Beste Terminplanungssoftware für Therapeuten

Online-Terminplanung beseitigt die Reibung von Telefonschleifen und E-Mail-Ketten und ermöglicht Klienten, Termine zu buchen, wann es ihnen passt - auch außerhalb der Geschäftszeiten. Für therapeutische Praxen bedeutet dies weniger verpasste Anfragen, weniger Verwaltungszeit für Terminkoordination und einen zugänglicheren ersten Schritt für Klienten, denen es schwerfallen könnte, telefonisch Kontakt aufzunehmen.

Ja. Jeder Therapeut in Ihrer Praxis kann seine eigene Buchungsseite haben, auf der Klienten die individuelle Verfügbarkeit einsehen und bei ihrem bevorzugten Therapeuten buchen können. Alternativ können Sie Round-Robin-Planung verwenden, um Neuklienten-Termine gleichmäßig in Ihrem Team zu verteilen, oder Klienten aus einem gemeinsamen Kalender wählen lassen.

Ja. Die Multi-Host-Kollektivplanung von CozyCal ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit mehrerer Therapeuten und Ressourcen wie Therapieräume oder Büros zu bündeln. Wenn ein Klient bucht, findet CozyCal Zeiten, zu denen sowohl der Therapeut als auch ein geeigneter Raum verfügbar sind, was manuelle Koordination eliminiert und Konflikte verhindert. Sie können auch Prioritätsränge festlegen, um zu bestimmen, welche Räume oder Therapeuten zuerst zugewiesen werden.

Verpasste Sitzungen sind kostspielig für Therapeuten und Klienten gleichermaßen. CozyCal sendet automatische E-Mail-Erinnerungen vor jedem Termin, und SMS-Erinnerungen sind für Klienten in den USA und Kanada ohne Zusatzkosten verfügbar. Sie bestimmen, wann Erinnerungen gesendet werden - ob 24 Stunden, 48 Stunden oder ein individueller Zeitraum vor der Sitzung.

Ja. Klienten können ihre Buchungen basierend auf Ihren definierten Richtlinien verwalten - zum Beispiel eine 24-stündige Vorankündigungspflicht für Stornierungen. Dies reduziert das Hin-und-Her-Kommunizieren und gibt Ihnen gleichzeitig Kontrolle über Ihren Kalender. Sie können Termine auch manuell über Ihr Admin-Dashboard anpassen oder stornieren.

Ja. CozyCal integriert sich mit Zoom und Google Meet, um für jeden Termin einzigartige Video-Meeting-Links zu generieren. Der Link wird automatisch in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails eingefügt, sodass Klienten mit einem Klick beitreten können. Dies erleichtert das Anbieten von Teletherapie neben Präsenzsitzungen.

CozyCal bietet ein zentrales Admin-Dashboard, in dem Sie alle Termine in Ihrer Praxis anzeigen, nach Therapeut filtern und die Teamverfügbarkeit verwalten können. Jeder Therapeut kann auch seinen eigenen Zeitplan und seine Dienstleistungen kontrollieren. Sie können neue Buchungen automatisch per Round-Robin zuweisen oder Klienten ihren bevorzugten Therapeuten auswählen lassen.

Ja. CozyCal unterstützt Gruppenveranstaltungen mit bis zu 500 Teilnehmern pro Zeitfenster. Dies eignet sich gut für Gruppentherapiesitzungen, Selbsthilfegruppen, Bildungsworkshops oder Community-Veranstaltungen. Sie kontrollieren die maximale Kapazität und können Anmeldeinformationen über Aufnahmeformulare erfassen.

Ja. CozyCal integriert sich mit Stripe, um sichere Online-Zahlungen zu akzeptieren. Sie können Preise für jeden Dienstleistungstyp festlegen, Staffelpreise über Gutscheine anbieten und Zahlung bei Buchung verlangen. Für laufende Therapie können Sie Sitzungspakete zu einem Paketpreis verkaufen und die Zahlung im Voraus erheben.

Die Terminanfrage-Funktion von CozyCal ermöglicht es Ihnen, Buchungsanfragen vor der Bestätigung zu prüfen. Potenzielle Klienten füllen Ihr Aufnahmeformular aus, und Sie entscheiden, ob Sie genehmigen oder ablehnen - nützlich, um die Passung sicherzustellen, Versicherungen zu überprüfen oder Wartelisten zu verwalten, bevor Sie sich zu einer Erstsitzung verpflichten.

Ja. Die White-Label-Optionen von CozyCal ermöglichen es Ihnen, Bestätigungs-, Erinnerungs- und Stornierungsmails von Ihrer eigenen Domain zu senden (z.B. termin@ihrepraxis.de). Sie können auch Ihre Buchungsseiten-URL anpassen und das CozyCal-Branding für ein vollständig professionelles, praxisgebrandetes Erlebnis entfernen.