Question 1

Wat is teamplanning?

Accepted Answer

Teamplanning stelt meerdere teamleden in staat om boekingen te beheren onder één account, terwijl ze individuele controle behouden over hun schema's. Met CozyCal kan elk teamlid eigen afspraaktypen aanmaken met aangepaste duur, prijzen en boekingsregels, eigen beschikbaarheid instellen die hun persoonlijke schema weerspiegelt, en persoonlijke boekingspagina's aanmaken (zoals uwbedrijf.com/jan of uwbedrijf.com/sarah).

Teamleden kunnen ook deelnemen aan gedeelde teamboekingspagina's waar klanten kunnen boeken bij "elk beschikbaar teamlid". CozyCal ondersteunt drie intelligente planningswijzen: round-robin boeking verdeelt afspraken automatisch gelijkmatig over beschikbare teamleden, prioriteitsrangschikking boekt voorkeursteeamleden eerst voordat anderen worden ingeschakeld, en multi-host collectieve planning bundelt beschikbaarheid wanneer meerdere teamleden dezelfde vergadering moeten bijwonen, perfect voor deposities, klantpitches of samenwerkende consultaties waarbij een advocaat en paralegal samen aanwezig moeten zijn.

Alle teamleden delen één beheerdersaccount, waardoor het eenvoudig is om boekingen, klanten en agenda's te beheren vanuit een gecentraliseerd dashboard.

Question 2

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een teamplanningsprogramma?

Accepted Answer

Het beheren van de beschikbaarheid en planningsflow van uw team kan tijdrovend zijn. Het proces wordt omslachtiger naarmate uw team groeit.

Teamplanningssoftware zoals CozyCal kan u helpen de beschikbaarheid van teamleden te plannen, toe te wijzen en te beheren met automatisering. De voordelen van het gebruik van een teamplanningsprogramma zijn:
- Coördineer de beschikbaarheid van teamleden eenvoudig op één centrale locatie
- Verminder handmatig, repetitief werk en bespaar tijd met automatiseringen
- Wijs geboekte afspraken automatisch toe aan teamleden via round-robin om de efficiëntie te verhogen
- Krijg een overzicht van de totale boekingen en het schema van het team

Question 3

Hoe maak ik teamplanning aan in CozyCal?

Accepted Answer

Het aanmaken van een aangepaste teamplanning is eenvoudig. U kunt teamleden uitnodigen om deel te nemen aan uw team. Er zijn twee teamplanningsstructuren waaruit u kunt kiezen.
‍
Optie één is om teamleden te laten deelnemen aan dezelfde boekingspagina en beschikbaarheid toe te voegen aan gedeelde afspraaktypen. Deze optie is ideaal als u wilt dat de afspraaktypen en beschikbaarheid van het hele team op dezelfde boekingspagina worden weergegeven. Boekingsgasten kunnen een specifiek teamlid of een willekeurig teamlid kiezen. U kunt round-robin boeking inschakelen om geboekte vergaderingen automatisch toe te wijzen voor een eerlijke werkverdeling binnen het team.
‍
Optie twee is om teamleden persoonlijke boekingspagina's te laten aanmaken. Teamleden hebben de autonomie om de instellingen van de boekingspagina aan te passen voor een gepersonaliseerde planningservaring. Deze optie is ideaal als teamleden willen dat de boekingspagina uitsluitend hun eigen aangeboden diensten en beschikbaarheid weergeeft.

Question 4

Hoe werkt round-robin planning in CozyCal?

Accepted Answer

Round-robin planning verdeelt afspraken automatisch gelijkmatig over uw teamleden om de werkdruk te balanceren. Wanneer een klant boekt bij "elk beschikbaar teamlid", wijst CozyCal de afspraak toe aan degene die de minste boekingen heeft ontvangen voor dat specifieke afspraaktype, waardoor een eerlijke verdeling wordt gegarandeerd.

‍Geavanceerde opties zijn onder meer: U kunt een vaste host aanwijzen (een specifiek vereist teamlid) en een round-robin groep voor de tweede host aanmaken. Alle consultaties vereisen bijvoorbeeld uw senior advocaat (vast), maar CozyCal verdeelt de paralegal-toewijzing via round-robin over uw drie paralegals. Dit zorgt ervoor dat de sleutelpersoon altijd aanwezig is, terwijl ondersteunende rollen gelijkmatig worden verdeeld.

U kunt ook meerdere round-robin groepen aanmaken waarbij verschillende posities onafhankelijk roteren, perfect wanneer u specifieke rolcombinaties nodig heeft maar een gebalanceerde verdeling binnen elke rol wilt.

Question 5

Wat is multi-host collectieve planning?

Accepted Answer

Multi-host collectieve planning bundelt de beschikbaarheid van meerdere teamleden die allemaal dezelfde afspraak moeten bijwonen. In plaats van elke persoon afzonderlijk te boeken, toont CozyCal alleen tijdsloten waarop iedereen die vereist is tegelijkertijd beschikbaar is.

