Geriausia planavimo programinė įranga bendro darbo erdvėms

Bendro darbo erdvės pastaraisiais metais tapo vis populiaresnės, siūlydamos lankstų ir ekonomiškai efektyvų alternatyvą tradicinėms biuro erdvėms laisvasamdžiams darbuotojams, verslininkams ir nuotolinėms komandoms. Tačiau bendro darbo erdvės valdymas gali būti sudėtingas, ypač kai kalbama apie tvarkaraščių sudarymą ir rezervacijų valdymą. Čia ir praverčia bendro darbo erdvės planavimo programinė įranga.

Kas yra bendro darbo erdvės planavimo programinė įranga? ​

Bendro darbo erdvės planavimo programinė įranga yra įrankis, leidžiantis bendro darbo erdvei valdyti rezervacijas ir užsakymus, paskirstyti išteklius bei valdyti kambarių ir kitų bendrai naudojamų erdvių prieinamumą. Ji sukurta tam, kad bendro darbo erdvės rezervavimo ir valdymo procesas būtų kuo paprastesnis ir efektyvesnis.

Viena iš pagrindinių bendro darbo erdvės planavimo programinės įrangos funkcijų yra galimybė rodyti kambarių prieinamumą realiuoju laiku. Svečiai gali lengvai patikrinti konkretaus kambario ar erdvės prieinamumą prieš atlikdami rezervaciją. Ši funkcija ypač naudinga bendro darbo erdvėms, atviroms visuomenei, nes leidžia svečiams iš anksto planuoti savo apsilankymą.

Kita svarbi funkcija yra galimybė leisti svečiams patiems rezervuoti kambarius. Tai panaikina tarpininkų, pvz., registratūros darbuotojų ar vadovų, poreikį tvarkant rezervacijas. Svečiai gali tiesiog užeiti į interneto svetainę ir atlikti rezervaciją, kurią bendro darbo erdvės personalas gali patvirtinti arba atmesti.

Bendro darbo erdvės planavimo programinė įranga taip pat leidžia darbuotojams efektyviai paskirstyti išteklius. Tai apima konkrečių kambarių ar erdvių priskyrymą skirtingiems svečiams, taip pat išteklių, tokių kaip projektoriai, baltos lentos ir kita įranga, prieinamumo valdymą. Nesvarbu, ar jūsų bendro darbo erdvė siūlo susitikimų kambarius, konferencijų sales ar privačius biurus, planavimo įrankis padeda maksimaliai išnaudoti visus turimus išteklius.

Be to, kai kurios bendro darbo erdvės planavimo programinės įrangos priemonės taip pat suteikia galimybę išrašyti sąskaitas ir apmokestinti svečius už erdvės naudojimą – tai gali būti vykdoma pagal valandinį, dienos ar mėnesio tarifą. Tai gali padėti bendro darbo erdvės operatoriui sekti pajamas ir užimtumo rodiklį.

Kas daro bendro darbo erdvės rezervavimo programinę įrangą puikia? ​

Renkantis tinkamą bendro darbo erdvės planavimo programinę įrangą, reikia atsižvelgti į kelis svarbius veiksnius.

1. Naudojimo paprastumas ​

Pirmasis ir galbūt svarbiausias veiksnys yra naudojimo paprastumas. Nėra prasmės investuoti į sudėtingą ir painią programinę įrangą, kurios niekas nesugeba išsiaiškinti, kaip naudoti. Tai gali dar labiau pabloginti jūsų planavimo problemas, o ne jas išspręsti. Atlikite tyrimus ir raskite rezervavimo įrankį, atitinkantį jūsų poreikius ir kuriuo būtų intuityviai paprasta naudotis ne tik jums, bet ir jūsų darbuotojams bei klientams.

