For cirka et år siden delte vi en liste over 10 produktivitetsværktøjer til ejere af små virksomheder. I dag bruger vi stadig nogle af dem i vores daglige arbejdsgange, herunder Zapier, ProfitWell og FocusBooster. Faktisk har vi bygget direkte integration med Zapier, så du kan oprette zaps mellem CozyCal og over 500 andre apps via Zapier for at automatisere gentagne og tidskrævende opgaver. Du kan læse mere om fire af vores foretrukne zaps her og se, hvordan du kan strømline din planlægningsproces endnu bedre.
For de resterende værktøjer erstattede vi nogle af dem med mere effektive alternativer. For eksempel erstattede vi MailChimp og Zendesk med Intercom, som er en platform til kundebeskedgivning og e-mail, der giver os mulighed for at chatte med kunder og leads i realtid samt sende automatiserede e-mailkampagner. Vi erstattede også Evernote, Trello og Teux-Deux (to-do-listeapp) med det kraftfulde alt-i-ét-videnstyringsværktøj Notion, som jeg vil uddybe nedenfor.
I dette indlæg vil vi dele tre værktøjer, der er dybt integrerede i vores arbejdsgange i forbindelse med driften af CozyCal. De har hjulpet os med at øge vores effektivitet inden for projektledelse, opgavedelegering, teamkoordinering og feedbackindsamling. Lad os dykke ned i, hvorfor de er særlige for os.
1. Notion 🗂
Selvom verden ikke mangler to-do-lister, projektledelsesværktøjer og notetagningsapps, er Notion virkelig en klasse for sig. Det er et alt-i-ét-arbejdsrumsværktøj, hvor du kan tage noter, arkivere information, administrere projekter og endda oprette enkle databaser.
Chris og jeg bruger Notion både til at administrere CozyCal's arbejdsgange og til personlige anliggender. Vi har gjort Notion til hovedkvarteret for CozyCal's drift. Fra opsætning af Kanban-boards til issues, udkast til blogindlæg og arkivering af designporteføljer til planlægning af roadtrips og registrering af pludselige ideer – jeg kan organisere det hele i Notion. Notion's fleksibilitet som en schweizisk lommekniv er det, der tiltrækker mig, fordi det sparer mig for meget tid og besvær ved at skifte frem og tilbage mellem tusindvis af forskellige apps.
Ud over at være udstyret med kraftfulde funktioner er Notion betagende smukt. Vi er blæst bagover af dets zen-elegance og topmoderne design. Du ved jo, hvordan det føles at arbejde i et smukt designet miljø – det er simpelthen en fryd, ikke sandt? Det er præcis, hvad Notion giver mig. Det skaber et rent og zen-lignende digitalt miljø, hvor jeg kan fordybe mig og fokusere på at afkrydse opgaver og skabe indhold.
Selvom jeg bruger desktopversionen mest, har Notion apps til både iOS- og Android-brugere, hvilket gør overgangen mellem forskellige enheder problemfri. Det kommer også med en overkommelig prisstruktur på blot $4/måned for den personlige plan og $8/måned pr. medlem for teamplanen. Vi er nu på teamplanen, fordi vi gemmer dokumenter og billeder i Notion, og den gratis plan er begrænset til blot 5 MB lagerplads. For os er det en god investering at opnå en digital zen-sindstilstand for prisen af 2 lattes om måneden per person.
2. Appear.in 📽
For et par måneder siden spurgte vores ven James fra Systems Matter, om CozyCal kunne forbindes med Zoom eller Google Hangout via Zapier for at generere videokonferencerumlinks til bookede arrangementer. Men for at zappe med Zoom kræves der en betalt Zoom-konto, hvilket ville tilføje ekstra omkostninger for CozyCal-brugere. Derudover understøtter Zapier i øjeblikket ikke Google Hangout.
