Por volta desta época no ano passado, compartilhamos uma lista de 10 ferramentas de produtividade para proprietários de pequenas empresas. Hoje continuamos a usar algumas delas em nossos fluxos de trabalho diários, incluindo Zapier, ProfitWell e FocusBooster. Na verdade, criamos uma integração direta com o Zapier para que você possa criar zaps entre o CozyCal e mais de 500 outros aplicativos através do Zapier, a fim de automatizar tarefas repetitivas e demoradas. Você pode ler mais sobre quatro dos nossos zaps favoritos aqui para ver como otimizar ainda mais o seu processo de agendamento.
Para as ferramentas restantes, substituímos algumas delas por opções mais eficientes. Por exemplo, substituímos o MailChimp e o Zendesk pelo Intercom, que é uma plataforma de mensagens e e-mails para clientes que nos permite conversar com clientes e leads em tempo real, além de enviar campanhas de e-mail automatizadas. Também substituímos o Evernote, o Trello e o Teux-Deux (aplicativo de lista de tarefas) por uma poderosa ferramenta tudo-em-um de gestão do conhecimento, o Notion, sobre o qual falarei mais abaixo.
Neste post, queremos compartilhar com você três ferramentas que estão profundamente integradas aos nossos fluxos de trabalho na gestão do CozyCal. Elas nos ajudaram a aumentar nossa eficiência em gerenciamento de projetos, delegação de tarefas, coordenação de equipes e coleta de feedback. Vamos nos aprofundar e descobrir por que elas são especiais para nós.
1. Notion 🗂
Embora o mundo não esteja com falta de listas de tarefas, ferramentas de gerenciamento de projetos e de anotações, o Notion é verdadeiramente uma força única. É uma ferramenta de espaço de trabalho tudo-em-um com a qual você pode fazer anotações, arquivar informações, gerenciar projetos e até criar bancos de dados simples.
Chris e eu usamos o Notion tanto para gerenciar os fluxos de trabalho do CozyCal quanto para assuntos pessoais. Fizemos do Notion o quartel-general das operações do CozyCal. Desde a configuração de quadros Kanban para problemas, redigir posts de blog, arquivar portfólios de design, até planejar viagens de carro e registrar momentos de inspiração, posso organizar tudo isso no Notion. A capacidade flexível e versátil do Notion — como um canivete suíço — é o que me atrai, pois me poupa muito tempo e dores de cabeça ao alternar entre dez mil aplicativos diferentes.
Além de contar com recursos poderosos, o Notion é incrivelmente bonito. Ficamos impressionados com sua elegância Zen e seu design de última geração. Você sabe como trabalhar em um ambiente lindamente projetado simplesmente parece uma delícia, não é? É isso que o Notion me faz sentir. Ele cria um ambiente digital imaculado e zen no qual posso me imergir para me concentrar em concluir tarefas e criar conteúdo.
Embora eu use mais a versão para desktop, o Notion tem aplicativos tanto para usuários de iOS quanto de Android, tornando a transição entre diferentes dispositivos perfeita. Ele também conta com um esquema de preços acessível, de apenas US$ 4/mês para o plano pessoal e US$ 8/mês por membro para o plano de equipe. Atualmente estamos no plano de equipe porque armazenamos documentos e imagens no Notion, e o plano gratuito é limitado a apenas 5 MB de armazenamento. Para nós, poder alcançar o estado mental de Zen digital ao custo de 2 cafés com leite por mês por pessoa é um investimento que vale a pena.
2. Appear.in 📽
Há alguns meses, nosso amigo James do Systems Matter nos perguntou se o CozyCal poderia ser conectado ao Zoom ou ao Google Hangout através do Zapier para gerar links de salas de videoconferência para eventos agendados. No entanto, para criar um zap com o Zoom, é necessária uma conta paga do Zoom, o que adicionaria custos extras aos usuários do CozyCal. Além disso, o Zapier não suporta o Google Hangout atualmente.
