Alrededor de esta época del año pasado, compartimos una lista de 10 herramientas de productividad para propietarios de pequeñas empresas. Hoy seguimos utilizando algunas de ellas en nuestros flujos de trabajo diarios, incluyendo Zapier, ProfitWell y FocusBooster. De hecho, hemos creado una integración directa con Zapier para que puedas crear zaps entre CozyCal y más de 500 aplicaciones a través de Zapier y así automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Puedes leer más sobre cuatro de nuestros zaps favoritos aquí para ver cómo optimizar mejor tu proceso de programación.
En cuanto a las herramientas restantes, reemplazamos algunas de ellas por opciones más eficientes. Por ejemplo, reemplazamos MailChimp y Zendesk con Intercom, una plataforma de mensajería y correo electrónico para clientes que nos permite chatear con clientes y prospectos en tiempo real, así como enviar campañas de correo electrónico automatizadas. También reemplazamos Evernote, Trello y Teux-Deux (aplicación de lista de tareas) con la poderosa herramienta todo en uno de gestión del conocimiento Notion, sobre la cual hablaré más adelante.
En esta publicación, queremos compartir contigo tres herramientas que están profundamente integradas en nuestros flujos de trabajo para gestionar CozyCal. Nos han ayudado a aumentar nuestra eficiencia en la gestión de proyectos, la delegación de tareas, la coordinación del equipo y la recopilación de comentarios. Adentrémonos y veamos por qué son especiales para nosotros.
1. Notion 🗂
Aunque el mundo no escasea de listas de tareas, herramientas de gestión de proyectos y toma de notas, Notion es verdaderamente una fuerza propia. Es una herramienta de espacio de trabajo todo en uno con la que puedes tomar notas, archivar información, gestionar proyectos e incluso crear bases de datos sencillas.
Chris y yo usamos Notion tanto para gestionar los flujos de trabajo de CozyCal como para asuntos personales. Hemos convertido Notion en la sede de operaciones de CozyCal. Desde la configuración de tableros Kanban para incidencias, la redacción de publicaciones de blog y el archivo de portafolios de diseño, hasta la planificación de viajes por carretera y el registro de momentos de inspiración, puedo organizarlo todo en Notion. La flexibilidad y versatilidad de Notion es lo que me atrae, porque me ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza al no tener que cambiar entre diez mil aplicaciones diferentes.
Además de contar con funciones potentes, Notion es visualmente impresionante. Su elegancia Zen y su diseño de vanguardia nos dejan sin palabras. ¿Sabes cómo trabajar en un entorno bellamente diseñado se siente simplemente delicioso? Eso es lo que Notion me hace sentir. Crea un entorno digital prístino y de estilo Zen en el que puedo sumergirme para concentrarme en completar tareas y crear contenido.
Aunque uso más la versión de escritorio, Notion tiene aplicaciones tanto para iOS como para Android, lo que hace que la transición entre diferentes dispositivos sea perfecta. También cuenta con un plan de precios accesible de solo $4/mes para el plan personal y $8/mes por miembro para el plan de equipo. Actualmente estamos en el plan de equipo porque almacenamos documentos e imágenes en Notion, y el plan gratuito tiene un límite de solo 5 MB de almacenamiento. Para nosotros, poder alcanzar un estado mental de Zen digital al costo de 2 lattes al mes por persona es una inversión que vale la pena.
2. Appear.in 📽
Hace un par de meses, nuestro amigo James de Systems Matter nos preguntó si CozyCal podía conectarse con Zoom o Google Hangout a través de Zapier para generar enlaces de sala de videoconferencia para eventos reservados. Sin embargo, para hacer un zap con Zoom, se requiere una cuenta de Zoom de pago, lo que supondría un costo adicional para los usuarios de CozyCal. Además, Zapier no es compatible actualmente con Google Hangout.
