Coworking-Spaces erfreuen sich in den letzten Jahren zunehmender Beliebtheit und bieten Freiberuflern, Unternehmern und Remote-Teams eine flexible und kostengünstige Alternative zu traditionellen Büroräumen. Die Verwaltung eines Coworking-Spaces kann jedoch komplex sein, insbesondere wenn es um die Planung und Verwaltung von Buchungen geht. Hier kommt die Coworking-Space-Buchungssoftware ins Spiel.
Was ist Coworking-Space-Buchungssoftware?
Coworking-Space-Buchungssoftware ist ein Tool, das es Coworking-Spaces ermöglicht, Buchungen und Reservierungen zu verwalten, Ressourcen zuzuweisen und die Verfügbarkeit von Räumen und anderen gemeinsam genutzten Bereichen zu steuern. Sie ist darauf ausgelegt, den Prozess der Buchung und Verwaltung von Coworking-Spaces so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.
Eine der wichtigsten Funktionen von Coworking-Space-Buchungssoftware ist die Möglichkeit, die Raumverfügbarkeit in Echtzeit anzuzeigen. Gäste können die Verfügbarkeit eines bestimmten Raumes oder Bereichs problemlos prüfen, bevor sie eine Reservierung vornehmen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Coworking-Spaces, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, da sie es den Gästen ermöglicht, ihren Besuch im Voraus zu planen.
Eine weitere wichtige Funktion ist die Möglichkeit, Gästen die eigenständige Buchung von Räumen zu ermöglichen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Vermittlern wie Rezeptionisten oder Managern für die Bearbeitung von Buchungen. Gäste können einfach online eine Reservierung vornehmen, die dann vom Personal des Coworking-Spaces bestätigt oder abgelehnt werden kann.
Coworking-Space-Buchungssoftware ermöglicht es dem Personal auch, Ressourcen effizient zuzuweisen. Dazu gehört die Zuweisung bestimmter Räume oder Bereiche an verschiedene Gäste sowie die Verwaltung der Verfügbarkeit von Ressourcen wie Projektoren, Whiteboards und anderen Geräten. Unabhängig davon, ob Ihr Coworking-Space Besprechungsräume, Konferenzräume oder private Büros anbietet, hilft ein Buchungstool dabei, die Nutzung aller verfügbaren Ressourcen zu maximieren.
Darüber hinaus bieten einige Coworking-Space-Buchungssoftwarelösungen auch die Möglichkeit, Gäste für die Nutzung des Raums zu berechnen und abzurechnen – dies kann auf stündlicher, täglicher oder monatlicher Basis erfolgen. Dies kann dem Betreiber eines Coworking-Spaces helfen, den Überblick über Einnahmen und Auslastungsrate zu behalten.
Was macht eine großartige Coworking-Space-Buchungssoftware aus?
Bei der Auswahl der richtigen Coworking-Space-Buchungssoftware gibt es mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen.
1. Benutzerfreundlichkeit
Der erste und vielleicht wichtigste Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Es nützt nichts, in eine komplexe und verwirrende Software zu investieren, mit der niemand umzugehen weiß. Dies könnte Ihre Planungsprobleme eher verschlimmern als lösen. Recherchieren Sie und finden Sie ein Buchungstool, das Ihren Anforderungen entspricht und nicht nur für Sie selbst, sondern auch für Ihre Mitarbeiter und Kunden intuitiv zu bedienen ist.
Es ist auch erwähnenswert, dass nicht alle Buchungs-Apps gleich sind. Manche eignen sich möglicherweise besser als Raumbuchungstool, während andere eher auf Teambesprechungen oder die Projektzeitverfolgung ausgerichtet sind. Auch wenn Sie das Buchungstool anpassen können, kann es Ihnen viel Aufwand ersparen, wenn Sie die Software finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
2. Kosten berücksichtigen
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Kosten. Viele Buchungssoftwarelösungen bieten eine kostenlose oder kostengünstige Version an, die für kleine Teams oder Einzelpersonenunternehmen geeignet sein kann. Größere Teams oder Unternehmen, die stark auf Termine oder Buchungen angewiesen sind, benötigen jedoch eine Version der Software, die ein höheres Aktivitätsniveau und mehr Zeitfenster bewältigen kann. Achten Sie darauf, eventuelle Zusatzkosten bei der Expansion Ihres Unternehmens einzukalkulieren.
