Ar jums sunku suplanuoti daugiau susitikimų savo verslui? Ieškote patarimų, kaip pritraukti daugiau klientų užsiregistruoti susitikimui su jumis?
Šiame vadove sužinosite, kodėl turite dirbti ties susitikimų planavimo gerinimu. Taip pat sužinosite, kas gali trukdyti klientams pas jus užsiregistruoti. Galiausiai apžvelgsime septynis patarimus, kurie padės jums suplanuoti daugiau susitikimų.
Yra daug ką aptarti, tad pradėkime.
Kodėl susitikimų planavimo proceso gerinimas yra toks svarbus?
Rizikuojant skambėti akivaizdžiai – praktiškai neįmanoma vykdyti verslo nesuplanuojant bent kelių susitikimų. Žinoma, tam tikrų tipų įmonės reikalautų daugiau rezervacijų nei kitos. Pavyzdžiui, sveikatingumo ir grožio spa ar nagų salonas kasdien užpildytų daug susitikimų laiko tarpsnių. Kita vertus, nedidelė teisinė kontora gali neturėti poreikio planuoti daugiau nei kelis susitikimus per savaitę.
Nepaisant to, mes turime rezervuoti ir planuoti susitikimus savo verslui. Tai yra mūsų veiklos dalis ir tai, kas skatina didžiąją dalį mūsų verslo.
Tai mus atveda prie svarbaus problemos aspekto – turime paskatinti klientus rezervuoti tuos susitikimus.
Žinoma, kai kuriuos susitikimus galbūt rezervuojate patys. Tačiau duomenimis, beveik pusę visų rezervacijų atlieka klientai, o ne įmonė.
Tai reiškia, kad tie žmonės, kurie pasirenka pas jus rezervuoti ir savarankiškai eina per visą procesą, greičiausiai naudoja internetinę planavimo sistemą.
Be to, tyrimai rodo, kad net 46% rezervacijų būtų prarasta, jei įmonės nesuteiktų klientams galimybės rezervuoti patiems.
Žinome, kad apytiksliai 28% rezervacijų įvyksta vakare, kai įmonė jau uždaryta. Dar 18% susitikimų rezervuojama ryte, prieš atidarant įmonę.
Galbūt šie klientai dieną negali paskambinti į įmonę, kad susitartų dėl laiko. Jie taip pat gali neturėti galimybės apsilankyti įmonėje.
Tačiau jie gali ir mielai tai daro ne darbo valandomis.
Deja, kaip paaiškėja, net jei siūlote šią galimybę, visas procesas dažnai palieka daug erdvės tobulėjimui.
Kodėl planuoti susitikimus yra taip sunku?
Prieš aptariant skirtingus susitikimų planavimo gerinimo būdus, reikia aptarti, kodėl pats procesas gali būti toks problemiškas.
Kaip paaiškėja, yra keletas su tuo susijusių problemų.
#1. Begalinis apsikeitimas žinutėmis
Telefonas ir el. paštas yra du dažniausiai naudojami kanalai, kuriuos daugelis įmonių siūlo klientams, norintiems rezervuoti susitikimą. Klientai gali paskambinti į įmonę arba parašyti el. laišką ir pasiteirauti dėl laisvų susitikimų laikų.
Žinoma, šioje sistemoje nėra nieko blogo. Juk ji leidžia jums ir klientui susitarti, kada susitikti.
Tačiau procesas retai vyksta sklandžiai, ar ne? Sunku rasti tinkamą laiką, kuris tiktų abiem, jau pirmą kartą. Paprastai reikia pasikeisti keliais pranešimais, kol susitariama dėl laiko.
Trumpai tariant, tai gali būti ilgas ir varginantis procesas, ypač jei tai daroma el. paštu.
Situacija tampa dar sudėtingesnė, kai bandote suplanuoti susitikimus su keliais žmonėmis. Tuomet apsikeitimas žinutėmis tampa praktiškai nekontroliuojamas.
Viskas keičiasi, kai klientai rezervuoja internetu per specialią platformą. Tokiu atveju jie gali patikrinti jūsų prieinamumą, pasirinkti tinkamą laiką ar datą ir užbaigti rezervaciją.
#2. Rankiniai rezervavimo procesai
Įsivaizduokite – naujas klientas paskambina ir prašo susitikimo. Jūs susitariate dėl abiem tinkamo laiko, įrašote jo duomenis į savo užrašų knygelę ir laimingai pereinate prie kitų reikalų.
Tačiau po kurio laiko paskambina kitas klientas. Šį kartą jūsų kolega pakelia ragelį ir priima rezervaciją tam pačiam laikui. Ji įrašo ją į kalendorių nepasitarusi su jumis ir net nežinodama, kad šis laiko tarpas jau nebėra laisvas.
