Haben Sie Schwierigkeiten, mehr Termine für Ihr Unternehmen zu vereinbaren? Suchen Sie nach Ratschlägen, wie Sie mehr Kunden dazu bringen können, einen Termin bei Ihnen zu buchen?
In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum Sie an der Verbesserung Ihrer Terminplanung arbeiten müssen. Sie erfahren auch, was Kunden möglicherweise daran hindert, Termine bei Ihnen zu buchen. Abschließend gehen wir die sieben Tipps durch, die Ihnen helfen, mehr Termine zu vereinbaren.
Es gibt viel zu besprechen, also legen wir gleich los.
Warum ist die Verbesserung des Terminplanungsprozesses so wichtig?
Auf die Gefahr hin, das Offensichtliche zu sagen – es ist praktisch unmöglich, ein Unternehmen zu führen, ohne zumindest einige Meetings zu planen. Natürlich benötigen bestimmte Unternehmensarten mehr Buchungen als andere. Ein Wellness- und Gesundheitsspa oder ein Nagelstudio beispielsweise würde täglich viele Terminslots füllen. Andererseits muss eine kleine Anwaltskanzlei möglicherweise nicht mehr als eine Handvoll Meetings pro Woche planen.
Dennoch müssen wir Termine für unsere Unternehmen buchen und planen. Es ist Teil unserer Abläufe und treibt einen Großteil unseres Geschäfts an.
Dies bringt uns zu einem wichtigen Aspekt des Problems – wir müssen Kunden dazu bringen, diese Termine zu buchen.
Natürlich buchen Sie möglicherweise einige Meetings selbst. Aber laut Daten werden fast die Hälfte aller Buchungen von Kunden und nicht vom Unternehmen vorgenommen.
Das bedeutet, dass diejenigen, die sich dafür entscheiden, bei Ihnen zu buchen und den gesamten Prozess selbstständig durchzuführen, höchstwahrscheinlich ein Online-Terminplanungssystem nutzen.
Darüber hinaus zeigt die Forschung, dass bis zu 46 % der Buchungen verloren gehen würden, wenn Unternehmen Kunden keine Möglichkeit zur Selbstbuchung anbieten würden.
Wir wissen, dass etwa 28 % der Buchungen abends stattfinden, wenn das Unternehmen geschlossen ist. Weitere 18 % der Meetings werden morgens gebucht, bevor das Unternehmen öffnet.
Vielleicht können diese Kunden tagsüber kein Unternehmen anrufen, um einen Termin zu vereinbaren. Sie sind möglicherweise auch nicht in der Lage, das Unternehmen zu besuchen.
Aber sie können und tun dies gerne außerhalb der normalen Geschäftszeiten.
Leider lässt der gesamte Prozess, wie sich herausstellt, oft viel zu wünschen übrig, selbst wenn Sie diese Option anbieten.
Warum ist die Terminplanung so schwierig?
Bevor wir die verschiedenen Möglichkeiten zur Verbesserung der Terminplanung besprechen, müssen wir erörtern, warum der Prozess überhaupt so problematisch sein kann.
Wie sich herausstellt, gibt es dabei mehrere Probleme.
#1. Das endlose Hin und Her
Telefon und E-Mail sind die beiden häufigsten Kanäle, über die viele Unternehmen Kunden anbieten, Termine zu buchen. Ihre Kunden können das Unternehmen entweder anrufen oder per E-Mail kontaktieren und nach verfügbaren Terminen fragen.
Natürlich ist an diesem System absolut nichts auszusetzen. Es ermöglicht Ihnen und dem Kunden schließlich herauszufinden, wann man sich treffen kann.
Aber der Prozess verläuft selten reibungslos, oder? Es ist schwer, beim ersten Versuch eine Zeit zu finden, die für beide passt. In der Regel müssen Sie mehrere Nachrichten austauschen, bevor Sie sich auf eine Zeit einigen.
