法律事務所にとって、オンラインでの存在感はかつてないほど重要になっています。クライアントや見込み客がウェブサイトから簡単に打ち合わせをスケジュールできるようにすることは、非常に重要です。
受付担当者やバーチャルアシスタントを雇い、クライアントからの電話を受けて予約を管理しているかもしれません。しかし、双方にとって都合のよい時間を見つけるために電話やメールを何度もやり取りすることは、時間がかかり非効率です。
クライアント：「ライト弁護士は来週の火曜日、午後3時にちょっとしたフォローアップ相談の時間はありますか？」
受付担当者：「その時間は難しいです。木曜日の午前11時はいかがでしょうか？」
クライアント：「確認してからまたご連絡します。後ほど改めてお電話します…」
特に一人で事務所を運営しているソロプレナー弁護士にとって、このようなメールのやり取りは非生産的です。時間帯の調整に貴重な時間を費やしたくはないはずです。クライアントのサポートに集中することが最優先事項です。
事務所のウェブサイトで見込み客を獲得する
見込み客を獲得しクライアントへの転換率を高めるために、ウェブサイトに CozyCal をインストールし、法律事務所のブランディングに合った予約ページをカスタマイズすることができます。
シームレスなスケジューリング体験を実現するには、プロフェッショナルで洗練された外観の予約ページを作成し、事務所のブランドが際立つようにすることが重要です。予約ページのサンプルはこちらをクリックしてご確認いただけます。
予約ページには、法律サービスの内容と空き状況が表示されます。初回相談や既存クライアントとの打ち合わせなど、さまざまな種類の予約を作成できます。各打ち合わせの種類ごとに、時間の長さや受付可能な時間帯を設定できます。これにより、見込み客やクライアントはいつでも、どのモバイルデバイスからでも簡単に打ち合わせを予約できます。あなたとクライアント双方の時間を節約できます。
予約ページのリンクをクライアントと共有する
ウェブサイトに予約ページを設置するだけでなく、テキストメッセージ、メール、またはメール署名を通じて、予約ページのURLをクライアントに直接共有することができます。打ち合わせをすばやく簡単にスケジュールする方法です。
スムーズなスケジューリングを実現するClio連携
4ヶ月前、私たちは法律事務所管理・クライアント関係管理（CRM）・クライアント受付ソフトウェアの業界リーダーである Clio との CozyCal 連携をリリースしました。
私たちの目標はシンプルです。Clio を使用しているあらゆる規模の法律事務所に、エレガントで軽快かつ信頼性の高い予約スケジューリングシステムを提供することです。
CozyCal は Clio のカレンダーと同期する
CozyCal でスケジュールされたまたはキャンセルされた予約（Google カレンダーと連携）は、リアルタイムの空き状況が反映されるよう Clio のカレンダーと自動同期されます。スケジュールまたはキャンセルされた予約はすぐにメールで通知されます。
受付フォームの情報が Clio のイベント詳細に送信される
予約ページの受付フォームでは、新規見込み客や既存クライアントから情報を収集するための質問を作成できます。受付フォームで収集された情報は Clio のカレンダーイベントの詳細欄に送信され、スケジュールされたイベントの詳細を簡単かつ明確に確認できます。
新規連絡先が Clio に自動作成される
新規ゲストが予約ページから予約を行うと、そのゲストの氏名とメールアドレスが Clio の連絡先データベースに自動的に登録されます。CozyCal のクライアントデータベースで、連絡先と予約履歴を簡単に管理できます。
メール通知のカスタマイズ
予約完了時やリマインダーのメール通知を簡単にカスタマイズできます。これらはゲストが予約を行うと自動的に送信されます。予約を変更またはキャンセルした場合も、ゲストにメールが送信されます。
各弁護士の空き状況を表示するチームスケジューリング
チームに複数の弁護士がいる場合、事務所のチーム予約ページに招待することができます。各 CozyCal アカウントは1つの Clio カレンダーと連携するため、弁護士は自分の空き状況の設定やメール通知のカスタマイズを完全にコントロールできます。
クライアントは希望する弁護士、またはチームのいずれかの弁護士と打ち合わせを予約できます。選択された時間帯に空きのあるチームメンバーに自動的に割り当てられます。すべてのスケジュールされたイベントと連絡先情報は、1つの Clio アカウントに同期されます。
既存のワークフローと連携するインテグレーション
Clio 連携に加えて、Stripe と連携して支払いを収集したり、Zapier と連携してワークフローを自動化したり、Google Hangouts のミーティングリンクを自動生成したり、Google Analytics を通じて予約セッションを追跡したりすることができます。CozyCal のインテグレーション機能により、スケジューリングプロセスを既存のワークフローと連携させ、より多くのクライアントを獲得・維持することができます。
特にオンラインでビジネスを行う人が増えている現在、オンラインスケジューリングは法律事務所にとってますます重要になっています。スケジューリングを自動化することで、電話やメールのやり取りの負担を軽減するだけでなく、クライアントが自分のペースで弁護士への連絡方法や時間を自由に選べるようになります。
CozyCal は、クライアントが予約のために電話をかける手間を省きます。さらに重要なのは、スケジューリングの自動化により、弁護士としての本来の職務に集中し、業務効率を高めることができる点です。
👉CozyCal の無料トライアルに登録して、ぜひお試しください。
CozyCal が法律事務所のスケジューリングをどのように効率化できるかをより詳しく知りたい場合は、デモセッションをスケジュールしていただくか、ウェブサイト右下のバブルからいつでもチャットにてお問い合わせください。