3. Technische Leistungsfähigkeit
Technische Leistungsfähigkeit ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Auch wenn kostenlose Software verlockend erscheinen mag, ist es wichtig sicherzustellen, dass sie sich gut in Ihre bestehenden Apps und Tools integrieren lässt. Wenn Sie beispielsweise einen Veranstaltungsraum haben, möchten Sie möglicherweise Teilnehmer für zukünftige Veranstaltungen zu Ihrer E-Mail-Liste hinzufügen. Ein leistungsfähigerer Scheduler wäre in der Lage, sich mit Ihrem CRM-Programm zu integrieren und diesen Prozess zu automatisieren, was ihn für Sie und Ihre Kunden effizienter und reibungsloser gestaltet.
4. Schneller Buchungslink
Schließlich kann ein schneller Buchungslink ein wertvolles Tool zur Steigerung von Buchungen und Umsatz sein. Suchen Sie nach einem Scheduler, mit dem Sie einen Buchungsbutton zu Ihren Social-Media-Seiten wie Facebook, LinkedIn und Google hinzufügen können. Dies kann es für Kunden bequemer machen, Termine zu buchen, und kann zu mehr Geschäft für Sie führen.
Beste Buchungssoftware für Coworking-Spaces
CozyCal: am besten für einfache Coworking-Space-Buchungen
CozyCal (Hinweis: dies ist unser Tool) ist ein Ressourcenbuchungstool, das sich perfekt für kleine bis mittlere Unternehmen eignet.
Im Vergleich zu fortschrittlicheren Coworking-Space-Buchungssoftwarelösungen, die eine Reihe komplexer Raumkartierungs- und Ressourcenzuweisungsfunktionen bieten, verfolgt CozyCal einen schlankeren und fokussierteren Ansatz bei der Raumbuchung. Es priorisiert Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit, anstatt Benutzer mit einer Vielzahl von Funktionen zu überfordern, die für ihre spezifischen Bedürfnisse möglicherweise nicht erforderlich sind.
CozyCal integriert sich mit externen Kalendern, um die Verfügbarkeit in Echtzeit zu aktualisieren, akzeptiert Zahlungen über Stripe und sendet Erinnerungen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Mit einer übersichtlichen und intuitiven Benutzeroberfläche können Kunden Coworking-Space-Räume, gemeinsame Veranstaltungsflächen oder Gerätevermietungen mühelos buchen.
Mit seinem unkomplizierten Ansatz hilft CozyCal Ihnen dabei, einen professionellen und effizienten Buchungsprozess zu gestalten, der sich auf die wesentlichsten Komponenten der Terminplanung konzentriert.
Relevante Funktionen
- kombiniert die Verfügbarkeit mehrerer Ressourcen auf einer angepassten Buchungsseite
- Verfügbarkeit hinzufügen, Buchungsregeln festlegen, Ressourcenbuchungen filtern und anzeigen – alles über ein einziges Konto
- unterstützt die Planung sowohl für persönliche als auch für virtuelle Veranstaltungen wie Webinare, Workshops und Seminare
- Ressourcen können Buchungskunden automatisch im Round-Robin-Verfahren zugewiesen werden
- ein Ressourcenbuchungs-Widget einbetten für nahtlose Buchungen auf Ihrer Website und Ihren Social-Media-Plattformen
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- intuitives und übersichtliches UX/UI-Design, das auch für nicht technikaffine Benutzer leicht erlernbar und navigierbar ist
- Benutzer können Raum- oder Geräte-Buchungsanfragen manuell genehmigen oder ablehnen
- Paketbuchung bietet Massenbuchungsoptionen, die den Umsatz steigern und die Kundenbindung fördern
- transparente Feature-Roadmap, die Feedback und Funktionsanfragen von Benutzern akzeptiert, um das Produkt kontinuierlich zu verbessern
Nachteile:
- keine Analysefunktion zur Verfolgung von Ressourcenbuchungsdaten
- keine Raumpläne zur Darstellung von Raumzuweisung und -nutzung
Preisgestaltung
CozyCals Pro-Plan kostet 20 $ pro Ressource/Monat bei monatlicher Abrechnung oder 15 $ pro Ressource/Monat bei jährlicher Abrechnung.
Der Plaid-Plan mit White-Label-Funktionen kostet 25 $ pro Ressource/Monat bei monatlicher Abrechnung oder 30 $ pro Ressource/Monat bei jährlicher Abrechnung.
Skedda: am besten für vielseitige Raumbuchungen
Skedda nimmt Coworking-Spaces den Aufwand manueller Buchungen ab. Es ist ein Raum- und Veranstaltungsflächenverwaltungstool für Organisationen jeder Größe. Es bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche sowie verschiedene Tools im Hintergrund, mit denen Rauminhaber die Nutzung steuern und verwalten können.