Kurz gesagt, es kann ein langer und mühsamer Prozess sein, insbesondere wenn er per E-Mail erfolgt.
Die Situation wird noch komplizierter, wenn Sie versuchen, Sitzungen mit mehreren Personen zu planen. Das Hin und Her gerät dann praktisch außer Kontrolle.
Das ändert sich jedoch, wenn Kunden online über ein dediziertes Portal buchen. In diesem Fall können sie Ihre Verfügbarkeit prüfen, geeignete Zeiten oder Termine auswählen und die Buchung abschließen.
#2. Manuelle Buchungsprozesse
Stellen Sie sich vor – ein neuer Kunde ruft an und bittet um einen Termin. Sie ermitteln die beste Zeit, die für beide passt, tragen die Details in Ihr Notizbuch ein und widmen sich zufrieden anderen Dingen.
Aber einige Zeit später ruft ein anderer Kunde an. Diesmal nimmt Ihr Kollege das Telefon ab und nimmt dessen Buchung für den gleichen Zeitraum an. Er trägt es in seinen Kalender ein, ohne Sie zu konsultieren oder auch nur zu wissen, dass dieser bestimmte Zeitblock nicht mehr verfügbar ist.
Sie sind jetzt überbucht. Und das ist nicht das Schlimmste. Sie müssen nun versuchen, diese Termine umzuplanen. Sie müssen neue Zeiten für Treffen mit diesen Personen finden und deren Unzufriedenheit darüber in Kauf nehmen, dass sie auf einen späteren Termin verschoben werden.
Das ist das leider auch recht häufige Problem bei manuellen Buchungsprozessen. Notizbücher, Planer und Kalender funktionieren gut, wenn nur eine Person Termine bucht. Und selbst dann könnten Sie Anrufe auf Ihrem Mobiltelefon erhalten und vergessen, diese Buchung in den Kalender einzutragen, was zu weiteren Verwirrungen führt.
Dies ist ein weiteres Problem, das verschwindet, wenn Sie anfangen, Online-Planungstools zu nutzen. Alle Ihre Buchungen befinden sich an einem Ort und sind von überall aus leicht zugänglich.
#3. Informationen, die auf zu viele Orte verteilt sind
Ein weiteres häufiges Problem bei manuellen Systemen ist, dass Ihre Daten an vielen Stellen verteilt enden, was zu einem Durcheinander bei den Buchungen führt.
Zum Beispiel wissen Sie möglicherweise nicht einmal, dass eine bestimmte Buchung storniert wurde. Warum? Weil jemand anderes die Stornierung entgegengenommen und in seinem Kalender vermerkt hat. Er hat Sie jedoch nie darüber informiert.
Online-Planungssoftware bündelt alle Ihre Termindaten an einem Ort, sodass jeder im Unternehmen stets über jede Buchung informiert ist, einschließlich Terminanfragen, Stornierungen und Umbuchungen.
#4. Fehlende Möglichkeit, relevante Informationen während der Buchung zu erfassen
Hier ist ein weiteres häufiges Szenario – Sie sprechen mit einem neuen Kunden am Telefon. Er ist begierig darauf, eine Sitzung zu buchen. Also springen Sie direkt dazu, die beste Zeit für ihn zu finden, und schließen die Buchung ab. Aber nachdem er aufgelegt hat, stellen Sie fest, dass Sie vergessen haben, ihn nach einigen wichtigen Informationen zu fragen.
Sie könnten ihn natürlich zurückrufen. Das würde jedoch wieder mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Dies ist ein weiteres Problem, das verschwindet, wenn Sie dedizierte Planungssoftware verwenden. Die Software ermöglicht es Ihnen, das Aufnahmeformular anzupassen, und stellt sicher, dass Kunden stets alle benötigten Informationen bereitstellen.
