Innerhalb eines kurzen Zeitraums von einem Monat hat COVID-19 bereits viele Aspekte unserer Arbeits- und Lebensweise grundlegend verändert. Da Remote-Arbeit zur neuen Arbeitsform wird, verlagern viele Unternehmen ihre Meetings vom Offline- in den Online-Bereich. Egal ob Sie Einzel-Beratungsgespräche oder große Gruppen-Workshops leiten – es ist wichtig, Ihre virtuellen Meetings auf einer zuverlässigen und benutzerfreundlichen Videokonferenz-Plattform abzuhalten.
Google Hangouts, Zoom oder Whereby?
In CozyCal bieten wir zwei direkte Integrationen mit Zoom und Google Hangouts an. Außerdem nutzen wir ein weiteres Videokonferenz-Tool, Whereby, für Demo-Sitzungen, virtuelle Kaffeegespräche und Familientreffen.
Obwohl all diese Tools eine virtuelle Kommunikation mit Ihren Kunden ermöglichen, haben sie jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile. Jede App hat einen etwas anderen Schwerpunkt. Je nach Ihren Prioritäten und Anforderungen können Sie die wichtigsten Funktionen, Einschränkungen und Preise vergleichen und entscheiden, welche Plattform am besten zu Ihnen passt.
Warum wir uns für Whereby entscheiden
Wir haben alle drei Tools ausprobiert. Basierend auf unserer Nutzererfahrung liefern Zoom und Whereby eine bessere Videoqualität als Google Hangouts. Wenn Sie jedoch intensiv Google-Produkte nutzen, ist Google Hangouts möglicherweise die bessere Wahl, da es sich in die Google Suite integriert.
Wir haben uns aus zwei Hauptgründen für Whereby statt Zoom entschieden:
Whereby hat in seinem kostenlosen Tarif keine Meeting-Zeitbeschränkung, während Zoom im kostenlosen Tarif die Meeting-Dauer auf 40 Minuten begrenzt. Manchmal dauern unsere Demo-Sitzungen und virtuellen Kaffeegespräche länger als 40 Minuten. Wenn wir Zoom nutzen würden, müssten wir dem Gast nach Erreichen des Zeitlimits einen neuen Meeting-Link schicken, was ziemlich umständlich sein kann. Daher schätzen wir es sehr, dass Whereby Meetings so lange laufen lässt, wie es nötig ist.
Whereby erfordert von Gästen keinerlei Download oder Installation von Apps. Gäste können Ihren benutzerdefinierten Meeting-Raum direkt über ihren Browser betreten. Obwohl Zoom ebenfalls die Erstellung einer persönlichen Meeting-ID ermöglicht, müssen Gäste die Zoom-App herunterladen und installieren. Außerdem gefällt uns Wherebys übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche.
Eine weitere wichtige Funktion für uns ist die Möglichkeit, den Chatroom zu sperren, um ungebetene Gäste am Betreten des Meetings zu hindern. Bereits vor der Pandemie verfügte Whereby über eine integrierte Funktion, die es dem Gastgeber ermöglicht, den Chatroom zu sperren. Gäste müssen ihren Namen eingeben und anklopfen, bevor sie dem Meeting beitreten dürfen.
Vor der COVID-19-Pandemie verfügte Zoom über keine Funktion zum Schutz des Meeting-Raums, was dazu führte, dass Meetings sogenannt Zoombombed wurden oder von unerwünschten Teilnehmern gekapert wurden. Um diese Sicherheitsbedenken zu beheben, fügte Zoom einen virtuellen Warteraum hinzu, der dem Gastgeber die Möglichkeit gibt, alle Beitretenden zunächst in einen Warteraum zu setzen und Teilnehmer manuell zuzulassen. Diese zusätzliche Sicherheitsebene ist sicherlich willkommen, denn niemand möchte ungebetene Gäste in einem virtuellen Meeting.
Der kostenlose Tarif von Whereby erlaubt jedoch nur bis zu 4 Teilnehmern, an einem Meeting teilzunehmen – ideal für Einzel- oder Kleingruppenmeeetings, aber nicht für große Gruppenveranstaltungen. Selbst mit dem Pro- oder Business-Tarif beträgt die maximale Teilnehmerzahl 50 Personen. Mit Zooms kostenlosem Tarif können bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig an einem Meeting teilnehmen. Wenn Sie auf den Pro-Tarif upgraden, entfällt die 40-Minuten-Zeitbeschränkung. Im Vergleich zu Whereby ist Zoom definitiv die bessere Wahl für große Gruppenveranstaltungen mit vielen Teilnehmern. Ob Sie virtuelle Konferenzen oder Online-Kurse veranstalten – Sie können sich auf Zooms zuverlässige Leistung verlassen.
Virtuelle Meetings mit Ihren Kunden einfacher planen
Wenn Gäste virtuelle Meetings mit Ihnen buchen, ist es wichtig, Videokonferenz-Informationen für alle einfach generieren und teilen zu können. Kurz vor einem virtuellen Meeting sollten sowohl Sie als auch Ihre Gäste dem Meeting mit einem einfachen Klick aus dem Kalendereintrag oder einer E-Mail heraus beitreten können.
In CozyCal können Sie Zoom oder Google Hangouts ganz einfach in Ihren Buchungsablauf integrieren. Sobald ein Meeting gebucht wird, erhalten alle Teilnehmer automatisch einen einzigartigen Meeting-Link in der Kalendereintrags-Beschreibung sowie in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, Zoom- oder Google Hangouts-Links manuell in einer separaten E-Mail an Ihre Gäste zu senden.
Auch wenn wir keine direkte Integration mit Whereby anbieten, können Sie die URL Ihres Whereby-Chatrooms ganz einfach zu Ihrer Bestätigungsnachricht und E-Mail-Benachrichtigungen hinzufügen. Aus Sicherheitsgründen können Sie Ihren Chatroom im Voraus sperren, um ungebetene Gäste am Beitreten zu hindern. Durch die Integration von Videokonferenz-Funktionen in Ihren Buchungsablauf wird der Meeting-Buchungsprozess vereinfacht. Die Planung virtueller Meetings wird damit einfach und unkompliziert.
Fazit
Jedes Unternehmen und jede Organisation hat seine eigenen Bedürfnisse und Prioritäten. Je nach Dauer, Größe und Inhalt Ihrer virtuellen Meetings können Sie die wichtigsten Funktionen und Preise von Videokonferenz-Tools vergleichen, um zu entscheiden, welches am besten zu Ihnen passt. Für Unternehmen, die große Gruppenmeeetings mit mehr als 50 Teilnehmern abhalten, ist Zoom zweifellos die beste Option, und es lohnt sich, auf den Pro-Tarif zu upgraden, um unbegrenzte Meeting-Dauer zu erhalten. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen wie unseres führen, empfehlen wir Whereby als Videokonferenz-Tool aufgrund seiner Einfachheit und hohen Videoqualität.
Wenn Sie nach einem benutzerfreundlichen Planungs-Tool suchen, um virtuelle Meetings mit Ihren Kunden zu buchen, können Sie CozyCal 10 Tage lang kostenlos testen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie CozyCal optimal nutzen können, können Sie gerne eine Demo-Sitzung mit uns buchen – wir zeigen Ihnen alles gerne.