Relevante Funktionen
- Raumpläne mit Analysen zur Förderung einer effizienten Raumnutzung und zukünftigen Planung
- Räume, Besprechungsräume, Schreibtische und Geräte verwalten durch Erstellen detaillierter Einträge, Festlegen der Verfügbarkeit und Zuweisen von Ressourcen
- Benutzerzugriff und -berechtigungen verwalten, sodass Administratoren steuern können, wer gemeinsam genutzte Räume buchen und verwalten darf
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- bietet anpassbare Branding-Optionen, die es Benutzern ermöglichen, den Buchungsprozess mit eigenen Logos, Bildern und Farben zu personalisieren
- erweiterte Berichterstellung und Analysen
- Integrationen mit einer Reihe von Drittanbieter-Tools wie Zahlungsgateways, Kalender-Apps und mehr
Nachteile:
- etwas höhere Preise im Vergleich zu einigen Wettbewerbern
- begrenzte direkte Integrationen mit anderen Tools
Preisgestaltung
Der Core-Plan von Skedda ist kostenlos (Online-Zahlungen und Integrationen sind kostenpflichtige Add-ons). Der Pro-Plan beginnt bei 50 $/Monat mit zusätzlichen Kosten für mehr als 5 buchbare Räume.
OfficeRnD: am besten für hybride Coworking-Spaces
Fazit: Office RnD hat zwei Produkte: eines für Coworking-Spaces mit Mitarbeitern, die nicht zwangsläufig für dasselbe Unternehmen arbeiten, und eines für einzelne Unternehmen mit hybriden Mitarbeitern. Beide Softwareprodukte bieten Tischbuchung, Raumreservierungen und datengetriebene Effizienz.
Relevante Funktionen
OfficeRnD Flex (für Coworking-Spaces)
- app-basierter Front-Desk-Empfang
- Benutzer können die Verfügbarkeit von physischen und virtuellen Räumen einsehen und verwalten
- detaillierte Analyse- und Berichtsfunktionen zur Überwachung von Auslastungsraten und Verfolgung von Nutzungstrends
Office RnD Hybrid (für Unternehmen)
- Mitarbeiter können wählen, an welchen Tagen sie ins Büro kommen möchten
- Mitarbeiter können über die App zusammenarbeiten und gemeinsam Schreibtische oder Konferenzräume buchen
- integriert mit Microsoft Teams und Google Meet
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- eine umfassende Plattform, die die Verwaltung sowohl physischer als auch virtueller Räume unterstützt und es Organisationen ermöglicht, ihre Ressourcennutzung zu optimieren
- Benutzer können von jedem Gerät aus auf gemeinsam genutzte Räume zugreifen und diese verwalten
Nachteile:
- steile Lernkurve für Benutzer, die neu in der Hybridraumbuchungssoftware sind
- teurer als andere Raumbuchungssoftwarelösungen
- einige Benutzer benötigen möglicherweise technischen Support, um die Software vollständig nutzen zu können
Preisgestaltung
Der Hybrid-Plan beginnt bei 200 $/Monat für hybride Büroangestellte, und der Flex-Plan beginnt bei 159 $/Monat für Coworking-Spaces.
Cobot: am besten für die Skalierung von Multi-Standort-Hubs
Cobot ist eine Coworking-Space-Verwaltungssoftware, die Teams dabei hilft, Coworking-Spaces und Mitgliedschaften an mehreren Standorten weltweit zu verwalten. Cobot unterstützt Raumverwaltung, Mitgliederportal, integrierte Rechnungsstellung und Abrechnung, integriertes Marketing, CRM sowie Berichterstellung und Analysen. Mit seinen anpassbaren Optionen und Integrationsmöglichkeiten kann Cobot an die individuellen Bedürfnisse jedes Coworking-Spaces angepasst werden.
Relevante Funktionen
- Mitgliederinformationen, Abrechnung und Zahlungen an einem zentralen Ort verwalten
- gemeinsam genutzte Räume verwalten und buchen, einschließlich Konferenzräume, private Büros und Hot Desks
- Abrechnung und Rechnungsstellung für Mitglieder automatisieren, mit anpassbaren Plänen und Preisoptionen
- die Nutzung und Auslastung Ihrer Räume verfolgen, mit detaillierten Berichts- und Analysefunktionen
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- kann Coworking-Spaces mit integrierten Marketing- und CRM-Tools vermarkten, einschließlich E-Mail-Kampagnen und Lead-Management
- ideal für die Skalierung von Coworking-Spaces an mehreren Standorten, da Mitglieder Zeitpässe nutzen und an allen Standorten einchecken können; Multi-Standort-Rabatte sind verfügbar, wenn das Unternehmen wächst
- bietet eine offene API, die individuelle Entwicklungen unterstützt
Nachteile:
- die Integration mit anderen Systemen kann für einige Benutzer komplex oder zeitaufwändig sein
- die Lernkurve kann für neue und nicht technikaffine Benutzer steil sein
Preisgestaltung
Cobot beginnt bei 69 $/Monat mit 15 enthaltenen Mitgliedern.