#5. Fehlende vielfältige Buchungskanäle
Verschiedene Kunden bevorzugen möglicherweise unterschiedliche Kanäle zur Terminbuchung. Einige besuchen möglicherweise Ihre Website, um auf die Buchungsseite zuzugreifen. Andere suchen möglicherweise in Ihrer E-Mail-Signatur oder Ihrem Social-Media-Profil nach einem Link dazu.
Ohne ein geeignetes System könnten Sie daher unnötige Hindernisse für Kunden aufbauen, die Buchungsoption zu finden.
Dedizierte Planungssoftware ermöglicht es Ihnen, Links und Schaltflächen zur Buchungsseite an mehreren Stellen einzufügen:
Ein einfacher, benutzerfreundlicher schwebender Button auf Ihrer Website, wie der, den wir auf unserer Website verwenden:
Ein Link in der E-Mail-Signatur. So mache ich es in einer E-Mail-Signatur.
Wie Sie sehen können, sind diese Herausforderungen leicht zu bewältigen. Dies zu tun ist jedoch nur der erste Schritt, um mehr Buchungen zu erzielen.
Schauen wir uns den Prozess an, dem Sie folgen sollten, wenn Sie mehr Termine für Ihr kleines Unternehmen gewinnen möchten.
7 Tipps für mehr Terminbuchungen: der Terminplanungsablauf
Wie Sie oben gesehen haben, scheint die Terminplanung so einfach zu sein. Und doch kann so vieles schiefgehen. Selbst wenn es nicht spektakulär schiefgeht, könnten Sie immer noch auf Probleme und Schwierigkeiten mit dem Prozess stoßen.
Und ich gebe zu, das kann einen dazu verleiten zu glauben, dass es keinen anderen Weg gibt. Dass dies eben die Art und Weise ist, wie Terminplanung sein soll.
Zum Glück stimmt das nicht.
Tatsächlich gibt es einen einfachen Prozess, der sicherstellt, dass Kunden mehr Termine buchen – und der auch das Erlebnis für sie angenehm gestaltet.
Wir nennen es den Terminplanungsablauf. Er sieht so aus:
Und hier sind sieben Tipps, die Ihnen helfen, ihn in die Praxis umzusetzen.
#1. Machen Sie es Kunden einfach, Termine zu vereinbaren
Dieser besondere Ratschlag bezieht sich auf eine häufige Herausforderung, die wir oben besprochen haben. Sie wissen, dass verschiedene Kunden versuchen werden, Termine über verschiedene Kanäle zu buchen.
Einige besuchen möglicherweise direkt Ihre Website. Andere suchen Sie anderweitig online. Es könnte soziale Medien sein, da dies die Plattformen sind, die sie am häufigsten nutzen. Oder sie suchen in ihrem Posteingang nach Ihren E-Mails, um herauszufinden, wie sie dort buchen können.
Der erste Schritt zur Sicherstellung von mehr Buchungen besteht also darin, Kunden von nahezu überall Zugang zur Buchungsseite zu geben.
Erstellen Sie einen schwebenden Buchungsbutton auf Ihrer Website. So sehen Kunden, die Sie online besuchen, diese Option sofort.
Fügen Sie die Buchungsseite auch in die Navigation der Website ein.
Fügen Sie den direkten Link zu Ihrer Buchungsseite in die E-Mail-Signatur, Social-Media-Profile und andere Orte ein, wo Sie Ihr Unternehmen aufgeführt haben.
#2. Nutzen Sie eine dedizierte Planungssoftware
Möglicherweise haben Sie bereits bemerkt, dass ich in diesem Leitfaden schon auf die Vorteile der Nutzung von Terminplanungstools hingewiesen habe. Aber ich glaube, dass dieses Thema einen eigenen Abschnitt verdient.
Warum? Weil es heutzutage praktisch unmöglich ist, Termine zu buchen, ohne Software zu nutzen.
Einige der Argumente dafür haben wir bereits besprochen. Sie wissen, dass fast die Hälfte der Kunden die Buchung nicht während der Geschäftszeiten vornehmen kann. Sie wissen auch, dass sie es vorziehen, Termine online zu buchen und zu verwalten.
