Dropzone AI ist ein schnell wachsendes Cybersicherheitsunternehmen, das den Agentic SOC entwickelt: eine Plattform von KI-Agenten, die autonom Sicherheitswarnungen untersuchen, Bedrohungen aufspüren und rund um die Uhr auf Angriffe reagieren. Das Vertrauen von mehr als 300 Unternehmen – darunter UiPath, Avalara und Zapier – genießend, hilft Dropzone AI Security-Operations-Teams dabei, Alarmvolumina zu bewältigen, die kein menschliches Team allein triagieren könnte. Im Jahr 2026 nahm das Unternehmen mit einer vollständigen Vertriebspräsenz an der RSA Conference in San Francisco teil und veranstaltete Meetings mit Interessenten aus den gesamten USA und dem Ausland.

Vor CozyCal ​

Die Koordination von Konferenzmeetings in großem Maßstab stellt eine andere Planungsherausforderung dar als alltägliche Verkaufsgespräche. Das Vertriebsteam von Dropzone AI ist nach Regionen organisiert, wobei jeder Vertriebsmitarbeiter für Interessenten mit Hauptsitz in seinem Gebiet zuständig ist. Für die Konferenz musste das Team sicherstellen, dass jede Buchung drei Dinge gleichzeitig erfüllte: den richtigen Vertriebsmitarbeiter für die Region des Interessenten, einen physischen Meetingraum auf dem Konferenzgelände und – für internationale Gäste, die virtuell teilnahmen – einen automatisch generierten Zoom-Link anstelle einer Raumzuweisung.

Vier Meetingräume standen zur Verfügung. Drei davon waren bevorzugte Standorte, einer diente als Ausweichoption mit niedrigerer Priorität. Jedes Planungssystem musste diese Priorität automatisch anwenden und die bevorzugten Meetingräume zuerst belegen, bevor Überbuchungen an den vierten Raum weitergeleitet wurden.

Auch das Branding spielte eine wichtige Rolle. Dropzone AI wollte, dass das gesamte Buchungserlebnis wie ihr eigenes wirkt – mit einer individuellen Buchungsseiten-URL und Bestätigungs-E-Mails, die über ihre eigene Domain versendet werden, anstatt über ein Drittanbieter-Planungstool.

Chantel hatte HubSpot für die Terminplanung verwendet, aber die Buchungstools von HubSpot waren nicht für dieses Maß an Logik konzipiert.

„HubSpot ist für viele Dinge hervorragend geeignet, aber seine Terminplanung ist für einfache Eins-zu-eins-Buchungen ausgelegt. Es gab keine Möglichkeit, einen Vertriebsmitarbeiter automatisch mit einem Meetingraum und dem Standort des Gastes zu verknüpfen, und auch keine Möglichkeit, Prioritäten über mehrere physische Räume hinweg festzulegen. Wir brauchten etwas, das speziell dafür entwickelt wurde."

Sie evaluierte mehrere Planungstools, bevor sie CozyCal fand.

„Ich habe mir eine Reihe von Alternativen angesehen. Die meisten handhabten Team-Scheduling gut genug, aber keines bot uns regionales Routing, Ressourcenbuchung für physische Räume, Meetingraum-Prioritäten und White-Label-Branding alles an einem Ort. CozyCal war das erste Tool, das wirklich das konnte, was wir brauchten."

Nach CozyCal ​

Dropzone AI richtete das Team-Scheduling von CozyCal so ein, dass jede eingehende Buchung an den Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet wird, der für die Region des Gastes zuständig ist. Für US-amerikanische Gäste, die persönlich an der Konferenz teilnahmen, wies CozyCals Ressourcenbuchung jedes Meeting einem der vier physischen Meetingräume zu, wobei den drei bevorzugten Räumen eine höhere Buchungspriorität eingeräumt wurde als dem vierten. Für Gäste außerhalb der USA generierte die Zoom-Integration von CozyCal automatisch einen Video-Call-Link und ersetzte damit die Meetingraum-Zuweisung vollständig.

Auf der Branding-Seite nutzte Dropzone AI die White-Label-Funktionen von CozyCal, um die Buchungsseite unter ihrer eigenen benutzerdefinierten URL zu veröffentlichen, Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails über ihre eigene Domain zu versenden und jegliches CozyCal-Branding aus dem Buchungserlebnis zu entfernen. Für die Gäste fühlte sich der gesamte Ablauf wie ein nativer Bestandteil der Dropzone AI-Website an.

„Die Konfiguration war komplexer als eine typische Buchungsseite, aber CozyCal hat uns durch das gesamte Setup begleitet. Diese Art von persönlicher Unterstützung erwartet man nicht von einem Planungstool, und sie hat einen echten Unterschied gemacht."

Die Konferenz verlief reibungslos. Die Meetings hielten sich an den Zeitplan, die Meetingraum-Zuweisungen funktionierten genau wie vorgesehen, und das regionale Routing stellte sicher, dass jeder Gast mit dem richtigen Vertriebsmitarbeiter für sein Gebiet zusammentraf.

„Alles funktionierte so, wie es sollte. Die richtigen Personen trafen sich mit den richtigen Vertriebsmitarbeitern, am richtigen Ort. Für ein Unternehmen, das KI verkauft, die zuverlässig im Hintergrund arbeitet, fühlte es sich stimmig an, dass unsere Terminplanung dasselbe tat."

Dropzone AI plant bereits, CozyCal auch für zukünftige größere Veranstaltungen einzusetzen.