Dette problem sendte mig ud på en søgemission efter et gratis konferenceværktøj, der nemt kan tilføjes til CozyCal's planlægningsproces. Til sidst stødte jeg på det gratis og brugervenlige videoopkaldsværktøj Appear.in. Som en sidebemærkning er virksomheden baseret i Norge, hvilket jeg synes er ret sejt.
Efter at have oprettet en gratis konto med Appear.in reserverede jeg mit eget chatrum på https://appear.in/kat.cozycal og indlejrede dette link i bekræftelsesbeskeden for begivenheden, bekræftelses-e-mailen og påmindelses-e-mailen til CozyCal's demosession. Når en gæst booker en demosession med mig, vil de modtage chatrumslinket i e-mails samt i deres kalenderbegivenhed. På det planlagte tidspunkt for demosessionen vil de banke på chatrummets dør, og så vil jeg give dem adgang til at deltage i videoopkaldet. Indtil videre har det fungeret rigtig godt for mig, da jeg kan dele min skærm og sende chatbeskeder med gæster i chatrummet.
Hvis du har arrangementer, der kræver videokonference, kan du oprette et Appear.in chatrum og indlejre det på din CozyCal-bookingside. Vi er på den gratis plan nu, som tillader 4 deltagere og 1 chatrum. Men hvis du har et større team eller har brug for at have flere gæster med til videoopkaldet, er deres pro-plan på $9,99 pr. måned.
3. Canny 📮
Indsamling af feedback fra brugere er en af de vigtigste opgaver for CozyCal. Hver dag indsender kunder deres ønskede funktioner og feedback. Med det uvurderlige input fra vores brugere er vi i stand til konstant at iterere og prioritere de vigtigste funktioner at bygge til CozyCal.
I de tidlige dage var manuel sporing af feedback ikke et problem, da mængden af feedback var lav. Men efterhånden som vi har fået flere brugere ombord, kan automatisering af feedbackindsamlingen spare os en betragtelig mængde tid. Indledningsvis taggede vi chatbeskeder for at indsamle feedback på Intercom, den chatbeskedtjeneste vi bruger til at tale med brugere. Tagningssystemet fungerer dog ikke så godt til at sammenstille og organisere feedback. Siden da har vi søgt efter en løsning til at automatisere denne proces.
Vi stødte på Canny på Indie Hackers, et online-fællesskab for folk, der bootstrapper (starter virksomheder uden ekstern finansiering) softwarevirksomheder. Det viser sig, at skaberne af Canny, Sarah og Andrew, også er et par, der bygger Canny fra bunden.
Vi har oprettet CozyCal's roadmap i Canny, der viser listen over funktionsønsker, som vores brugere har indsendt. Canny's enkle grænseflade hjælper os med at indsamle feedback ét organiseret sted. Baseret på antallet af upvotes kan vi prioritere og bygge de rigtige funktioner til CozyCal. En anden fordel ved at bruge Canny er, at det giver vores brugere fleksibiliteten til at indsende feedback på eget initiativ. Når du klikker på "Get Help" på dit CozyCal-dashboard, vil du blive ført til vores roadmap, hvor du enten kan upvote eksisterende funktioner eller indsende nye.
Uanset om du driver en servicebaseret eller produktorienteret virksomhed, er kundefeedback sandsynligvis afgørende for din virksomheds sundhed. Hvis din virksomhed kræver konstant input fra brugere, er Canny en fremragende løsning til at automatisere dette trin.
Det er de tre værktøjer, vi anbefaler. De har hjulpet os med at systematisere vores arbejdsgange og være mere organiserede. Vi håber, at du får lejlighed til at tjekke dem ud og se, om de kan blive en del af din virksomheds drift.
Har du spørgsmål, kommentarer eller feedback? Nysgerrig efter at lære mere om CozyCal? Du er velkommen til at chatte med os, efterlade din feedback på vores roadmap eller sende os en besked på kat@cozycal.com. Vi vil meget gerne høre fra dig! 😊