A COVID-19 mudou drasticamente a forma como muitos de nós gerenciamos nossos negócios. Em poucos meses, o trabalho remoto foi adotado como a nova modalidade de trabalho por empresas de todos os tipos de indústrias.
Médicos estão atendendo pacientes online por meio da telemedicina. Escritórios de advocacia estão consultando clientes por meio de reuniões virtuais. Professores estão instruindo alunos por chamadas no Zoom.
Parece que, da noite para o dia, a pandemia catalisou a transição das operações comerciais do presencial para o online.
À medida que as reuniões online se tornam parte integrante do fluxo de trabalho diário de uma empresa, é importante saber como conduzir uma reunião virtual com eficiência. Você pode se perguntar: o que há para saber sobre como conduzir uma reunião virtual? Basta abrir uma reunião no Zoom e pronto.
Bem, há mais nisso. Existem muitos ingredientes que contribuem para o sucesso de uma reunião virtual. Isso vai desde a escolha da ferramenta de agendamento certa, a busca pela plataforma de videoconferência mais adequada, a definição do ritmo e da pauta da reunião virtual, até o aprendizado da etiqueta em reuniões virtuais. Vamos explorar cada aspecto e aprender como otimizar a condução de suas reuniões virtuais.
Encontrando as ferramentas certas para suas reuniões virtuais
Quando se trata de reuniões virtuais, há duas ferramentas indispensáveis. Uma é uma plataforma de videoconferência confiável para conduzir reuniões. A outra é uma ferramenta de agendamento que permite que você e seus convidados marquem reuniões com facilidade.
Ferramenta de videoconferência
Para descobrir quais ferramentas são mais adequadas para você, é importante entender quais são suas necessidades. Se você está decidindo qual ferramenta de videoconferência é a mais indicada para você, você pode se perguntar: Você está hospedando webinars ou workshops para grandes grupos? Então o Zoom pode ser a ferramenta certa para você. Você realiza apenas reuniões individuais com clientes? O Whereby pode ser uma opção melhor, pois não exige que os usuários baixem nenhum aplicativo. Se você é um usuário assíduo do Google, o Google Hangouts pode ser a melhor opção, pois se integra diretamente a outros aplicativos do Google.
Ferramenta de agendamento de compromissos
Além de encontrar uma plataforma de videoconferência confiável, você também precisará de uma ferramenta de agendamento que automatize o processo e economize seu tempo. Ao escolher o software de agendamento certo para o seu negócio, você deve se perguntar se essa ferramenta:
- integra-se com a ferramenta de videoconferência que escolhi?
- realiza a conversão automática de fuso horário caso você e seus convidados estejam em regiões diferentes?
- aceita e recusa solicitações de eventos manualmente?
- automatiza a cobrança de pagamentos para sessões virtuais?
O CozyCal foi criado pensando em reuniões remotas. Mesmo que você tenha usado o CozyCal apenas para agendar reuniões presenciais, ele está equipado com recursos para ajudá-lo a migrar reuniões do presencial para o online.
Integração direta com Zoom e Google Hangouts
Por meio do CozyCal, você pode integrar diretamente com o Zoom e o Google Hangouts para agendamento. Dependendo da plataforma de videoconferência escolhida, assim que um convidado marcar uma reunião com você, um link de reunião exclusivo é gerado automaticamente e compartilhado com seus convidados por meio de um evento no calendário e notificações por e-mail. Você não precisa se preocupar em enviar um link separadamente para os convidados que fizeram a reserva. As integrações diretas tornam o agendamento de reuniões virtuais mais fácil e rápido.
Detecção e conversão automática de fuso horário
Se seus leads ou clientes estiverem em um fuso horário diferente do seu, o CozyCal detecta automaticamente as diferenças de fuso horário e exibe suas disponibilidades no fuso horário do convidado. Isso elimina o trabalho de conversão manual de fuso horário para seus convidados.
Aceitar ou recusar solicitações de eventos manualmente
É importante garantir que os agendamentos sejam feitos pelas pessoas certas. Quando seu calendário é exibido publicamente, é possível que haja spam ou reservas aleatórias chegando. Para resolver esse problema, o recurso de solicitação de eventos do CozyCal permite que você aceite ou recuse manualmente um agendamento pendente. Após um convidado selecionar um horário, uma data e preencher o formulário de triagem, você receberá imediatamente uma notificação de solicitação de evento por e-mail. Depois de revisar as informações do convidado, você pode decidir se trata-se de um lead qualificado.
