Wenn es um die Terminplanung geht, ist es wichtig, dass Sie die volle Kontrolle über Ihren Kalender behalten. Wenn Sie nicht die Flexibilität haben, zu entscheiden, wer Zeiten in Ihrem Kalender buchen kann, verschwenden Sie möglicherweise mehr Zeit damit, Meetings abzusagen und umzuplanen. Im schlimmsten Fall kann es lästig werden, wenn unerwünschte Buchungen Ihren Kalender blockieren und Ihre Kunden daran hindern, verfügbare Zeiten zu wählen, die für sie passen.
Viele unserer Nutzer haben uns mitgeteilt, dass sie für ihr Unternehmen die Möglichkeit benötigen, Termine manuell anzunehmen oder abzulehnen. Sie möchten sicherstellen, dass Termine von den richtigen Personen gebucht werden. Manche möchten ihren Kalender nicht für unaufgeforderte Verkaufsgespräche freigeben und ihn nur für zahlende Kunden und Geschäftspartner zugänglich machen. Andere möchten zunächst die Angaben eines neuen Interessenten überprüfen, bevor sie die gebuchte Beratung bestätigen.
Nach diesem Feedback haben wir besser verstanden, warum eine „Event Request"-Funktion für Unternehmen wichtig ist. Daher haben wir beschlossen, die Entwicklung dieser Funktion voranzutreiben, um den Buchungsprozess zu verbessern.
Wir freuen uns, ankündigen zu können, dass CozyCal nun die „Event Request"-Funktion unterstützt, mit der Sie Terminanfragen manuell annehmen oder ablehnen und die volle Kontrolle über Ihren Kalender behalten können. Sie hilft dabei:
- unerwünschte Buchungen zu verhindern, die Ihre Zeitfenster belegen
- den Bedarf an Umbuchungen zu reduzieren
- Ihren Buchungslink frei zu teilen, ohne sich über unerwünschte Buchungen Gedanken machen zu müssen
Hier ist ein Diagramm, das den Ablauf der Event Request-Funktion zeigt, wenn sie für einen Ereignistyp aktiviert ist:
1. Event Request-Funktion für ausgewählte Ereignistypen aktivieren
Wenn Sie mehrere Ereignistypen auf Ihrer Buchungsseite haben, können Sie die „Event Request"-Funktion nur für ausgewählte Ereignistypen aktivieren. Natürlich können Sie die Event Request-Funktion jederzeit ganz einfach wieder deaktivieren, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Wenn Sie auf der unten gezeigten Beispiel-Buchungsseite Terminanfragen nur für Design Workshop manuell annehmen oder ablehnen möchten, können Sie die „Event Request"-Funktion nur für diesen Ereignistyp aktivieren, ohne andere zu beeinflussen. In diesem Beispiel akzeptiert der andere Ereignistyp Free Consultation weiterhin automatisch Meetings im Namen des Geschäftsinhabers.
2. E-Mail-Benachrichtigungen für Event Requests anpassen
Sobald die „Event Request"-Funktion aktiviert ist, können Sie die E-Mails anpassen, die zur Benachrichtigung an die Gäste gesendet werden. Es sind Standard-E-Mail-Vorlagen vorhanden, aber Sie können den Inhalt der Vorlagen anpassen, um die E-Mails persönlicher zu gestalten.
Es gibt drei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie anpassen können:
- Request Pending Email: Gäste erhalten diese E-Mail, nachdem sie ein Ereignis und einen Zeitslot ausgewählt und die Terminanfrage gesendet haben
- Request Declined Email: Gäste erhalten diese E-Mail, nachdem Sie die Terminanfrage abgelehnt haben
- Event Confirmation Email: Gäste erhalten diese E-Mail, nachdem Sie die Terminanfrage angenommen haben
3. Termine manuell annehmen oder ablehnen
Der gesamte Prozess des manuellen Annehmens oder Ablehnens von Terminanfragen ist einfach und unkompliziert. Wenn ein Gast Ihnen eine Terminanfrage sendet, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigungs-E-Mail.
Die E-Mail enthält die Antworten aus dem Anmeldeformular, sodass Sie einfach beurteilen und überprüfen können, ob der gebuchte Gast seriös ist oder nicht.
Klicken Sie einfach auf Accept or Decline Guest in der E-Mail, und Sie werden zu Ihrem CozyCal-Konto weitergeleitet, wo Sie die Terminanfrage manuell annehmen oder ablehnen können. Egal ob Sie die Terminanfrage annehmen oder ablehnen – Ihre Gäste erhalten E-Mails, die sie über Ihre Entscheidung informieren.
Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihren Kalender
Automatisierte Terminplanung sollte Sie nicht beunruhigen, wenn Sie nicht kontrollieren können, wer Zeit in Ihrem Kalender buchen kann.
Die neue „Event Request"-Funktion von CozyCal stellt sicher, dass Sie entscheiden können, ob ein Termin angenommen oder abgelehnt wird, und beseitigt so die Notwendigkeit, unerwünschte Meetings abzusagen und kurzfristige Umbuchungen zu reduzieren.
Schließlich verdienen Sie es, die volle Kontrolle über Ihren Kalender zu haben, damit Sie weniger Zeit mit der Verwaltung Ihres Kalenders verbringen und mehr Zeit für die Dinge aufwenden können, die wirklich wichtig sind.