Hoe Dropzone AI conferentie-verkoopgesprekken beheerde in regio's en vergaderruimtes met CozyCal
"We hadden een planningstool nodig die elk gesprek tegelijkertijd kon koppelen aan de juiste salesmedewerker én de juiste stand. HubSpot kon dat niet. CozyCal wel, en de ondersteuning bij de instelling maakte het verschil."
Dropzone AI is een snelgroeiend cybersecuritybedrijf dat de Agentic SOC bouwt: een platform van AI-agenten die zelfstandig beveiligingsmeldingen onderzoeken, dreigingen opsporen en aanvallen het klok rond afweren. Dropzone AI, vertrouwd door meer dan 300 ondernemingen waaronder UiPath, Avalara en Zapier, helpt beveiligingsoperatieteams alertvolumes te verwerken die geen enkel menselijk team alleen zou kunnen triageren. In 2026 nam het bedrijf deel aan de RSA Conference in San Francisco met een volledige salesaanwezigheid, waarbij vergaderingen werden gehouden met prospects uit heel de VS en internationaal.
Vóór CozyCal
Het op schaal coördineren van conferencevergaderingen is een andere planningsuitdaging dan dagelijkse salesgesprekken. Het salesteam van Dropzone AI is georganiseerd per regio, waarbij elke vertegenwoordiger verantwoordelijk is voor prospects met hoofdkantoor in zijn of haar territorium. Voor de conference moest het team elke boeking op drie dingen tegelijk afstemmen: de juiste salesvertegenwoordiger voor de regio van de prospect, een fysieke vergaderruimte op de conferencevloer, en voor internationale gasten die virtueel deelnamen, een automatisch gegenereerde Zoom-link in plaats daarvan.
Ze hadden vier vergaderruimten beschikbaar. Drie waren voorkeurslocaties en één was een lagerprioritaire reserveoptie. Elk planningssysteem zou die prioriteit automatisch moeten toepassen en de voorkeursruimten eerst vullen voordat overloop naar de vierde ruimte werd doorgestuurd.
Branding was ook belangrijk. Dropzone AI wilde dat de volledige boekingservaring aanvoelde als hun eigen, met een aangepaste boekingspagina-URL en bevestigingsmails verzonden vanuit hun eigen domein in plaats van een planingstool van derden.
Chantel had HubSpot gebruikt voor planning, maar de boekingstools van HubSpot waren niet gebouwd voor dit niveau van logica.
"HubSpot is uitstekend voor veel dingen, maar de planningsfunctie is ontworpen voor eenvoudige een-op-een-boekingen. Er was geen manier om een salesvertegenwoordiger automatisch te koppelen aan een vergaderruimte en de locatie van een gast, en geen manier om prioriteit in te stellen voor meerdere fysieke ruimten. We hadden iets nodig dat hier specifiek voor was gebouwd."
Ze evalueerde verschillende planningstools voordat ze CozyCal vond.
"Ik heb een aantal alternatieven bekeken. De meeste handelden teamplanning goed genoeg af, maar geen enkele bood ons regionale routering, resourceboeking voor fysieke ruimten, prioriteit voor vergaderruimten én white-label branding op één plek. CozyCal was de eerste tool die daadwerkelijk kon doen wat we nodig hadden."
Na CozyCal
Dropzone AI stelde de teamplanning van CozyCal in om elke inkomende boeking door te sturen naar de salesvertegenwoordiger die de regio van de gast bedient. Voor gasten uit de VS die de conference persoonlijk bijwoonden, wees CozyCal's resourceboeking elke vergadering toe aan een van de vier fysieke vergaderruimten, waarbij de drie voorkeursruimten een hogere boekingsprioriteit kregen dan de vierde. Voor gasten buiten de VS genereerde de Zoom-integratie van CozyCal automatisch een videogespreklink, ter vervanging van de vergaderruimtetoewijzing.