Cobrar pagamentos pelas suas sessões virtuais
Se você cobra taxas por sessões virtuais, a integração com o Stripe do CozyCal automatiza o processo de cobrança. Uma vez que o Stripe esteja conectado, você pode listar os preços dos tipos de eventos claramente na página de reserva e na moeda de sua preferência. Os convidados precisarão efetuar o pagamento antes de garantir o horário da reunião virtual.
Conduza suas reuniões de forma preparada
Seja conduzindo uma reunião de consultoria, um webinar em grupo, uma sessão de treinamento físico ou uma conferência, é importante estar preparado com antecedência.
Teste sua tecnologia
Antes de a reunião começar, é sempre uma boa ideia abrir sua sala virtual alguns minutos antes para garantir que vídeo, áudio e compartilhamento de tela estejam funcionando corretamente. Você não quer se atrasar para uma reunião agendada por dificuldades técnicas, especialmente quando você é o anfitrião. Também é importante informar seus convidados qual ferramenta de videoconferência você está usando. No CozyCal, se você estiver usando a integração com o Zoom, um link de reunião Zoom gerado exclusivamente é compartilhado com seus convidados agendados para que eles possam baixar o aplicativo do Zoom com antecedência.
Verifique sua aparência e plano de fundo
Estar bem apresentado para uma reunião virtual pode ser mais importante do que você imagina. Se você está recebendo novos leads ou clientes, você quer se vestir de forma apresentável e profissional. (Mas se você não estiver se apresentando em pé, continuar de pijama pode ser aceitável.) Existem muitas dicas para se sair melhor em chamadas de vídeo, incluindo focar a iluminação no rosto, evitar ângulos baixos e manter a pele com boa aparência. Ter um plano de fundo simples, sem distrações e ruídos, funciona melhor para manter a atenção dos outros voltada exclusivamente para você durante a reunião.
Defina uma pauta para a reunião
Definir uma pauta para a reunião é fundamental para maximizar sua eficiência. Estabeleça os principais objetivos, a estrutura da reunião e os itens de ação que serão abordados. Ter uma pauta sólida é particularmente importante para grandes reuniões em grupo ou conferências, pois você precisará facilitar a dinâmica e engajar múltiplos participantes. A pauta ajudará os participantes a entenderem o que esperar, para que possam chegar preparados com perguntas sobre seus produtos ou serviços.
Etiqueta em reuniões virtuais
Embora as reuniões virtuais sigam uma etiqueta semelhante às reuniões presenciais, existem algumas dicas adicionais que podem ajudá-lo a conduzir melhores reuniões virtuais.
- Comece a reunião com uma pequena atividade de quebra-gelo para aquecer o ambiente e deixar todos mais à vontade
- Estabeleça "contato visual" virtual olhando diretamente para a câmera quando estiver falando. Isso ajuda a engajar as pessoas e estimula a escuta ativa. Essa dica é frequentemente ignorada porque é fácil olhar ao redor quando os outros participantes não estão fisicamente presentes no mesmo espaço que você. O que faço é colocar um adesivo bem ao lado da câmera do meu computador para me lembrar de olhar para ela enquanto falo, e sorrir 😃
- Desative ou silencie as notificações tanto no computador quanto no celular.
- Se houver ruídos de fundo, silencie seu microfone quando não estiver falando.
- Feche abas e aplicativos não utilizados que possam interferir na reunião. Afinal, você não quer que um vídeo do YouTube apareça tocando os novos hits do Drake no meio de uma sessão de demonstração.
- Se você planeja compartilhar sua tela, prepare com antecedência os documentos ou arquivos relevantes para a apresentação.
Acompanhamento após a reunião
Quando uma reunião virtual termina, pode ser necessário fazer um acompanhamento dependendo do contexto. Seja agendando a próxima reunião de acompanhamento online com clientes, pedindo feedback a novos leads ou compartilhando a gravação da reunião com os participantes, o acompanhamento é uma etapa importante para manter todos engajados. Você pode responder a perguntas que não teve a oportunidade de abordar durante a reunião e também obter informações adicionais por meio da comunicação de acompanhamento.
Durante este período incomum, no qual reuniões presenciais podem não acontecer por muito tempo, as empresas precisam se adaptar às novas mudanças usando a tecnologia para operar e se comunicar com mais eficiência. Você pode ser novo em hospedar reuniões online. Mas seguindo o guia acima, você pode simplificar o processo de conduzir reuniões virtuais e realizá-las sem dificuldades.