Dabar esate perpildyti rezervacijomis. Ir tai dar ne blogiausia. Dabar turite bandyti perkelti tuos susitikimus. Turite rasti naujus laikus susitikimams su tais žmonėmis ir susidurti su jų nepasitenkinmu dėl atidėjimo.
Tai nelaiminga, bet ir gana dažna problema naudojant rankinius rezervavimo procesus. Užrašų knygelės, planeriai ir kalendoriai puikiai veikia, jei tik vienas asmuo rezervuoja susitikimus. Net ir tada galite gauti skambučių į savo mobilųjį telefoną ir pamiršti įrašyti rezervaciją į kalendorių, o tai sukelia dar didesnę sumaištį.
Ši problema išnyksta, kai pradedate naudoti internetinius planavimo įrankius. Visos jūsų rezervacijos yra vienoje vietoje, lengvai pasiekiamos iš bet kur.
#3. Informacijos išsibarstymas per daug vietų
Kita dažna problema su rankinėmis sistemomis yra ta, kad jūsų duomenys pasiskirstę daugelyje vietų, o tai sukelia sumaištį su rezervacijomis.
Pavyzdžiui, galite net nežinoti, kad tam tikra rezervacija buvo atšaukta. Kodėl? Nes kitas asmuo priėmė atšaukimą ir pažymėjo tai savo kalendoriuje. Tiesiog jie niekada apie tai jums nepranešė.
Internetinė planavimo programinė įranga sudeda visus jūsų susitikimų duomenis į vieną vietą, o tai reiškia, kad visi įmonės darbuotojai visada yra informuoti apie kiekvieną rezervaciją, įskaitant susitikimų užklausas, atšaukimus ir pakartotinius rezervavimus.
#4. Nesugebėjimas rinkti aktualios informacijos rezervavimo metu
Štai dar vienas dažnas scenarijus – kalbatės su nauju klientu telefonu. Jie nori užsiregistruoti į sesiją. Tad iš karto šokate ieškoti jiems tinkamiausio laiko ir baigiate rezervaciją. Tačiau jiems padėjus ragelį, suvokiate, kad pamiršote paklausti svarbios informacijos.
Galite jiems perskambinti, žinoma. Tačiau tai vėl užimtų daugiau laiko.
Ši problema taip pat išnyksta, kai naudojate specializuotą planavimo programinę įrangą. Programinė įranga leidžia pritaikyti registracijos formą ir užtikrina, kad klientai visada pateiktų visą jums reikalingą informaciją.
#5. Kelių kanalų susitikimui rezervuoti trūkumas
Skirtingi klientai gali teikti pirmenybę skirtingiems kanalams rezervuodami susitikimus. Kai kurie gali apsilankyti jūsų svetainėje ir ieškoti rezervavimo puslapio. Kiti gali ieškoti nuorodos į jį jūsų el. pašto parašo srityje arba socialinių tinklų profilyje.
Taigi, neturint tinkamos sistemos, galite kurti nereikalingas kliūtis klientams, ieškantiems rezervavimo galimybės.
Specializuota planavimo programinė įranga leis jums įtraukti nuorodas ir mygtukus į rezervavimo puslapį keliose vietose:
Paprastas, patogus slankiojantis mygtukas jūsų svetainėje, panašus į tą, kurį naudojame savo svetainėje:
Nuoroda el. pašto parašo srityje. Štai kaip tai darau el. pašto parašo srityje.
Kaip matote, šios problemos lengvai įveikiamos. Tačiau tai tik pirmasis žingsnis siekiant planuoti daugiau rezervacijų.
Pažvelkime į procesą, kurio reikia laikytis, jei norite gauti daugiau susitikimų savo mažam verslui.
7 patarimai, kaip rezervuoti daugiau susitikimų: susitikimų planavimo srautas
Kaip matėte aukščiau, susitikimų planavimas tik atrodo toks paprastas. Ir vis dėlto tiek daug dalykų gali suklysti. Net jei viskas nevyksta katastrofiškai blogai, procesas vis tiek gali kelti problemų ir rūpesčių.
Ir pripažįstu, tai gali priversti jus jaustis, lyg nėra kito kelio. Tarsi susitikimų planavimas ir turi taip vykti.
Laimei, taip nėra.
Tiesą sakant, yra paprastas procesas, užtikrinantis, kad klientai rezervuotų daugiau susitikimų, o patirtis jiems taip pat patinka.
Mes tai vadiname susitikimų planavimo srautu. Jis atrodo taip:
Ir štai septyni patarimai, padėsiantys jums tai įgyvendinti praktikoje.