Ganz zu schweigen davon, dass Software praktisch alle Herausforderungen überwindet, mit denen Sie bei der Buchung von Kunden konfrontiert werden.
Mit einer dedizierten Software wie CozyCal:
- Können Kunden Termine vereinbaren, wann immer sie möchten.
- Können sie die Buchung auch verwalten, umplanen oder stornieren – und das alles ohne großen Aufwand.
- Ist das Buchen von Gruppen-Meetings mit Software wie CozyCal ein Kinderspiel. Dasselbe gilt dafür, Kunden zur Anmeldung für Webinare, Konferenzen, Workshops usw. zu bewegen.
- Haben Sie hingegen die vollständige Kontrolle über jede Buchung. Sie können beispielsweise die Termindauer festlegen, Buchungsfenster einrichten, um überlappende Termine zu verhindern, Event-Puffer verwenden und sogar bestimmte Zeitfenster blockieren.
- Ermöglicht Team-Planung es Ihnen, Meetings automatisch im Round-Robin-Verfahren zu delegieren oder Kunden das Teammitglied auswählen zu lassen, mit dem sie sich treffen möchten.
- Können Sie mit Paketbuchung Pakete verkaufen und Zahlungen für Sitzungen im Voraus einziehen. Das bedeutet nicht nur, dass Sie vorab für Ihre Leistungen bezahlt werden, sondern Sie reduzieren auch Stornierungen und Nichterscheinen.
Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.
#3. Nutzen Sie Daten, um mehr über die Präferenzen Ihrer Kunden zu erfahren
Wissen Sie – irgendetwas in Ihrem Buchungsprozess könnte Kunden abschrecken. Es könnte eine Frage im Aufnahmeformular sein, mit der sie Schwierigkeiten haben. Oder sie können möglicherweise nicht über ihren bevorzugten Kanal auf die Buchungsseite zugreifen. Oder sie finden, dass es zu viele Schritte im Prozess gibt.
Das lässt sich schwer sagen, ohne nachzufragen.
Gewöhnen Sie sich daher an, Erstkunden nach ihrer Erfahrung zu fragen. Sie könnten Ihnen Einblicke liefern, die Ihnen helfen, den Prozess noch weiter zu vereinfachen und die Anzahl der Buchungen zu erhöhen.
#4. Nutzen Sie Buchungserinnerungen
Ich bin sicher, dass Sie das immer wieder erlebt haben. Kunden nehmen die Buchung vor. Sie sind dabei auch begeistert.
Aber dann vergessen sie es und erscheinen nie.
Das scheint vielleicht kein großes Problem zu sein, aber in Wirklichkeit könnte es verlorene Zeit und sogar Umsatz für Ihr Unternehmen bedeuten.
Die Lösung – Richten Sie automatisierte Erinnerungen ein, um Kunden an den Termin zu erinnern. CozyCal beispielsweise sendet Erinnerungen per E-Mail und SMS.
Darüber hinaus können Sie jede Nachricht anpassen, um sicherzustellen, dass der Inhalt zu Ihrer Marke und Ihrer Kommunikation mit Kunden passt.
#5. Entwickeln Sie eine Richtlinie für Nichterscheinen
Es ist unvermeidlich, dass Kunden manchmal einfach den Termin vergessen. Aber manche Menschen planen Meetings leichtfertig. Sie ignorieren die Auswirkungen ihres Nichterscheinens und stornieren den Termin ohne jegliche Vorankündigung.
Dies könnte erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Nehmen wir zum Beispiel Arztpraxen. Laut von Forbes veröffentlichten Daten kosten Nichterscheinen von Patienten das US-Gesundheitssystem 150 Milliarden Dollar pro Jahr!
Die Zahl ist unvorstellbar, nicht wahr?
