Visi suprantame, kad puiki klientų aptarnavimo patirtis yra svarbi verslui norint pritraukti potencialius klientus ir plėsti klientų bazę. Tačiau, remiantis Clio 2019 m. teisinių tendencijų ataskaita, advokatams trūksta kokybiško bendravimo su klientais. Tyrime, atliktame su 1 000 advokatų kontorų, dauguma jų kenčia nuo prasto el. pašto ir balso pašto atsiliepimų. Nors advokatų kontoros geriau atsiliepinėja į telefono skambučius, jos retai perskambina. O kai atsiranda laiko susisiekti, jos nesuteikia pakankamai informacijos telefonu.
Nerimą kelia tai, kad, remiantis Clio ataskaita, iš apklaustų klientų, kurie kreipėsi į advokatą, 64 % nurodė, kad advokatų kontora, kurios jie galiausiai nepasirinkė, neatsakė į jų telefono skambučius ar el. laiškus. Apskritai klientai turi žemus lūkesčius advokatų kontorų atžvilgiu. Šis tyrimo rezultatas atskleidžia atotrūkį tarp klientų lūkesčių ir to, ką advokatų kontoros mano galinčios pasiūlyti. Kai kontoros teikia žemesnės kokybės klientų aptarnavimo patirtį, jos rizikuoja prarasti potencialius klientus.
Tačiau šis tyrimo rezultatas taip pat suteikia jums galimybę patobulinti savo klientų priėmimo procesą. Jei galite vykdyti sklandų klientų priėmimo procesą, viršijantį klientų lūkesčius, jūsų šansai, kad klientai pasirinks jus, yra daug didesni nei konkuruojančių kontorų. Taigi kaip galite patobulinti savo klientų priėmimo procesą? Yra du sprendimai, kuriuos galite išbandyti.
1. Virtualaus teisinio registratoriaus samdymas
Jei esate savarankiškai dirbantis advokatas arba vadovaujate mažai advokatų kontorai, atsiliepimas į telefono skambučius darbo valandomis gali sutrikdyti jūsų darbo eigą. Kai negalite atsakyti į kvalifikuotų potencialių klientų balso pranešimus arba vėliau su jais susisiekti, prarandate galimybes įgyti klientų savo praktikai.
Atrodo, kad vidinio teisinio registratoriaus samdymas yra akivaizdžiausias sprendimas. Tačiau išlaidos gali būti didelės. Vidutiniškai viso etato teisinio registratoriaus metinis atlyginimas yra apie $46 360 USD. Atsižvelgus į papildomas išmokas, tokias kaip sveikatos draudimas ir mokamos atostogos, išlaidos gali greitai išaugti. Be to, samdant, mokant ir valdant registratorių atsiranda alternatyviosios sąnaudos. Kuo daugiau laiko skiriama šioms administracinėms užduotims, tuo mažiau laiko lieka koncentruotis į darbą su klientais.
Alternatyvus sprendimas – samdyti virtualų teisinį registratorių. Šis sprendimas siūlo keletą pagrindinių privalumų, kurie gali padaryti jį tinkamesniu pasirinkimu jums.
Pigesnės kainos: Daugelis virtualių teisinių registratorių įmonių siūlo pakopines kainų planus, tenkinančius įvairaus dydžio advokatų kontorų poreikius. Back Office Betties yra specializuota virtualių teisinių registratorių įmonė, kurios planai svyruoja nuo ‘Bronze" (299 USD/mėn., 100 minučių) iki ‘Platinum" (1 599 USD/mėn., neriboti minučiai). Jei viršysite plano skambučių minučių limitą, jie paprasčiausiai skaičiuoja pagal minutę – vos nuo 2,59 USD. Jei apskaičiuosite, virtualaus teisinio registratoriaus išlaidos yra daug mažesnės nei vidinio registratoriaus. Be to, mėnesinio prenumeratos mokėjimo modelis suteikia jums lankstumą lengvai keisti planą, todėl nesate pririšti prie fiksuotų išlaidų.
Greitesnis atsakas: Virtualūs teisiniai registratoriai suteikia daug geresnį lankstumą reaguojant į skambučius. Net jei potencialių klientų skambučiai ateina ne darbo valandomis, virtualūs registratoriai gali jais pasirūpinti. Nors kai kurie virtualūs registratoriai gali priimti skambučius po darbo valandų, kai kurie gali budėti net 24/7, kad nė vienas skambutis nebūtų praleistas.
