Binnen een korte periode van één maand heeft COVID-19 al drastisch veranderd hoe we op vele gebieden werken en leven. Nu thuiswerken de nieuwe werkwijze wordt, migreren veel bedrijven hun vergaderingen van offline naar online. Of je nu één-op-één consultatiesessies of grote groepsworkshops organiseert, het is belangrijk om je virtuele vergaderingen te hosten op een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk videovergaderplatform.
Google Hangouts, Zoom of Whereby?
In CozyCal bieden we twee directe integraties met Zoom en Google Hangouts. We gebruiken ook een andere videovergadertool, Whereby, voor demosessies, virtuele koffiegesprekken en familiebijeenkomsten.
Hoewel al deze tools je in staat stellen om virtueel te communiceren met je klanten, hebben ze elk hun eigen voor- en nadelen. Elke app heeft een iets andere focus. Afhankelijk van je prioriteiten en behoeften kun je de belangrijkste functies, beperkingen en prijzen met elkaar vergelijken om te bepalen welk platform het meest geschikt voor je is.
Waarom wij voor Whereby kiezen
We hebben alle drie de tools geprobeerd. Op basis van onze gebruikerservaring bieden Zoom en Whereby een betere videokwaliteit dan Google Hangouts. Maar als je een intensieve gebruiker bent van Google-producten, is Google Hangouts wellicht de betere keuze, omdat het integreert met de Google-suite.
We kozen voor Whereby boven Zoom om twee belangrijke redenen:
Whereby heeft geen vergadertijdslimiet in het gratis abonnement, terwijl het gratis abonnement van Zoom vergaderingen beperkt tot 40 minuten. Soms duurden onze demosessies en virtuele koffiegesprekken langer dan 40 minuten. Als we Zoom zouden gebruiken, zouden we de gast na het bereiken van de tijdslimiet een nieuwe vergaderlink moeten sturen, wat behoorlijk omslachtig kan zijn. Daarom waarderen we het dat Waarbij vergaderingen zo lang kunnen doorgaan als nodig is.
Whereby vereist niet dat gasten apps downloaden of installeren. Gasten kunnen je aangepaste vergaderruimte rechtstreeks vanuit hun browser betreden. Hoewel Zoom ook het aanmaken van een persoonlijk vergader-ID biedt, moeten gasten de Zoom-app wel downloaden en installeren. Daarnaast waarderen we Whereby's overzichtelijke en gebruiksvriendelijke interface.
Een andere belangrijke functie voor ons is de mogelijkheid om de chatroom te vergrendelen zodat ongenodigde gasten de vergadering niet kunnen bijwonen. Al vóór de pandemie beschikte Whereby over een ingebouwde functie waarmee de host de chatroom kon vergrendelen. Gasten moeten hun naam opgeven en aankloppen bij de chatroom voordat ze mogen deelnemen aan de vergadering.
Vóór de uitbraak van de coronapandemie had Zoom geen functie die de vergaderruimte beveiligde, waardoor vergaderingen werden Zoombombed of gekaapt door ongewenste deelnemers. Om dit beveiligingsprobleem aan te pakken, voegde Zoom een virtuele wachtkamer toe, waarmee de host iedereen die de ruimte wil betreden in een wachtkamer kan plaatsen en handmatig deelnemers kan selecteren om aan de vergadering deel te nemen. Deze extra beveiligingslaag is zeker welkom, want niemand wil ongewenste indringers bij een virtuele vergadering.
Het gratis abonnement van Whereby staat echter slechts maximaal 4 deelnemers toe in een vergadering, wat ideaal is voor één-op-één of kleine groepsvergaderingen maar niet voor grote groepsvergaderingen. Zelfs met hun Pro- en zakelijk abonnement is het maximale aantal deelnemers per vergadering 50 personen. Het gratis abonnement van Zoom staat tot 100 deelnemers toe om tegelijkertijd aan een vergadering deel te nemen. Wanneer je upgradet naar het Pro-abonnement, verdwijnt de tijdslimiet van 40 minuten. Vergeleken met Whereby is Zoom zeker de meest ideale keuze voor grote groepsevenementen met veel deelnemers. Of je nu virtuele conferenties of online lessen organiseert, je kunt rekenen op Zoom's betrouwbare prestaties.
Virtuele vergaderingen met je klanten eenvoudig plannen
Wanneer gasten virtuele vergaderingen met je plannen, is het belangrijk om videovergaderinformatie gemakkelijk te kunnen genereren en delen. Vlak voordat een virtuele vergadering plaatsvindt, moeten zowel jij als je gasten de vergadering met één eenvoudige klik kunnen betreden vanuit hun agendaafspraak of vanuit een e-mail.
In CozyCal kun je eenvoudig de integratie met Zoom of Google Hangouts toevoegen aan je planningsflow. Zodra een vergadering is gepland, ontvangen alle deelnemers automatisch een uniek gegenereerde vergaderlink in de beschrijving van de agendaafspraak, de bevestigingsmail en herinneringsmails. Je hoeft je geen zorgen te maken over het handmatig versturen van Zoom- of Google Hangouts-links naar je gasten in een aparte e-mail.
Hoewel we geen directe integratie met Whereby aanbieden, kun je de URL van je Whereby-chatroom eenvoudig toevoegen aan je bevestigingsbericht en e-mailmeldingen. Voor de beveiliging kun je je chatroom van tevoren vergrendelen om te voorkomen dat ongenodigde gasten deelnemen aan je vergadering. Door videovergaderingsintegraties op te nemen in je planningsflow, stroomlijn je het boekingsproces voor vergaderingen. Het plannen van virtuele vergaderingen wordt zo eenvoudig en moeiteloos.
Belangrijkste conclusie
Elk bedrijf en elke organisatie heeft zijn eigen behoeften en prioriteiten. Afhankelijk van de duur, omvang en inhoud van je virtuele vergaderingen kun je de belangrijkste functies en prijzen van videovergadertools vergelijken om te bepalen welke het beste bij je past. Voor bedrijven die grote groepsvergaderingen houden met meer dan 50 deelnemers is Zoom ongetwijfeld de beste optie en de upgrade naar het Pro-abonnement voor onbeperkte vergadertijd zeker de moeite waard. Maar als je een klein bedrijf runt zoals wij, dan is Whereby onze aanbevolen videovergadertool vanwege zijn eenvoud en hoge videokwaliteit.
Als je op zoek bent naar een gebruiksvriendelijke plantool om virtuele vergaderingen met je klanten te boeken, kun je CozyCal 10 dagen gratis proberen. Als je meer wilt weten over hoe je CozyCal optimaal kunt gebruiken, kun je gerust een demosessie boeken met ons — we laten je graag alles zien.