Wenn Sie andererseits Buchungen für von Ihnen angebotene Dienstleistungen vornehmen, ist jedes Nichterscheinen verlorener Umsatz. Und es ist mehr als das, was Sie mit dieser einen Buchung verdient hätten. Schließlich hätten Sie stattdessen jemand anderen in diesem Slot buchen können.
Eine Richtlinie für Nichterscheinen ist eine Reihe von Leitlinien und Regeln, die Sie beim Umgang mit versäumten Terminen befolgen. Ziel der Richtlinie ist es, Kunden davon abzuhalten, Termine zu verpassen – zumindest nicht ohne Vorankündigung.
Es gibt verschiedene Ansätze zur Entwicklung einer solchen Richtlinie. Die Regeln, die Sie einbeziehen, hängen größtenteils von Ihrem Unternehmen und der Art der Termine ab, die Sie festlegen.
Mindestens sollten Sie jedoch ein Stornierungsfenster einschließen und, wenn möglich, Stornogebühren festlegen.
Hier ist ein Beispiel, wie Sie im Aufnahmeformular in CozyCal einen Hinweis auf die Stornierungsrichtlinie hinzufügen können, um Nichterscheinen zu verhindern.
#6. Erläutern Sie Ihre Leistungen klar auf der Buchungsseite
Dieser Ratschlag ist besonders wichtig, wenn Sie Kunden ermöglichen, mehr als eine Art von Termin zu buchen.
Wenn es nur eine Art von Dienstleistung gibt, besteht kaum die Gefahr einer Verwechslung bei der Auswahl der Optionen.
Wenn Kunden jedoch verschiedene Arten von Dienstleistungen oder Meetingtypen buchen können, müssen Sie jede davon klar erläutern. Auf diese Weise minimieren Sie mögliche Verwirrung und reduzieren die Anzahl fehlerhafter Buchungen.
#7. Nutzen Sie das Aufnahmeformular, um möglichst viele Informationen zu erfassen
Einige Buchungen erfordern nur den Namen und die Kontaktdaten der Person. Aber Sie müssen möglicherweise auch andere Informationen erfassen – Hintergrundinformationen für eine Beratungssitzung oder den Fitnesslevel der Person für Yoga-Sitzungen und so weiter.
Wenn Sie diese Informationen vor dem Termin haben, können Sie die eigentliche Dienstleistungserbringung beschleunigen. Sie müssen sie nicht erst zu Beginn sammeln, sondern können direkt mit der Sitzung starten.
Dies mag zunächst unbedeutend erscheinen. Aber überlegen Sie, wie viel Zeit Sie zu Beginn jeder Sitzung damit verbringen, die Grundlagen zu besprechen. Wie anders würde Ihre Sitzung verlaufen, wenn Sie diese Informationen bereits hätten?
CozyCal beispielsweise ermöglicht es Ihnen, das Aufnahmeformular vollständig anzupassen. Sie können über Name und E-Mail hinaus weitere Fragen hinzufügen. Sie können auch spezifische Felder für verschiedene Arten von Informationen bereitstellen.
All das bedeutet, dass Sie bereit sind, sofort loszulegen, wenn der Zeitpunkt des Termins kommt.
Abschließende Gedanken
Es ist praktisch unmöglich, ein Unternehmen zu führen, ohne zumindest einige Meetings zu planen. Planung ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich darauf beruht, Kunden Dienstleistungen über Termine anzubieten. Und der Planungsprozess kann schnell unübersichtlich und kompliziert werden, insbesondere wenn Sie manuelle Systeme verwenden.
In diesem Fall hängt der Erfolg Ihres Unternehmens davon ab, ein zuverlässiges, optimiertes System für den Planungsprozess einzurichten.
Die gute Nachricht – Es gibt einen Weg und ein System, um mehr Termine zu planen, und Sie haben es gerade in diesem Leitfaden erfahren.
Was noch zu tun bleibt, ist damit zu beginnen, diese Tipps und Strategien in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Viel Erfolg!