Esse problema me enviou em uma missão de exploração em busca de uma ferramenta de conferência gratuita que pudesse ser facilmente incorporada ao processo de agendamento do CozyCal. Por fim, deparei-me com o Appear.in, uma ferramenta de videochamada gratuita e fácil de usar. Como curiosidade, a empresa está sediada na Noruega, o que acho muito interessante.
Depois de criar uma conta gratuita no Appear.in, reivindiquei minha própria sala de chat em https://appear.in/kat.cozycal e incorporei esse link na mensagem de confirmação do evento, no e-mail de confirmação e no e-mail de lembrete para a sessão de demonstração do CozyCal. Quando um convidado agenda uma sessão de demonstração comigo, ele recebe o link da sala de chat nos e-mails, bem como no evento do calendário. No horário agendado da sessão de demonstração, ele vai bater na porta da sala de chat e então eu lhe concedo acesso para entrar na videochamada. Até agora, tem funcionado muito bem para mim, pois posso compartilhar minha tela e trocar mensagens de chat com os convidados na sala de chat.
Se você tem eventos que precisam de videoconferência, pode criar uma sala de chat no Appear.in e incorporá-la na sua página de agendamento do CozyCal. Atualmente estamos no plano gratuito, que permite 4 participantes e 1 sala de chat. Mas se você tem uma equipe maior ou precisa receber mais convidados na videochamada, o plano pro custa US$ 9,99 por mês.
3. Canny 📮
Coletar feedback dos usuários é uma das tarefas mais importantes para o CozyCal. Todos os dias, temos clientes enviando suas solicitações de funcionalidades e feedback. Com a contribuição inestimável dos nossos usuários, somos capazes de iterar constantemente e priorizar as funcionalidades mais importantes a serem desenvolvidas para o CozyCal.
Nos primeiros dias, rastrear o feedback manualmente não era um problema, já que o volume de feedback era baixo. Mas como temos mais usuários agora, automatizar a coleta de feedback pode nos poupar uma boa quantidade de tempo. Inicialmente, marcávamos mensagens de chat para coletar feedback no Intercom, o mensageiro de chat que usamos para falar com os usuários. No entanto, o sistema de marcação não funciona tão bem para compilar e organizar o feedback. Desde então, temos buscado uma solução para automatizar esse processo.
Encontramos o Canny no Indie Hackers, uma comunidade online para pessoas que estão fazendo bootstrapping (iniciando negócios sem financiamento externo) em empresas de software. Acontece que os criadores do Canny, Sarah e Andrew, são também um casal que está construindo o Canny do zero.
Criamos o roadmap do CozyCal no Canny, que exibe a lista de solicitações de funcionalidades enviadas pelos nossos usuários. A interface simples do Canny nos ajuda a capturar feedback em um único lugar organizado. Com base no número de votos positivos, podemos priorizar e desenvolver as funcionalidades certas para o CozyCal. Outro benefício de usar o Canny é que ele dá aos nossos usuários a flexibilidade de enviar feedback por iniciativa própria. Quando você clica em "Get Help" no seu painel do CozyCal, você é direcionado ao nosso roadmap, no qual pode votar positivamente em funcionalidades existentes ou enviar novas.
Seja você gerenciando um negócio baseado em serviços ou orientado a produtos, o feedback dos clientes provavelmente será essencial para a saúde do seu negócio. Se o seu negócio requer contribuição constante dos usuários, então o Canny é uma excelente solução para automatizar essa etapa.
Essas são as três ferramentas que recomendamos. Elas nos ajudaram a sistematizar nossos fluxos de trabalho e sermos mais organizados. Esperamos que você tenha a oportunidade de conferir essas ferramentas e ver se elas podem fazer parte das operações do seu negócio também.
Tem alguma dúvida, comentário ou feedback? Curioso para saber mais sobre o CozyCal? Sinta-se à vontade para conversar conosco, deixar seu feedback no nosso roadmap ou nos enviar um e-mail em kat@cozycal.com. Adoraríamos ouvir de você! 😊