Relational Estate & Elder Law は、ウィンチェスター、ノーザンバージニア、シェナンドー・バレーの住民が、遺産計画、高齢者法、遺産管理を通じて将来の準備を行えるよう支援しています。Joshua E. Hummer 弁護士が率いる同事務所は、バージニア州ウィンチェスターとアッシュバーンにオフィスを構えています。新規クライアントは、インテーク・チームリードの Samantha Vandeberg が担当するイントロダクトリーコールから始まります。Samantha は、クライアントの資産、人間関係、遺産計画のニーズについて情報を収集した上で、弁護士との相談をスケジュールします。

CozyCal 導入前 ​

チームの拡大と2拠点の運営により、Relational Estate & Elder Law のスケジュール管理は規模に応じた対応が難しくなっていました。同事務所は、遺産計画の初回相談から有料セッション、書類署名、高齢者法に関するミーティングまで、幅広い種類の予約を扱っています。クライアントにわかりやすい予約方法を提供しながら、スタッフ間の空き状況を調整することは、継続的な課題となっていました。

「イントロダクトリーコールは、各クライアントが実際に何を必要としているかを把握する場です。家族構成や資産、懸念事項についてお聞きしています。そのプロセスをスケジューリングが妨げることだけは避けたいと思っています。」

CozyCal 導入後 ​

2021年12月以来、同事務所は CozyCa を使って事務所全体のスケジュール管理を行っています。現在は11の異なる予約ページを運用しており、それぞれ特定の予約タイプに合わせて設定されています。Samantha は「遺産計画イントロダクトリーコール」ページを使って新規クライアントとの初回会話をスケジュールし、その後、クライアントのニーズに応じて「遺産計画相談」「高齢者法相談」「遺産管理ディスカバリーコール」のいずれかの適切なフォローアップを予約します。その他の予約タイプは、有料相談や書類署名から、信託資金調達コール、後見人ミーティングまで、あらゆるケースに対応しています。

チームスケジューリングには9名のメンバーが参加しており、クライアントの予約を管理するスタッフはそれぞれ自分のカレンダーと空き状況を管理しています。Clio Manage との統合により、CozyCa は法律事務所の実務管理システムに直接接続され、スケジュールされたイベントや新規連絡先が Clio のデータベースに自動的に同期されます。これにより、スケジューリングとケース管理の間での手動データ入力が不要になりました。

事務所が最近、バーチャルミーティングのツールを Zoom から Microsoft Teams に移行することを決めた際、Samantha は Teams 統合の機能リクエストを送りました。CozyCa は数日以内にその統合をリリースしました。

「この件にご尽力いただいた皆さんに、個人的にお礼を申し上げたいと思います。ほとんどの企業ではリクエストチケットが受理されること自体が稀ですが、Teams の統合に対する迅速な対応には本当に感謝しています。これは、プロダクトの背後にある企業の価値観を示していると思います。このような顧客対応への姿勢は、見過ごされていません。チームの皆さんにも感謝の気持ちをお伝えください！」

CozyCa のユーザーとして4年以上が経過した現在も、同事務所は事業の成長とともに新しい予約タイプやチームメンバーを追加し、プラットフォームの活用をさらに広げ続けています。