Op het gebied van branding gebruikte Dropzone AI de white-label functies van CozyCal om de boekingspagina te publiceren onder een eigen aangepaste URL, bevestigings- en herinneringsmails te verzenden vanuit hun eigen domein, en alle CozyCal-branding uit de boekingservaring te verwijderen. Voor gasten voelde de hele flow aan als een native onderdeel van de Dropzone AI-website.
"De configuratie was complexer dan een typische boekingspagina, maar CozyCal ondersteunde ons gedurende de volledige installatie. Dat soort hands-on hulp verwacht je niet van een planningstool, en het maakte een echt verschil."
De conference verliep soepel. Vergaderingen bleven op schema, de toewijzing van vergaderruimten werkte precies zoals bedoeld, en regionale routering zorgde ervoor dat elke gast in contact kwam met de juiste vertegenwoordiger voor zijn of haar territorium.
"Alles werkte zoals het moest. De juiste mensen kwamen samen met de juiste vertegenwoordigers, op de juiste plek. Voor een bedrijf dat AI verkoopt die betrouwbaar op de achtergrond werkt, voelde het passend dat onze planning hetzelfde deed."
Dropzone AI is al van plan om CozyCal opnieuw te gebruiken voor toekomstige grote evenementen.
Frequently Asked Questions
Heeft u meer vragen? Neem contact met ons op via support@cozycal.com
Kan CozyCal bevestigingsemails versturen vanuit een eigen domein in plaats van een CozyCal-adres?
Ja. De white-label e-mailmeldingen van CozyCal stellen bedrijven in staat om boekingsbevestigingen en herinneringen vanuit hun eigen domein te versturen. Gasten ontvangen e-mails die overeenkomen met de huisstijl van het bedrijf, zonder vermelding van CozyCal.
Kan de URL van de CozyCal-boekingspagina worden aangepast aan het eigen domein van een bedrijf?
Ja. CozyCal ondersteunt aangepaste URL's voor boekingspagina's, zodat de planningservaring aanvoelt als een integraal onderdeel van de website van het bedrijf in plaats van een externe tool.
Kan CozyCal gesprekken tegelijkertijd toewijzen aan een specifiek teamlid én een fysieke vergaderruimte?
Ja. CozyCal ondersteunt teamplanning en resourceboeking gecombineerd, zodat elke boeking kan worden gekoppeld aan een beschikbaar teamlid en een specifieke fysieke ruimte tegelijkertijd. Voor een conferentieopstelling betekent dit dat een gast in één boekingsflow wordt doorgestuurd naar de juiste salesmedewerker én de juiste vergaderruimte.
Kan CozyCal verschillende boekingsprioriteiten instellen voor meerdere fysieke ruimtes?
Ja. Bij het configureren van resourceboeking voor meerdere ruimtes biedt CozyCal de mogelijkheid om prioriteitsrangschikkingen in te stellen, zodat ruimtes met hogere prioriteit eerder worden gevuld dan die met lagere prioriteit. Dit is handig voor conferenties of locaties waar sommige ruimtes de voorkeur krijgen boven andere.
Kan CozyCal boekingen doorsturen naar verschillende teamleden op basis van de regio of locatie van een gast?
Ja. De teamplanning van CozyCal ondersteunt aangepaste routeringslogica, inclusief op basis van geografie. Een salesteam dat per rayon is georganiseerd kan CozyCal zo configureren dat gasten automatisch worden gekoppeld aan de medewerker die hun regio beheert, zonder handmatige toewijzing.
Integreert CozyCal met Zoom voor virtuele vergaderingen?
Ja. De Zoom-integratie van CozyCal genereert automatisch een unieke vergaderlink voor elke virtuele boeking en vermeldt deze in de bevestigingsmail. Voor teams die zowel fysieke als virtuele vergaderingen houden, verwerkt CozyCal beide binnen dezelfde opzet.