Este problema me llevó a una misión de búsqueda de una herramienta de conferencias gratuita que pudiera integrarse fácilmente al proceso de programación de CozyCal. Finalmente, encontré una herramienta de videollamadas gratuita y fácil de usar: Appear.in. Como dato adicional, la empresa tiene su sede en Noruega, lo cual me parece bastante interesante.
Después de registrarme para obtener una cuenta gratuita en Appear.in, creé mi propia sala de chat en https://appear.in/kat.cozycal e inserté este enlace en el mensaje de confirmación del evento, el correo electrónico de confirmación y el correo electrónico de recordatorio para la sesión de demostración de CozyCal. Cuando un invitado reserva una sesión de demostración conmigo, recibirá el enlace de la sala de chat en los correos electrónicos y en su evento de calendario. En el momento programado de la sesión de demostración, llamará a la puerta de la sala de chat y luego yo le daré acceso para unirse a la videollamada. Hasta ahora, ha funcionado muy bien para mí, ya que puedo compartir mi pantalla y enviar mensajes de chat con los invitados en la sala de chat.
Si tienes eventos que requieren videoconferencia, puedes crear una sala de chat en Appear.in e insertarla en tu página de reservas de CozyCal. Actualmente estamos en el plan gratuito, que permite 4 participantes y 1 sala de chat. Pero si tienes un equipo más grande o necesitas recibir a más invitados en la videollamada, su plan pro cuesta $9.99 al mes.
3. Canny 📮
Recopilar comentarios de los usuarios es una de las tareas más importantes para CozyCal. Cada día, tenemos clientes que envían sus solicitudes de funciones y sus opiniones. Con la valiosa aportación de nuestros usuarios, podemos iterar constantemente y priorizar las funciones más importantes para desarrollar en CozyCal.
En los primeros días, el seguimiento manual de los comentarios no era un problema ya que el volumen era bajo. Pero a medida que tenemos más usuarios, automatizar la recopilación de comentarios podría ahorrarnos una cantidad considerable de tiempo. Inicialmente, etiquetábamos los mensajes de chat para recopilar opiniones en Intercom, el servicio de mensajería que usamos para hablar con los usuarios. Sin embargo, el sistema de etiquetado no funcionaba muy bien para compilar y organizar los comentarios. Desde entonces, hemos estado buscando una solución para automatizar este proceso.
Encontramos Canny en Indie Hackers, una comunidad en línea para personas que están haciendo bootstrapping (iniciando negocios sin financiamiento externo) con negocios de software. Resulta que los creadores de Canny, Sarah y Andrew, también son una pareja que está construyendo Canny desde cero.
Hemos creado el mapa de ruta de CozyCal en Canny, que muestra la lista de solicitudes de funciones enviadas por nuestros usuarios. La sencilla interfaz de Canny nos ayuda a capturar los comentarios en un lugar organizado. Según el número de votos positivos, podemos priorizar y desarrollar las funciones adecuadas para CozyCal. Otro beneficio de usar Canny es que les da a nuestros usuarios la flexibilidad de enviar comentarios por su propia cuenta. Cuando haces clic en "Obtener ayuda" en tu panel de CozyCal, serás dirigido a nuestro mapa de ruta, donde puedes votar positivamente por las funciones existentes o enviar nuevas.
Ya sea que estés gestionando un negocio basado en servicios o en productos, es muy probable que los comentarios de los clientes sean fundamentales para la salud de tu negocio. Si tu negocio requiere aportes constantes de los usuarios, entonces Canny es una excelente solución para automatizar este paso.
Esas son las tres herramientas que recomendamos. Nos han ayudado a sistematizar nuestros flujos de trabajo y a ser más organizados. Esperamos que tengas la oportunidad de probarlas y ver si pueden formar parte de las operaciones de tu negocio también.
¿Tienes alguna pregunta, comentario o sugerencia? ¿Tienes curiosidad por saber más sobre CozyCal? No dudes en chatear con nosotros, dejar tus comentarios en nuestro mapa de ruta o escribirnos a kat@cozycal.com. ¡Nos encantaría saber de ti! 😊