Taip pat verta atsižvelgti į tai, kad ne visos planavimo programėlės yra vienodos. Kai kurios gali būti labiau tinkamos kambarių planavimo įrankiui, o kitos – orientuotos į komandos susitikimus ar projekto laiko sekimą. Nors galbūt galėsite pritaikyti rezervavimo įrankį, galite sutaupyti daug vargo, jei rasite programinę įrangą, kuri geriausiai tinka jūsų poreikiams.

2. Atsižvelkite į kainą ​

Kitas svarbus aspektas yra kaina. Daugelis planavimo programinės įrangos siūlo nemokamą arba mažos kainos versiją, kuri gali būti tinkama mažoms komandoms ar vieno asmens verslui. Tačiau didesnėms komandoms ar įmonėms, kurios labai priklauso nuo susitikimų ar rezervacijų, reikės programinės įrangos versijos, galinčios prisitaikyti prie didesnio aktyvumo lygio ir daugiau laiko intervalų. Būtinai atsižvelkite į bet kokias papildomas išlaidas plečiant savo verslą.

3. Techniniai gebėjimai ​

Techniniai gebėjimai taip pat yra svarbus veiksnys. Nors nemokama programinė įranga gali atrodyti patraukliai, svarbu užtikrinti, kad ji gerai integruotųsi su jūsų esamomis programėlėmis ir įrankiais. Pavyzdžiui, jei turite renginio erdvę, galite norėti į savo el. pašto sąrašą įtraukti dalyvius būsimiems renginiams. Aukštesnio lygio planavimo priemonė galėtų integruotis su jūsų CRM programa ir automatizuoti šį procesą, padarydama jį efektyvesnį ir sklandesnį tiek jums, tiek jūsų klientams.

4. Greita rezervavimo nuoroda ​

Galiausiai greita rezervavimo nuoroda gali būti vertingas įrankis didinant rezervacijas ir pardavimus. Ieškokite planavimo priemonės, leidžiančios pridėti planavimo mygtuką prie savo socialinių tinklų puslapių, pvz., Facebook, LinkedIn ir Google. Tai gali palengvinti klientams susitikimų rezervavimą ir gali duoti jums daugiau verslo.

Geriausia planavimo programinė įranga bendro darbo erdvėms ​

CozyCal: geriausia paprastam bendro darbo erdvės rezervavimui ​

CozyCal (atsakomybės apribojimas: tai yra mūsų įrankis) yra išteklių rezervavimo įrankis, puikiai tinkantis mažoms ir vidutinėms įmonėms.

Palyginti su pažangesne bendro darbo erdvės rezervavimo programine įranga, siūlančia įvairių sudėtingų erdvės žemėlapių sudarymo ir išteklių paskirstymo funkcijų, CozyCal suteikia supaprastintą ir tikslingą požiūrį į erdvės rezervavimą. Ji teikia pirmenybę paprastumui ir naudojimo patogumui, o ne apkrauna vartotojus daugybe funkcijų, kurios gali būti nebūtinos jų konkretiems poreikiams.

CozyCal integruojasi su išoriniais kalendoriais, kad atnaujintų prieinamumą realiuoju laiku, priima mokėjimus per Stripe ir siunčia priminimus, kad visi laikytųsi grafiko. Su švariu ir intuityviu sąsajos dizainu klientai be vargo gali rezervuoti bendro darbo erdvės kambarius, bendras renginio erdves ar įrangos nuomą.

Dėl savo aiškaus požiūrio CozyCal padeda sukurti profesionalų ir efektyvų rezervavimo procesą, orientuotą į svarbiausius planavimo komponentus.

