Relational Estate & Elder Law unterstützt Einwohner in Winchester, Northern Virginia und dem Shenandoah Valley bei der Zukunftsplanung durch Nachlassplanung, Seniorenrecht und Nachlassverwaltung. Die Kanzlei wird von Joshua E. Hummer, Esq. geleitet und betreibt Büros in Winchester und Ashburn, Virginia. Neue Mandanten beginnen mit einem Einführungsgespräch, das von Intake Team Lead Samantha Vandeberg geleitet wird. Sie erfasst Informationen über Vermögenswerte, familiäre Verhältnisse und Anforderungen an die Nachlassplanung, bevor sie einen Beratungstermin mit einem Anwalt vereinbart.

Vor CozyCal ​

Mit einem wachsenden Team und zwei Standorten war die Terminplanung bei Relational Estate & Elder Law in größerem Maßstab schwierig zu handhaben. Die Kanzlei bearbeitet eine breite Palette von Terminarten – von ersten Beratungsgesprächen zur Nachlassplanung über kostenpflichtige Sitzungen bis hin zu Dokumentenunterzeichnungen und Besprechungen zum Seniorenrecht. Die Abstimmung der Verfügbarkeiten zwischen den Mitarbeitenden bei gleichzeitiger Bereitstellung einer unkomplizierten Buchungsmöglichkeit für Mandanten war eine dauerhafte Herausforderung.

„Bei meinen Einführungsgesprächen erfahren wir, was jeder Mandant wirklich braucht. Ich frage nach ihrer Familie, ihren Vermögenswerten, ihren Anliegen. Das Letzte, was ich möchte, ist, dass die Terminplanung diesen Prozess behindert."

Nach CozyCal ​

Seit Dezember 2021 nutzt die Kanzlei CozyCal für die gesamte Terminverwaltung ihrer Praxis. Heute betreiben sie 11 eigenständige Buchungsseiten, jede für eine bestimmte Terminart konfiguriert. Samantha nutzt die Buchungsseite für das „Estate Planning Introductory Call", um ihre ersten Gespräche mit neuen Mandanten zu planen, und bucht diese anschließend in den passenden Folgetermin ein: ein „Estate Planning Consultation", „Elder Law Consultation" oder „Estate Administration Discovery Call" – je nach Bedarf. Die übrigen Buchungsarten decken alles ab, von kostenpflichtigen Beratungen und Dokumentenunterzeichnungen bis hin zu Anrufen zur Treuhandfinanzierung und Vormund-Besprechungen.

Mit neun Teammitgliedern in der Team-Terminplanung pflegt jeder Mitarbeitende, der Mandantentermine verwaltet, seinen eigenen Kalender mit individueller Verfügbarkeit. Die Clio Manage-Integration verbindet CozyCal direkt mit dem Kanzleiverwaltungssystem und synchronisiert geplante Termine sowie neue Kontakte automatisch in die Clio-Datenbank – wodurch die manuelle Dateneingabe zwischen Terminplanung und Fallverwaltung entfällt.

Als die Kanzlei kürzlich beschloss, von Zoom auf Microsoft Teams für virtuelle Besprechungen umzusteigen, reichte Samantha eine Feature-Anfrage für eine Teams-Integration ein. CozyCal lieferte die Integration innerhalb weniger Tage.

„Ich möchte Ihnen persönlich für die Arbeit danken, die Sie alle in dieses Projekt gesteckt haben. Es ist selten, dass eine Anfrage von den meisten Unternehmen überhaupt zur Kenntnis genommen wird, und Ihre Schnelligkeit bei der Integration von Teams wird sehr geschätzt. Das zeigt die Unternehmenswerte hinter dem Produkt! Diese Aufmerksamkeit für den Kundendienst ist nicht unbemerkt geblieben. Bitte übermitteln Sie unsere Dankbarkeit an Ihr Team!"

Nach mehr als vier Jahren als CozyCal-Kunde erweitert die Kanzlei weiterhin den Einsatz der Plattform, indem sie mit dem Wachstum der Praxis neue Buchungsarten und Teammitglieder hinzufügt.