Teisinė kompetencija: Skirtingai nuo bendrų virtualių registratorių, virtualūs teisiniai registratoriai yra apmokyti suprasti teisinę terminologiją, procesus ir programinę įrangą. Pavyzdžiui, Back Office Betties turi savo mokymo programą ‘Betties Legal Academy", kuri suteikia registratoriams esminį pagrindą profesionaliai bendrauti su klientais. Kokybiškos patirties suteikimas potencialiems klientams padidina tikimybę juos laimėti savo verslui.
2. Planavimo įrankio įdiegimas savo svetainėje
Kitas alternatyvus sprendimas, skirtas pagerinti jūsų kontoros klientų priėmimo patirtį, – įdiegti planavimo įrankį savo svetainėje. Beveik 40 % visų mažų advokatų kontorų neturi svetainių. O iš tų kontorų, kurios turi svetaines, 70 % neturi kvietimo į veiksmą elemento savo pagrindiniame puslapyje. Kadangi vis daugiau žmonių ieško informacijos internete, svarbu, kad potencialiems klientams būtų lengva ir patogu susisiekti su jumis.
Patogus ir patikimas planavimo įrankis, toks kaip CozyCal, leidžia automatizuoti jūsų kontoros klientų priėmimo procesą, kad galėtumėte pritraukti kokybiškų potencialių klientų bet kada ir bet kur. Automatizuodami planavimą, galite sumažinti neatvykimų riziką, pritaikyti klientų priėmimo procesą ir ilgainiui sutaupyti daug laiko.
Pritraukite potencialius klientus tiesiai savo kontoros svetainėje: Galite sukurti pritaikytą ir profesionalią rezervavimo patirtį, kad pritrauktumėte potencialius klientus. Kai suteikiate paprastą naudoti klientų priėmimo procesą, atitinkantį potencialių klientų lūkesčius, yra didesnė tikimybė, kad jie taps jūsų klientais. Kvalifikuoti potencialūs klientai vienu paprastu paspaudimu gali peržiūrėti jūsų iš anksto nustatytą laisvą laiką ir iš karto suplanuoti nemokamas konsultacijas. Tai pašalina varginančius skambučius pirmyn ir atgal bei el. laiškų apsikeitimą, o jūs galite valdyti visus susitikimus vienoje vietoje.
Rinkite informaciją per priėmimo formą: Atsižvelgdami į susitikimų tipus, galite sukurti pritaikytą priėmimo formą pagrindinei informacijai iš svečių rinkti, pvz., jų vardui ir pavardei, el. paštui, telefono numeriui ir konsultacijos priežasčiai. Priėmimo formos informacija automatiškai išsaugoma, todėl visada galite vėliau susisiekti su kvalifikuotais potencialiais klientais.
Galingos integracijos sklandžiam planavimui: CozyCal suteikia platų integracijų pasirinkimą, įskaitant Clio, Stripe, Google Calendar ir Microsoft 365, kurios lengvai susieja planavimą su jūsų esamais darbo procesais. Jei naudojate Clio, Clio integracija leidžia sinchronizuoti su Clio kalendoriumi realiuoju laiku, siųsti priėmimo formoje surinktą informaciją į Clio kalendoriaus įvykius ir automatiškai kurti naujus kontaktus Clio sistemoje.
Sutaupykite išlaidas: Jei jūsų biudžetas neleidžia samdyti kito asmens susitikimams valdyti, planavimo įrankis, toks kaip CozyCal, gali sutaupyti jums nemažą sumą pinigų. Mokėdami tik $15 per mėnesį, galite automatizuoti savo advokatų kontoros planavimą ir sulaukti naujų potencialių klientų 24/7. Jums tereikia paversti vieną pritrauktą potencialų klientą klientu per metus, kad padengtumėte CozyCal naudojimo išlaidas.
Nesvarbu, ar teikiate pirmenybę virtualaus teisinio registratoriaus samdymui tiesioginiam bendravimui, ar naudojate planavimo įrankį klientų priėmimo procesui automatizuoti savo svetainėje, ar net derinate abu sprendimus – tikslas išlieka tas pats: palikti gerą pirmą įspūdį potencialiems klientams ir suteikti puikią klientų patirtį net ankstyvajame verslo proceso etape. Įdiegę šiuos sprendimus, galite tapti reaktyvesne kontora, kuri laiku teikia kokybišką bendravimą. Turėdami sistemingą klientų priėmimo procesą, kuris viršija klientų lūkesčius, galėsite pritraukti daugiau klientų ir ilgainiui plėtoti savo kontorą.