Svarbios funkcijos ​

• sujungia kelių išteklių prieinamumą pritaikytame rezervavimo puslapyje
• pridėti prieinamumą, nustatyti rezervavimo taisykles, filtruoti ir peržiūrėti išteklių rezervacijas – visa tai iš vienos paskyros
• palaiko tvarkaraščių sudarymą tiek fiziniams, tiek virtualiems renginiams, pvz., internetiniams seminarams, dirbtuvėms ir konferencijoms
• ištekliai gali būti automatiškai priskiriami rezervuojantiems klientams rotacijos principu
• įterpti išteklių rezervavimo valdiklį sklandžiam planavimui savo svetainėje ir socialinių tinklų platformose

Privalumai ir trūkumai ​

Privalumai:

• intuityvus ir švarus UX/UI dizainas, leidžiantis lengvai išmokti ir naviguoti ne techniniams vartotojams
• vartotojai gali rankiniu būdu patvirtinti arba atmesti kambario ar įrangos rezervavimo užklausas
• paketinės rezervacijos suteikia masines rezervavimo galimybes, didinančias pajamas ir skatinančias lojalumą tarp klientų
• skaidrus funkcijų plėtros planas, priimantis vartotojų atsiliepimus ir funkcijų užklausas produktui tobulinti

Trūkumai:

• nėra analizės galimybių išteklių rezervavimo duomenims sekti
• nėra erdvės žemėlapių, rodančių kambarių paskirstymą ir naudojimą

Kainodara ​

CozyCal Pro plano kaina yra 20 USD už išteklių/mėnesį mokant mėnesiškai arba 15 USD už išteklių/mėnesį mokant kasmet.

Plaid planas su baltosios etiketės funkcijomis kainuoja 25 USD už išteklių/mėnesį mokant mėnesiškai arba 30 USD už išteklių/mėnesį mokant kasmet.

Skedda: geriausia universaliam erdvės rezervavimui ​

Skedda pašalina rankinės rezervacijos vargą bendro darbo erdvėse. Tai kambarių ir renginio erdvių valdymo įrankis organizacijoms, nepriklausomai nuo jų dydžio. Jis siūlo supaprastintą vartotojo sąsają ir keletą foninių įrankių erdvių savininkams kontroliuoti ir valdyti naudojimą.

Svarbios funkcijos ​

• erdvės žemėlapiai, rodantys analitiką efektyviam kambarių naudojimui ir ateities planavimui
• valdyti erdves, kambarius, darbo vietas ir įrangą kuriant išsamius aprašymus, nustatant prieinamumą ir paskirstant išteklius
• valdyti vartotojų prieigą ir leidimus, leidžiant administratoriams kontroliuoti, kas gali rezervuoti ir valdyti bendras erdves

Privalumai ir trūkumai ​

Privalumai:

• siūlo pritaikomas prekės ženklo kūrimo galimybes, leidžiančias vartotojams personalizuoti rezervavimo procesą naudojant savo logotipus, vaizdus ir spalvas
• pažangi ataskaitų teikimas ir analizė
• integracijos su įvairiais trečiųjų šalių įrankiais, tokiais kaip mokėjimo šliuzai, kalendoriaus programėlės ir kt.

Trūkumai:

• šiek tiek didesnė kaina, palyginti su kai kuriais konkurentais
• ribotos tiesioginės integracijos su kitais įrankiais

Kainodara ​

Skedda pagrindinis planas yra nemokamas (internetiniai mokėjimai ir integracijos yra mokamos priedų parinktys). Jų Pro planas prasideda nuo 50 USD/mėn. su papildomais mokesčiais daugiau nei 5 rezervuojamoms erdvėms.

OfficeRnD: geriausia hibridinei bendro darbo erdvei ​

Pagrindinė mintis: Office RnD turi du produktus: vieną bendro darbo erdvėms su darbuotojais, kurie nebūtinai dirba toje pačioje įmonėje, ir kitą atskiroms įmonėms su hibridiniais darbuotojais. Abu programinės įrangos produktai siūlo darbo vietos rezervavimą, erdvės rezervacijas ir duomenimis grindžiamą efektyvumą.