‍Flexibele hosttoewijzing: U kunt multi-host afspraken configureren met verschillende toewijzingsmethoden. Wijs specifieke vereiste teamleden toe (alle hosts zijn vooraf bepaald), combineer vaste hosts met round-robin (specifieke teamleider + roterende assistent), of round-robin meerdere posities onafhankelijk (roteren uit één groep + roteren uit een andere groep).

Stel bijvoorbeeld "Klantstrategiesessie (Accountmanager + Ontwerper)" in, waarbij CozyCal een accountmanager uit uw klantenserviceteam roteert en een ontwerper uit uw creatieve team roteert, zodat beide rollen gelijkmatig worden verdeeld terwijl tijden worden gevonden waarop alle geselecteerde personen beschikbaar zijn.

Question 6

Kan ik prioriteit toewijzen aan teamleden?

Accepted Answer

Ja. Met prioriteitsrangschikking kunt u aangeven welke teamleden als eerste boekingen moeten ontvangen voordat anderen worden ingeschakeld. Dit is ideaal wanneer u senior medewerkers, specialisten of voorkeursteeamleden heeft die u voorrang wilt geven.

U kunt bijvoorbeeld uw senior fotograaf instellen als Prioriteit 1 en junior fotografen als Prioriteit 2. Wanneer klanten boeken bij "elk beschikbaar", controleert CozyCal eerst of uw senior fotograaf beschikbaar is. Alleen als ze volledig volgeboekt zijn, wijst het systeem toe aan junior fotografen. Dit zorgt ervoor dat uw meest ervaren of omzetgenererende teamleden hun agenda maximaal benutten voordat afspraken worden doorgestuurd naar anderen.

Question 7

Kan ik onbeperkte boekingspagina's aanmaken binnen een team?

Accepted Answer

Ja! U kunt onbeperkte boekingspagina's aanmaken binnen een team. U kunt ook onbeperkte teams aanmaken binnen een account. Elk team heeft echter zijn eigen abonnement en wordt afzonderlijk in rekening gebracht.

Om snel een nieuwe pagina in te stellen, kunt u ook een bestaande boekingspagina kopiëren (Pagina-instellingen → Pagina kopiëren). Mappen en afspraaktypen worden overgenomen met hun volgorde en nesting intact, pagina-instellingen worden gekopieerd bij het aanmaken van een nieuwe pagina, en hostbeschikbaarheid en locaties kunnen optioneel ook worden gekopieerd — handig voor het snel opzetten van pagina's voor nieuwe vestigingen of teams.

Question 8

Kan ik tot meerdere teams behoren op CozyCal?

Accepted Answer

Ja. U kunt deelnemen aan meerdere teams met hetzelfde e-mailadres. Maar elk van deze teams heeft een eigen abonnement en moet afzonderlijk worden geüpgraded.

Question 9

Welke beheerdersrechten gelden voor teamplanning?

Accepted Answer

Als beheerder kunt u teamleden uitnodigen en verwijderen, evenals beheerderstoegang verlenen aan geselecteerde teamleden. Alleen beheerders kunnen de pagina-instellingen van een teamboekingspagina wijzigen, inclusief de URL van de boekingspagina, achtergrondkleur en -afbeelding, en toegang tot factureringsgegevens.

Beheerders kunnen ook de beschikbaarheid en e-mailmeldingen van andere teamleden bewerken. Als beheerder kunt u filteren om de geplande afspraken van teamleden op één agenda te zien. U kunt ook de beschikbaarheid van andere teamleden beheren via een intuïtieve interface.

Question 10

Wat zijn de kosten voor teamplanning?

Accepted Answer

Elk teamlid wordt $20 per maand per gebruiker in rekening gebracht bij maandelijkse facturering. Met jaarlijkse facturering betaalt u $15 per maand per gebruiker. Voor meer informatie, bekijk onze prijspagina.

Question 11

Kan ik een demo van CozyCal gebruiken voor mijn resourceboeking?

Accepted Answer

Ja! U kunt gerust een demosessie boeken met ons. We kunnen bespreken hoe we u kunnen helpen een efficiënte teamplanningsflow te creëren.

Een heerlijke afsprakenplanner waar teams van houden

Beheer teamplanning met een gestroomlijnd proces of laat teamleden hun eigen gepersonaliseerde boekingsflow maken

Bouw een op maat gemaakte teamplanningsflow

Pas het intakeformulier aan om informatie te verzamelen

Stuur automatische e-mailmeldingen met wit label

Bepaal hoe uw team geboekt wordt

Beheer afsprakinstellingen en teambeschikbaarheid

Volg de boekingsgeschiedenis van het team in de klantendatabase

Stel flexibele teamplanningstypen in om boekingen te maximaliseren

Plan één-op-één en multi-host vergaderingen met geselecteerde teamleden

Accepteer meerdere boekingen per tijdslot voor groepsvergaderingen

Versterk teamplanning met integraties

Videogesprekken via Zoom, Google Meet of Microsoft Teams

Verbind met Stripe om betalingen te ontvangen en pakketten te verkopen

Beter samen werken

Vragen & Antwoorden

Begin vandaag meer boekingen online te ontvangen!