde en pålidelig videokonferenceplatform vil du også have et planlægningsværktøj, der automatiserer planlægningsprocessen og sparer tid for dig. Når det kommer til at vælge den rigtige planlægningssoftware til din virksomhed, vil du måske spørge, om dette værktøj:
- integrerer med det videokonferenceværktøj, jeg har valgt?
- håndterer automatisk tidszonekonvertering, hvis du og dine gæster befinder sig i forskellige regioner?
- manuelt kan acceptere og afvise begivenhedsanmodninger?
- automatiserer betalingsopkrævning for virtuelle sessioner?
CozyCal er bygget med fjernmøder i tankerne. Selv hvis du kun har brugt CozyCal til at planlægge personlige møder tidligere, er det udstyret med funktioner til at hjælpe dig med at overføre møder fra offline til online.
Direkte Zoom og Google Hangouts integration
Via CozyCal kan du integrere direkte med Zoom og Google Hangouts til planlægning. Afhængigt af den videokonferenceplatform, du vælger, genereres der automatisk et unikt mødelink, når en gæst booker et møde med dig, og det deles med dine gæster via en kalenderbegivenhed og e-mailnotifikationer. Du behøver ikke bekymre dig om at sende et link separat til bookede gæster. Direkte integrationer gør planlægningen af virtuelle møder lettere og hurtigere.
Automatisk tidszonedetektion og -konvertering
Hvis dine potentielle kunder eller klienter befinder sig i en anden tidszone end dig, registrerer CozyCal automatisk tidszoneforskelle og viser din tilgængelighed i gæstens tidszone. Dette fjerner besværet med manuel tidszonekonvertering for dine gæster.
Accepter eller afvis begivenhedsanmodninger manuelt
Det er vigtigt at sikre, at aftaler bookes af de rette personer. Når din kalender vises offentligt, er det muligt, at der kan komme spam eller tilfældige bookinger ind. For at løse dette problem giver CozyCals begivenhedsanmodningsfunktion dig mulighed for manuelt at acceptere eller afvise en afventende aftale. Efter at en gæst har valgt et tidspunkt og en dato og udfyldt formularen, modtager du straks en e-mailnotifikation om begivenhedsanmodningen. Efter at have gennemgået gæstens oplysninger kan du derefter beslutte, om det er et kvalificeret lead.
Indsaml betalinger for dine virtuelle sessioner
Hvis du opkræver gebyrer for virtuelle sessioner, automatiserer CozyCals Stripe-integration betalingsopkrævningsprocessen. Når Stripe er tilsluttet, kan du tydeligt angive priser for begivenhedstyper på bookingsiden i din foretrukne valuta. Gæster skal først foretage betalinger, før de kan sikre sig en tidslucke til det virtuelle møde.
Afhold dine møder velforberedt
Uanset om du afholder et konsultationsmøde, et gruppewebinar, en fitnesstræningssession eller en konference, er det vigtigt at være forberedt på forhånd.
Test din teknologi
Inden mødet begynder, er det altid en god idé at starte dit virtuelle rum et par minutter i forvejen for at sikre, at video, lyd og skærmdeling fungerer korrekt. Du ønsker ikke at komme for sent til et planlagt møde på grund af tekniske problemer, særligt når du er vært for mødet. Det er også vigtigt at informere dine gæster om, hvilket videokonferenceværktøj du bruger. I CozyCal, hvis du bruger Zoom-integrationen, deles et unikt genereret Zoom-mødelink med dine planlagte gæster, så de kan downloade Zooms app på forhånd.
Tjek dit udseende og din baggrund
At se godt ud til et virtuelt møde kan være vigtigere, end du tror. Hvis du afholder et møde med nye potentielle kunder eller klienter, vil du klæde dig på for at fremstå præsentabel og professionel. (Men hvis du ikke præsenterer stående op, kan det måske accepteres at beholde pyjamasbukserne på.) Der er mange tips til at få dig til at se bedst ud på videoopkald, herunder at fokusere belysningen på dit ansigt, undgå lave vinkler og holde din hud sund og frisk. En neutral baggrund fri for forstyrrelser og støj fungerer bedst til at fokusere andres opmærksomhed udelukkende på dig under mødet.
Sæt en mødeagenda
At fastsætte en mødeagenda er afgørende for at maksimere et mødes effektivitet. Angiv nøglemålsætninger, en mødestruktur og handlingspunkter, som mødet vil dække. At have en solid dagsorden er særligt vigtig for store gruppemøder eller konferencer, da du skal facilitere og engagere flere deltagere. Dagsordenen vil hjælpe mødedeltagere med at forstå, hvad de kan forvente, så de kan komme forberedt med eventuelle spørgsmål om dine produkter eller tjenester.
Etikette for virtuelle møder
Selvom virtuelle møder følger lignende etikette som personlige møder, er der nogle yderligere tips, der kan hjælpe dig med at afholde bedre virtuelle møder.
- Start mødet med en mini-icebreaker for at varme op stemningen og få alle til at føle sig mere komfortable
- Etabler virtuel 'øjenkontakt' ved at kigge ind i kameraet, når du taler. Det hjælper med at engagere folk og opmuntre til aktiv lytning. Dette tip overses ofte, fordi det er nemt at stirre på omgivelserne, når andre mødedeltagere ikke er fysisk til stede i samme rum som dig. Det, jeg gør, er at sætte et klistermærke lige ved siden af computerens kamera for at minde mig selv om at kigge på det, mens jeg taler, og smile 😃
- Sluk for eller slå notifikationer fra på både din computer og telefon.
- Hvis der er baggrundsstøj, så slå dig selv fra lyden, hvis du ikke taler.
- Luk ubrugte faner og applikationer, der kan forstyrre mødet. Du ønsker trods alt ikke, at en YouTube-video popper op og spiller Drakes nye hits midt i en demosession.
- Hvis du planlægger at dele din skærm, så gør de relevante dokumenter eller filer klar til præsentation på forhånd.
Opfølgning efter mødet
Når et virtuelt møde slutter, skal du muligvis følge op afhængigt af konteksten. Uanset om det drejer sig om at planlægge det næste online opfølgningsmøde med klienter, bede nye potentielle kunder om feedback eller dele mødeoptagelser med deltagerne, er opfølgning et vigtigt skridt til at holde andre engagerede. Du kan besvare spørgsmål, som du ikke nåede at adressere under mødet, og også indhente yderligere information fra opfølgningskommunikationen.
I denne usædvanlige tid, hvor personlige møder måske ikke finder sted i lang tid, er virksomheder nødt til at tilpasse sig nye ændringer ved at bruge teknologi til at operere og kommunikere mere effektivt. Du er måske ny til at afholde online møder. Men ved at følge vejledningen ovenfor kan du strømline processen med at afholde virtuelle møder og afvikle dem gnidningsløst.