Als het gaat om het plannen van afspraken, is het belangrijk dat je volledige controle hebt over je agenda. Wanneer je niet de flexibiliteit hebt om te beslissen wie tijden op je agenda kan selecteren, verspil je mogelijk meer tijd aan het annuleren en verzetten van vergaderingen. Het ergste geval is dat het vervelend wordt wanneer ongewenste boekingen je agenda vullen en voorkomen dat je klanten beschikbare tijden kunnen kiezen die voor hen werken.
Heel wat van onze gebruikers hebben ons de behoefte gedeeld om voor hun bedrijf de mogelijkheid te hebben om evenementen handmatig te accepteren of te weigeren. Ze willen zeker stellen dat afspraken worden geboekt door de juiste mensen. Sommigen willen hun agenda niet beschikbaar stellen voor koude verkoopgesprekken en willen de agenda alleen beperken tot betalende klanten en zakenpartners. Sommigen willen eerst de informatie van een nieuwe lead verifiëren voordat ze beslissen om de geboekte consultatie goed te keuren.
Na het horen van deze feedback kregen we een beter inzicht in waarom een 'Evenementverzoek'-functie belangrijk is voor bedrijven. Daarom besloten we prioriteit te geven aan het bouwen van deze functie om het planningsproces te versterken.
Nu zijn we blij te kunnen aankondigen dat CozyCal de 'Evenementverzoek'-functie ondersteunt, waarmee je evenementverzoeken handmatig kunt accepteren of weigeren en volledige controle over je agenda kunt nemen. Het helpt om:
- ongewenste boekingen te elimineren die je tijdsloten innemen
- de noodzaak te verminderen om vergaderingen te verzetten
- je boekingslink vrij te delen zonder je zorgen te maken over ongewenste boekingen
Hier is een diagram dat je de stroom toont van hoe de Evenementverzoek-functie werkt wanneer deze is ingeschakeld voor een evenementtype:
1. Activeer de Evenementverzoek-functie voor geselecteerde evenementtypen
Als je meerdere evenementtypen op je boekingspagina hebt, kun je de 'Evenementverzoek'-functie alleen inschakelen voor geselecteerde evenementtypen. Als je de Evenementverzoek-functie niet meer nodig hebt, kun je deze uiteraard op elk moment eenvoudig uitschakelen.
In de voorbeeldboekingspagina hieronder kun je, als je alleen evenementverzoeken voor Design Workshop handmatig wilt accepteren of weigeren, de 'Evenementverzoek'-functie alleen voor dit specifieke evenementtype inschakelen zonder andere te beïnvloeden. In dit voorbeeld zal het andere evenementtype Free Consultation vergaderingen namens de bedrijfseigenaar automatisch blijven accepteren.
2. Pas e-mailmeldingen voor Evenementverzoeken aan
Zodra de 'Evenementverzoek'-functie is ingeschakeld, kun je e-mails aanpassen die ter kennisgeving naar gasten worden verzonden. Er zijn standaard e-mailsjablonen beschikbaar, maar je kunt de inhoud van de sjablonen aanpassen om de e-mails persoonlijker te maken.
Er zijn drie soorten e-mailmeldingen die je kunt aanpassen:
- Verzoek in behandeling e-mail: gasten ontvangen deze e-mail nadat ze een evenement en tijdslot hebben geselecteerd en het evenementverzoek hebben ingediend
- Verzoek geweigerd e-mail: gasten ontvangen deze e-mail nadat je het evenementverzoek hebt geweigerd
- Evenementbevestigingse-mail: gasten ontvangen deze e-mail nadat je het evenementverzoek hebt geaccepteerd
3. Evenementen handmatig accepteren of weigeren
Het hele proces van het handmatig accepteren of weigeren van evenementverzoeken is eenvoudig en duidelijk. Wanneer een gast je een evenementverzoek stuurt, ontvang je direct een e-mailmelding over het evenementverzoek.
De e-mail bevat antwoorden die zijn verzameld uit het intakeformulier, waardoor het voor jou gemakkelijk is om te beoordelen en te verifiëren of de ingeplande gast legitiem is of niet.
Klik eenvoudig op Gast accepteren of weigeren in de e-mail en je wordt naar je CozyCal-account geleid waar je het evenementverzoek handmatig kunt accepteren of weigeren. Of je het evenementverzoek nu accepteert of weigert, je gasten ontvangen e-mails die hen op de hoogte stellen van je beslissing.
Neem volledige controle over je agenda
Geautomatiseerd plannen zou je niet angstig moeten maken wanneer je niet kunt controleren wie tijd op je agenda mag zetten.
De nieuwe 'Evenementverzoek'-functie van CozyCal zorgt ervoor dat jij beslist of een evenement wordt geaccepteerd of geweigerd, waardoor de noodzaak vervalt om ongewenste vergaderingen te annuleren en op het laatste moment vergaderingen te verzetten.
Uiteindelijk verdien je volledige controle over je agenda, zodat je minder tijd kwijt bent aan worstelen met je agenda en meer tijd kunt besteden aan dingen die er echt toe doen.