Herrlich einfache Terminplanungssoftware für Autowerkstätten

Die Aufnahmeformulare von CozyCal erfassen wichtige Details, bevor Kunden eintreffen: Fahrzeugmarke, Modell, Baujahr, Kilometerstand, Fahrgestellnummer und das spezifische Problem oder die gewünschte Serviceleistung. Fügen Sie Felder für Versicherungsinformationen bei Unfallschäden, aktuell angezeigte Warnleuchten oder Symptome hinzu, die der Fahrer bemerkt hat. Techniker prüfen diese Informationen vorab, sodass sie technische Mitteilungen recherchieren, Ersatzteile bestellen und angemessene Zeit für die Arbeit einplanen können.

Ihr Aufnahmeformular kann offene Textfelder enthalten, in denen Kunden Symptome in eigenen Worten beschreiben - ungewöhnliche Geräusche, Warnleuchten, Leistungsprobleme oder spezifische Bedenken. Fügen Sie Dropdown-Menüs für gängige Servicekategorien (Ölwechsel, Bremsinspektion, Reifenwechsel, Motorkontrollleuchte) und Kontrollkästchen für zusätzliche Anfragen hinzu. Diese Informationen helfen Serviceberatern bei der Terminpriorisierung und stellen sicher, dass Techniker den Arbeitsumfang verstehen, bevor das Fahrzeug eintrifft.

Erstellen Sie unterschiedliche Termintypen für Leistungen mit verschiedenen Zeitanforderungen: Schnellservice wie Ölwechsel oder Reifenwechsel (30-45 Minuten), mittlere Arbeiten wie Bremsbelagwechsel oder Batterieeinbau (1-2 Stunden) und Diagnosetermine, die mehr Zeit für Tests und Fehlersuche benötigen. Jeder Servicetyp hat seine eigene Dauer, Preisgestaltung und Beschreibung. Kunden wählen, was sie brauchen, und Ihr Terminplan zeigt genaue Zeitblöcke an.

Legen Sie für jeden Servicetyp angemessene Zeitdauern basierend auf den typischen Durchlaufzeiten Ihrer Werkstatt fest. Fügen Sie Pufferzeiten zwischen Terminen hinzu, um unerwartete Komplikationen, Fahrzeugübergabe und Papierkram zu berücksichtigen. CozyCal synchronisiert sich mit Google Kalender oder Outlook, sodass manuell blockierte Zeiten sofort in der Online-Verfügbarkeit angezeigt werden. Wenn eine Diagnose zusätzliche Arbeiten erfordert, können Mitarbeiter den Zeitplan über das Admin-Dashboard anpassen.

Ja. Erstellen Sie individuelle Buchungsseiten für jeden Werkstattstandort oder kombinieren Sie alle Standorte auf einer Team-Buchungsseite, auf der Kunden ihre bevorzugte Filiale auswählen können. Jeder Standort verwaltet seine eigene Verfügbarkeit, Mitarbeiterzuweisungen und Serviceangebote. Das Admin-Dashboard bietet einen Überblick über alle Standorte und ermöglicht das Verfolgen von Terminen, Leistungsvergleiche und Ressourcenverwaltung über ein einziges Konto.

Aktivieren Sie Terminanfragen, um Buchungen vor der Bestätigung zu prüfen. Wenn ein Kunde eine Anfrage stellt, erhalten Sie seine Fahrzeugdaten und Servicebeschreibung. Serviceberater können beurteilen, ob der Auftrag zu den Kapazitäten Ihrer Werkstatt passt, die Teileverfügbarkeit prüfen oder den Kunden für Rückfragen kontaktieren. Genehmigen Sie geeignete Anfragen und lehnen Sie unpassende ab - individuelle E-Mails informieren Kunden über Ihre Entscheidung.

Wählen Sie die Methode, die zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Round-Robin verteilt Termine gleichmäßig auf Ihr Team und gleicht Arbeitslasten automatisch aus. Alternativ können Kunden einen bestimmten Techniker anfragen, mit dem sie bereits gearbeitet haben. Sie können Aufträge auch manuell basierend auf der Spezialisierung des Technikers zuweisen - Getriebearbeiten an Ihren Antriebsexperten oder Elektrodiagnosen an Ihren erfahrensten Techniker.

Jede Bestätigungs-E-Mail enthält Self-Service-Links zum Verschieben oder Stornieren. Kunden sehen Ihre Echtzeit-Verfügbarkeit und können ihren Termin verschieben, ohne während der geschäftigen Werkstattzeiten anrufen zu müssen. Sie bestimmen die Regeln - wie weit im Voraus Änderungen vorgenommen werden müssen und welche Richtlinien gelten. Diese Flexibilität reduziert Telefonunterbrechungen für Serviceberater und gibt Kunden die erwartete Flexibilität.

Wenn Techniker Probleme entdecken, die über den ursprünglichen Terminumfang hinausgehen, kontaktiert Ihr Team den Kunden zur Genehmigung. Nach Freigabe können Sie einen Folgetermin buchen oder den aktuellen Besuch verlängern, wenn Ihr Zeitplan es erlaubt. Die zentrale Kundendatenbank von CozyCal verfolgt die Fahrzeughistorie, sodass zukünftige Serviceberater frühere Arbeiten sehen und auf vorherige Erkenntnisse verweisen können, wenn der Kunde wiederkommt.

Verbinden Sie Stripe, um Zahlungen zum Buchungszeitpunkt zu akzeptieren. Dies eignet sich gut für Festpreisleistungen wie Ölwechsel, Inspektionen oder Reifenwechsel, bei denen die Kosten vorhersehbar sind. Vorauszahlung reduziert Nichterscheinen, da Kunden eine finanzielle Verpflichtung eingehen. Für Diagnosetermine, bei denen die endgültigen Kosten von den Ergebnissen abhängen, können Sie die Zahlung stattdessen nach Serviceabschluss erheben. CozyCal unterstützt beide Ansätze.

Die Synchronisation mit Google Kalender und Outlook hält die Terminpläne der Techniker plattformübergreifend aktuell. Stripe wickelt sichere Zahlungen ab. Zapier verbindet CozyCal mit über 1.000 Apps, die automatisch Kundendaten in Ihr Werkstattverwaltungssystem exportieren, Buchungsdetails an Ihr CRM senden oder Follow-up-E-Mails für Serviceerinnerungen auslösen. White-Label-E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer eigenen Domain sorgen für professionelles Branding bei jeder Kundenkommunikation.