Svarbios funkcijos ​

OfficeRnD Flex (bendro darbo erdvėms)

• registratūros priėmimas per programėlę
• vartotojai gali peržiūrėti ir valdyti fizinių ir virtualių erdvių prieinamumą
• išsami analizė ir ataskaitų teikimo galimybės naudojimo rodikliams stebėti ir naudojimo tendencijoms sekti

Office RnD Hybrid (įmonėms)

• darbuotojai gali pasirinkti, kuriomis dienomis nori atvykti į biurą
• darbuotojai gali bendradarbiauti per programėlę ir kartu rezervuoti darbo vietas ar konferencijų kambarius
• integruota su Microsoft Teams ir Google Meet

Privalumai ir trūkumai ​

Privalumai:

• išsami platforma, palaikanti tiek fizinių, tiek virtualių erdvių valdymą, leidžianti organizacijoms optimizuoti išteklių naudojimą
• leidžia vartotojams pasiekti ir valdyti bendras erdves iš bet kurio įrenginio

Trūkumai:

• didelė mokymosi kreivė vartotojams, kurie pirmą kartą naudojasi hibridinės erdvės rezervavimo programine įranga
• brangesnė nei kiti erdvės rezervavimo programinės įrangos sprendimai
• kai kuriems vartotojams gali prireikti techninės pagalbos, kad galėtų visapusiškai naudotis programine įranga

Kainodara ​

Hibridinis planas prasideda nuo 200 USD/mėn. hibridiniams biuro darbuotojams, o Flex planas prasideda nuo 159 USD/mėn. bendro darbo erdvėms.

Cobot: geriausia kelių vietų centrų plėtrai ​

Cobot yra bendro darbo erdvės valdymo programinė įranga, sukurta padėti komandoms valdyti bendro darbo erdves ir narystes keliose vietose visame pasaulyje. Cobot palaiko erdvės valdymą, narių portalą, integruotą sąskaitų faktūrų išrašymą ir atsiskaitymą, integruotą rinkodarą, CRM bei ataskaitų teikimą ir analizę. Dėl pritaikomų parinkčių ir integravimo galimybių Cobot gali būti pritaikytas kiekvienos bendro darbo erdvės unikaliems poreikiams.

Svarbios funkcijos ​

• valdyti narių informaciją, atsiskaitymą ir mokėjimus vienoje centrinėje vietoje
• valdyti ir rezervuoti bendras erdves, įskaitant konferencijų kambarius, privačius biurus ir bendras darbo vietas
• automatizuoti atsiskaitymą ir sąskaitų faktūrų išrašymą nariams, naudojant pritaikomas planus ir kainodaros parinktis
• sekti erdvių naudojimą ir panaudojimą naudojant išsamias ataskaitų teikimo ir analizės galimybes

Privalumai ir trūkumai ​

Privalumai:

• galima reklamuoti bendro darbo erdves naudojant integruotus rinkodaros ir CRM įrankius, įskaitant el. pašto kampanijas ir potencialių klientų valdymą
• puikiai tinka plečiant bendro darbo erdves keliose vietose, nes nariai gali naudoti laiko praleidimus ir registruotis visose vietose; kelių vietų nuolaidos taikomos augant įmonei
• teikia atvirą API, palaikantį individualius kūrinius

Trūkumai:

• integracija su kitomis sistemomis kai kuriems vartotojams gali būti sudėtinga arba atimti daug laiko
• mokymosi kreivė gali būti didelė naujiems ir ne techniniams vartotojams

Kainodara ​

Cobot prasideda nuo 69 USD/mėn. su 15 įtrauktų narių.

Nexudus: geriausia baltosios etiketės bendro darbo erdvės rezervavimui ​

Nexudus yra debesų kompiuterijos platforma, siūlanti įvairius sprendimus bendro darbo erdvėms, įskaitant erdvės valdymą, narių valdymą, atsiskaitymą ir rinkodarą.

Ji turi du pagrindinius produktus. Coworking ir Flex Workspaces siūlo įvairius įrankius darbo eigų automatizavimui, operacijų supaprastinimui ir narių valdymui.

