Relational Estate & Elder Law padeda Winchesterio, Šiaurės Virdžinijos ir Šenandoa slėnio gyventojams planuoti ateitį teikdama turto planavimo, pagyvenusių asmenų teisės ir turto administravimo paslaugas. Firmai vadovauja Joshua E. Hummer, Esq., o jos biurai įsikūrę Winchesteryje ir Ashburne, Virdžinijoje. Nauji klientai pradeda nuo įžanginio skambučio, kurį veda Samantha Vandeberg – priėmimo komandos vadovė, renkanti informaciją apie jų turtą, ryšius ir turto planavimo poreikius, prieš suplanuodama konsultaciją su advokatu.

Prieš CozyCal ​

Augant komandai ir dirbant dviejose vietose, vizitų planavimas Relational Estate & Elder Law buvo sunkiai valdomas dideliu mastu. Firma tvarko įvairius susitikimų tipus – nuo pradinių turto planavimo konsultacijų iki mokamų seansų, dokumentų pasirašymo ir pagyvenusių asmenų teisės susitikimų. Nuolatinis iššūkis buvo derinti darbuotojų užimtumą ir tuo pat metu suteikti klientams paprastą būdą užsiregistruoti.

„Mano įžanginiai skambučiai – tai vieta, kur sužinome, ko iš tikrųjų reikia kiekvienam klientui. Klausiu apie jų šeimą, turtą, rūpesčius. Paskutinis dalykas, kurio noriu, yra tai, kad vizitų planavimas trukdytų šiam procesui."

Po CozyCal ​

Nuo 2021 m. gruodžio firma naudoja CozyCal, kad valdytų vizitų planavimą visoje savo praktikoje. Šiandien jie naudoja 11 atskirų rezervavimo puslapių, kiekvienas sukonfigūruotas konkrečiam susitikimo tipui. Samantha naudoja turto planavimo įžanginio skambučio puslapį, kad suplanuotų pradines pokalbius su naujais klientais, o tada nukreipia juos į tinkamą tolesnį žingsnį: turto planavimo konsultaciją, pagyvenusių asmenų teisės konsultaciją arba turto administravimo aptikimo skambutį – priklausomai nuo jų poreikių. Likę rezervavimo tipai apima viską – nuo mokamų konsultacijų ir dokumentų pasirašymo iki patikos fondo finansavimo skambučių ir globėjų susitikimų.

Devyniems komandos nariams dalyvaujant grupiniam planavimui, kiekvienas darbuotojas, valdantis klientų susitikimus, prižiūri savo kalendorių ir pasiekiamumą. Clio Manage integracija tiesiogiai sujungia CozyCal su jų teisinio praktikos valdymo sistema, automatiškai sinchronizuodama suplanuotus įvykius ir naujus kontaktus į Clio duomenų bazę – tai panaikina poreikį rankiniu būdu įvesti duomenis tarp planavimo ir bylų valdymo.

Kai firma neseniai nusprendė pereiti nuo Zoom prie Microsoft Teams virtualiniams susitikimams, Samantha pateikė funkcijos užklausą dėl Teams integracijos. CozyCal pristatė integraciją per kelias dienas.

„Noriu asmeniškai padėkoti jums visiems už įdėtą darbą. Retai kurios įmonės reaguoja į užklausas, o jūsų greitis integruojant Teams yra labai vertinamas. Tai parodo vertybes, slypinčias už produkto! Šis dėmesys klientų aptarnavimui nepraėjo nepastebėtas. Prašau perduoti mūsų dėkingumą jūsų komandai!"

Po daugiau nei ketverių metų kaip CozyCal klientai, firma toliau plečia platformos naudojimą, pridėdama naujus rezervavimo tipus ir komandos narius augant praktikai.