#1. Palengvinkite klientams susitikimų planavimą
Šis konkretus patarimas susijęs su dažna problema, kurią aptarėme aukščiau. Žinote, kad skirtingi klientai bandys rezervuoti susitikimus naudodami skirtingus kanalus.
Kai kurie gali tiesiogiai apsilankyti jūsų svetainėje. Kiti jūsų ieškos kitur internete. Tai gali būti socialiniai tinklai, nes tai platformos, kuriose jie lankosi dažniausiai. Arba jie peržiūrės jūsų laiškus el. pašto dėžutėje, norėdami sužinoti, kaip ten rezervuoti.
Taigi pirmasis žingsnis, siekiant užtikrinti daugiau rezervacijų, yra suteikti klientams prieigą prie rezervavimo puslapio iš beveik bet kur.
Sukurkite slankiojantį rezervavimo mygtuką savo svetainėje. Taip klientai, besilankantys jūsų svetainėje internete, iš karto matys šią galimybę.
Įtraukite rezervavimo puslapį ir į svetainės navigaciją.
Įtraukite tiesioginę nuorodą į savo rezervavimo puslapį el. pašto parašo srityje, socialinių tinklų profiliuose ir kitose vietose, kur esate pateikę savo verslo informaciją.
#2. Naudokite specializuotą planavimo programinę įrangą
Tikriausiai jau pastebėjote, kad šiame vadove jau užsiminiau apie susitikimų planavimo įrankių naudojimo privalumus. Tačiau manau, kad tai nusipelno atskiro skyrelio.
Kodėl? Nes šiandien praktiškai neįmanoma rezervuoti susitikimų nenaudojant programinės įrangos.
Jau aptarėme kai kuriuos argumentus dėl to. Žinote, kad beveik pusė klientų negali atlikti rezervacijos darbo valandomis. Taip pat žinote, kad jie teikia pirmenybę susitikimų rezervavimui ir valdymui internetu.
Jau nekalbant apie tai, kad programinė įranga įveikia praktiškai visas problemas, su kuriomis susiduriate rezervuodami klientus.
Su specializuota programine įranga, tokia kaip CozyCal:
- Klientai gali planuoti susitikimus bet kada nori.
- Jie taip pat gali valdyti rezervaciją, perplanuoti ar atšaukti – visa tai be jokio vargo.
- Su tokia programine įranga kaip CozyCal, grupinių susitikimų rezervavimas yra labai paprastas. Tas pats pasakytina apie klientų registraciją į vebinarus, konferencijas, seminarus ir kt.
- Kita vertus, jūs turite visišką kontrolę kiekvienos rezervacijos atžvilgiu. Pavyzdžiui, galite nustatyti susitikimo trukmę, nustatyti rezervavimo langus, kad išvengtumėte persidengiančių susitikimų, naudoti įvykių atstumus ir net blokuoti konkrečius laiko tarpsnius.
- Komandos planavimas leidžia automatiškai deleguoti susitikimus rotacijos būdu arba leisti klientams pasirinkti komandos narį, su kuriuo jie norėtų susitikti.
- Su paketine rezervacija galite parduoti paketus ir iš anksto rinkti mokėjimus už sesijas. Tai ne tik reiškia, kad gaunate mokėjimą už savo paslaugas iš anksto, bet ir mažinate atšaukimų bei neatvykimų skaičių.
Ir tai tik ledkalnio viršūnė.
#3. Naudokite duomenis, kad sužinotumėte daugiau apie savo klientų pageidavimus
Žinote – kažkas jūsų rezervavimo procese gali sutrukdyti klientams. Tai gali būti klausimas registracijos formoje, į kurį jiems sunku atsakyti. Arba, galbūt, jie negali pasiekti rezervavimo puslapio per jiems patogų kanalą. Arba jiems atrodo, kad procese yra per daug žingsnių.
Sunku pasakyti, nebent paklausite.
Taigi, įpratinkite save klausti pirmą kartą besilankančių klientų apie jų patirtį. Jie gali suteikti jums įžvalgų, kurios padės dar labiau supaprastinti procesą ir padidinti rezervacijų skaičių.
#4. Naudokite rezervavimo priminimus
Esu tikras, kad tai patyrėte vėl ir vėl. Klientai atlieka rezervaciją. Jie taip pat to laukia su nekantrumu.
Tačiau tada pamiršta ir niekada neateina.
Gali atrodyti, kad tai nedidelė problema, tačiau iš tikrųjų tai gali reikšti prarastą laiką ir net pajamas jūsų verslui.
Sprendimas – nustatykite automatinius priminimus, kurie informuotų klientus apie susitikimą. CozyCal, pavyzdžiui, siunčia priminimus el. paštu ir SMS žinutėmis.