Kitas sprendimas skirtas hibridinėms darbo vietoms ir pateikiamas su biuro valdymo platforma, integruojančia populiarius įrankius, tokius kaip Outlook ir Zoom.

Svarbios funkcijos ​

• leidžia nariams rezervuoti susitikimų kambarius, darbo vietas ir kitus išteklius per internetinę rezervavimo sistemą
• valdyti narių profilius per CRM
• automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą, apskaitą ir knygas, siekiant automatizuoti mokėjimus ir kurti sąskaitas
• siūlo realiojo laiko duomenų įžvalgas ir ataskaitas, padedančias valdyti bendro darbo erdvę

Privalumai ir trūkumai ​

Privalumai:

• funkcionalus narių portalas ir programėlė, palaikanti visiškai baltosios etiketės bendro darbo erdvės rezervavimo procesą
• bendrauti su bendruomene parduodant renginių bilietus, siunčiant naujienlaiškius bei naudojant narių katalogą ir diskusijų lentą

Trūkumai:

• kai kurie vartotojai pranešė, kad norėtų daugiau pritaikymo parinkčių

Kainodara ​

Nexudus siūlo 21 dienos nemokamą bandomąjį laikotarpį. Nexudus Coworking prasideda nuo 150 USD/mėn. vienai vietai. Nexudus Flexible Workplaces prasideda nuo 175 USD/mėn. vienai vietai.

Robin: geriausia hibridiniam bendro darbo erdvės rezervavimui ​

Robin yra lanksti darbo vietos rezervavimo programinė įranga, padedanti organizacijoms efektyviau valdyti savo fizinę erdvę. Programinė įranga suteikia platformą susitikimų kambarių, darbo vietų ir kitų darbo erdvių rezervavimui.

Svarbios funkcijos ​

• vartotojai gali peržiūrėti realiojo laiko esamų kambarių kalendorių, rezervuoti kambarius konkrečiam laikui ir gauti el. pašto pranešimus apie kambarių rezervacijas
• vartotojai gali valdyti išteklius, tokius kaip projektoriai, baltos lentos ir kita įranga
• teikia realiojo laiko užimtumo ir panaudojimo duomenis, padedančius organizacijoms optimizuoti erdvės naudojimą

Privalumai ir trūkumai ​

Privalumai:

• „Global Hybrid Trends Dashboard" rodo naudojimo duomenis, suskirstytus pagal įmonės dydį, sektorių ir regioną, suteikdamas orientacinius taškus erdvės naudojimo optimizavimui
• algoritmai rekomenduoja, kada darbuotojai turėtų atvykti į biurą, ir automatiškai siūlo darbo vietas ir erdves bendradarbiams

Trūkumai:

• kaina nenurodyta jų kainų puslapyje – turėsite su jais susisiekti, kad sužinotumėte
• kai kurie vartotojai gali manyti, kad programinei įrangai trūksta pritaikymo lygio, reikalingo jų konkretiems poreikiams patenkinti

Kainodara ​

Pradedančiojo planas yra nemokamas ir apima iki 25 vartotojų ir vieną aukštą. Komandos plano kaina nenurodyta.

Yra daug puikių planavimo programinės įrangos parinkčių bendro darbo erdvėms. Nesvarbu, ar ieškote paprasto sprendimo savo ištekliams valdyti, ar visapusiškos platformos visai savo veiklai valdyti – yra planavimo programinės įrangos parinktis, tinkama jums. Naudodamos planavimo programinės įrangos sprendimą, bendro darbo erdvės gali supaprastinti savo veiklą, pagerinti bendradarbiavimą ir užtikrinti, kad nariai turėtų prieigą prie reikiamų išteklių tada, kai jų reikia.

Norėdami sužinoti, ar CozyCal yra tinkama bendro darbo erdvės rezervavimo programinė įranga jums, peržiūrėkite, ką sako mūsų patenkinti klientai, arba užsisakykite demonstraciją šiandien.