Nexudus: am besten für White-Label-Coworking-Space-Buchungen
Nexudus ist eine cloudbasierte Plattform, die eine Reihe von Lösungen für Coworking-Spaces anbietet, darunter Raumverwaltung, Mitgliederverwaltung, Abrechnung und Marketing.
Das Unternehmen hat zwei Hauptprodukte. Coworking and Flex Workspaces bietet eine Reihe von Tools zur Automatisierung von Workflows, zur Optimierung des Betriebs und zur Verwaltung von Mitgliedern.
Die andere Lösung richtet sich an hybride Arbeitsplätze und wird mit einer Büroverwaltungsplattform geliefert, die sich mit gängigen Tools wie Outlook und Zoom integriert.
Relevante Funktionen
- ermöglicht es Mitgliedern, Besprechungsräume, Schreibtische und andere Ressourcen über ein Online-Buchungssystem zu buchen
- Mitgliederprofile über CRM verwalten
- Rechnungsstellung, Buchhaltung und Konten automatisieren, um Zahlungen zu verarbeiten und Konten zu erstellen
- bietet Echtzeit-Dateneinblicke und Berichte zur Unterstützung bei der Verwaltung des Coworking-Spaces
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- funktionales Mitgliederportal und App, das einen vollständig White-Label-Coworking-Space-Buchungsprozess unterstützt
- mit der Community interagieren durch den Verkauf von Veranstaltungstickets, das Versenden von Newslettern sowie ein Mitgliederverzeichnis und ein Diskussionsforum
Nachteile:
- einige Benutzer haben berichtet, dass sie sich mehr Anpassungsoptionen wünschen würden
Preisgestaltung
Nexudus bietet eine 21-tägige kostenlose Testversion an. Nexudus Coworking beginnt bei 150 $/Monat pro Standort. Nexudus Flexible Workplaces beginnt bei 175 $/Monat pro Standort.
Robin: am besten für hybride Coworking-Space-Buchungen
Robin ist eine flexible Arbeitsplatzbuchungssoftware, die Organisationen dabei hilft, ihren physischen Raum effizienter zu verwalten. Die Software bietet eine Plattform zur Buchung von Besprechungsräumen, Schreibtischen und anderen Arbeitsbereichen.
Relevante Funktionen
- Benutzer können einen Echtzeit-Kalender verfügbarer Räume einsehen, Räume für bestimmte Zeiten buchen und E-Mail-Benachrichtigungen über Raumbuchungen erhalten
- Benutzer können Ressourcen wie Projektoren, Whiteboards und andere Geräte verwalten
- liefert Echtzeit-Belegungs- und Auslastungsdaten, die Organisationen helfen, ihre Raumnutzung zu optimieren
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- das „Global Hybrid Trends Dashboard" zeigt nach Unternehmensgröße, Branche und Region segmentierte Nutzungsdaten und liefert Referenzpunkte für die Optimierung der Raumnutzung
- Algorithmen empfehlen, wann Mitarbeiter ins Büro kommen sollten, und schlagen automatisch Schreibtische und Räume für Kollegen vor
Nachteile:
- die Preise sind nicht auf der Preisseite aufgeführt; Sie müssen das Unternehmen kontaktieren, um diese zu erfahren
- einige Benutzer finden möglicherweise, dass der Software das Maß an Anpassungsmöglichkeiten fehlt, das sie benötigen, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen
Preisgestaltung
Der Starter-Plan ist kostenlos und unterstützt bis zu 25 Benutzer und eine Etage. Die Preise für den Team-Plan sind nicht aufgeführt.
Es gibt viele großartige Buchungssoftwareoptionen für Coworking-Spaces. Ob Sie nach einer einfachen Lösung zur Verwaltung Ihrer Ressourcen oder einer umfassenden Plattform zur Verwaltung Ihres gesamten Betriebs suchen – es gibt eine Buchungssoftwarelösung, die genau zu Ihnen passt. Durch den Einsatz einer Buchungssoftwarelösung können Coworking-Spaces ihre Abläufe rationalisieren, die Zusammenarbeit verbessern und sicherstellen, dass Mitglieder jederzeit Zugang zu den Ressourcen haben, die sie benötigen.
Um herauszufinden, ob CozyCal die richtige Coworking-Space-Buchungssoftware für Sie ist, lesen Sie, was unsere zufriedenen Kunden zu sagen haben, oder buchen Sie noch heute eine Demo.