Be to, galite pritaikyti kiekvieną pranešimą, kad turinys atitiktų jūsų prekės ženklą ir tai, kaip bendraujate su klientais.
#5. Sukurkite neatvykimo politiką
Neišvengiama, kad kartais klientai tiesiog pamiršta susitikimą. Tačiau kai kurie žmonės planuoja susitikimus neapgalvotai. Jie neatsižvelgia į savo neatvykimo poveikį, todėl atšaukia susitikimą nepranešę jums.
Tai gali turėti rimtą poveikį įmonei. Paimkime medicinos įstaigas, pavyzdžiui. Remiantis Forbes paskelbtais duomenimis, pacientų neatvykimai JAV sveikatos apsaugos sistemai kainuoja 150 milijardų dolerių per metus!
Skaičius neįsivaizduojamas, ar ne?
Ir vėl, jei rezervuojate savo teikiamų paslaugų sesijas, pavyzdžiui, tai kiekvienas neatvykimas yra prarastos pajamos. Ir tai daugiau nei gautumėte iš tos vienos rezervacijos. Juk galėjote tame laiko tarpsnyje užregistruoti ką nors kitą.
Neatvykimo politika yra gairių ir taisyklių rinkinys, kurį taikote valdydami praleistus susitikimus. Šios politikos tikslas yra atgrasyti klientus nuo susitikimų praleidimo, bent jau be išankstinio įspėjimo.
Yra skirtingų požiūrių į neatvykimo politikos kūrimą. Taisyklės, kurias įtrauksite, daugiausia priklausys nuo jūsų verslo ir susitikimų tipo.
Tačiau mažiausia, ką turėtumėte padaryti, tai įtraukti atšaukimo langą ir nustatyti atšaukimo mokesčius, jei įmanoma.
Štai pavyzdys, kaip galite pridėti atšaukimo politikos pranešimą registracijos formoje CozyCal sistemoje, siekiant atgrasyti nuo neatvykimų.
#6. Aiškiai paaiškinkite savo paslaugas rezervavimo puslapyje
Šis patarimas yra ypač svarbus, kai leidžiate klientams rezervuoti daugiau nei vieno tipo susitikimą.
Jei tai tik vieno tipo paslauga, painiavos dėl pasirinkimo galimybių tikimybė yra maža.
Tačiau jei klientai gali rezervuoti skirtingų tipų paslaugas ar susitikimus, turite aiškiai paaiškinti kiekvieną iš jų. Taip sumažinsite galimą jų painiavą ir sumažinsite klaidingų rezervacijų skaičių.
#7. Naudokite registracijos formą rinkti kuo daugiau informacijos
Kai kurioms rezervacijoms reikia tik asmens vardo ir kontaktinių duomenų. Tačiau taip pat gali tekti rinkti kitą informaciją – pagrindinę informaciją konsultacijos sesijai arba asmens fizinio pasirengimo lygį jogos sesijoms ir pan.
Turėdami šią informaciją prieš susitikimą, galite geriau pasiruošti faktiniam paslaugos teikimui. Nereikia jos rinkti sesijos pradžioje, o galite iš karto pereiti prie esmės.
Iš pradžių tai gali atrodyti nereikšminga. Tačiau pagalvokite, kiek laiko praleidžiate kiekvienos sesijos pradžioje tiesiog aptardami pagrindus. Kiek kitaip vyktų jūsų sesija, jei tą informaciją jau turėtumėte?
CozyCal, pavyzdžiui, leidžia visiškai pritaikyti registracijos formą. Galite pridėti daugiau klausimų, ne tik vardą ir el. paštą. Taip pat galite numatyti konkrečius laukus skirtingų tipų informacijai.
Visa tai reiškia, kad atėjus susitikimo laikui, esate pasiruošę iš karto pradėti.
Baigiamosios mintys
Praktiškai neįmanoma vykdyti verslo nesuplanuojant bent kelių susitikimų. Planavimas yra ypač svarbus, jei jūsų verslas daugiausia remiasi paslaugų teikimu klientams per susitikimus. O planavimo procesas gali lengvai tapti chaotiškas ir sudėtingas, ypač jei naudojate rankinias sistemas.
Tokiu atveju jūsų verslo sėkmė priklauso nuo patikimos, supaprastintos sistemos, skirtos valdyti planavimo procesą.
Gera žinia – yra būdas ir sistema, leidžianti suplanuoti daugiau susitikimų, ir jūs ką tik sužinojote ją šiame vadove.
Belieka pradėti įgyvendinti tuos patarimus ir strategijas savo versle.
Sėkmės!