Hoe Relational Estate & Elder Law 11 Boekingstypes Beheert in Twee Kantoren met CozyCal
"Het is zeldzaam dat een verzoek wordt erkend door de meeste bedrijven, en uw snelheid bij het integreren van Teams wordt zeer gewaardeerd. Het toont de bedrijfswaarden achter het product!"
Relational Estate & Elder Law helpt inwoners in Winchester, Noord-Virginia en de Shenandoah Valley bij het plannen voor de toekomst via estate planning, elderrecht en estate-administratie. Het kantoor staat onder leiding van Joshua E. Hummer, Esq. en is gevestigd in Winchester en Ashburn, Virginia. Nieuwe cliënten beginnen met een kennismakingsgesprek onder leiding van Intake Team Lead Samantha Vandeberg, die informatie verzamelt over hun vermogen, relaties en estate planningsbehoeften voordat ze een afspraak met een advocaat inplannen.
Vóór CozyCal
Met een groeiend team en twee vestigingen was het beheren van de planning bij Relational Estate & Elder Law op grote schaal lastig. Het kantoor verwerkt een breed scala aan afspraaktypes, van eerste estate planningsconsultaties tot betaalde sessies, het ondertekenen van documenten en elderrechtbijeenkomsten. Het coördineren van beschikbaarheid tussen medewerkers en tegelijkertijd cliënten een eenvoudige manier bieden om te boeken, bleef een terugkerende uitdaging.
"Mijn kennismakingsgesprekken zijn het moment waarop we te weten komen wat elke cliënt werkelijk nodig heeft. Ik stel vragen over hun familie, hun vermogen, hun zorgen. Het laatste wat ik wil, is dat de planning dit proces in de weg staat."
Na CozyCal
Sinds december 2021 gebruikt het kantoor CozyCal om de planning voor de gehele praktijk te beheren. Momenteel draaien ze 11 afzonderlijke boekingspagina's, elk geconfigureerd voor een specifiek afspraaktype. Samantha gebruikt de pagina voor het Estate Planning Kennismakingsgesprek om haar eerste gesprekken met nieuwe cliënten in te plannen en boekt hen vervolgens in voor de juiste vervolgafspraak: een Estate Planning Consultatie, een Elderrecht Consultatie of een Estate Administratie Ontdekkingsgesprek, afhankelijk van wat zij nodig hebben. De overige boektypes omvatten alles van betaalde consultaties en documentondertekeningen tot trustfinancieringsgesprekken en voogdijbijeenkomsten.
Met negen teamleden in teamplanning houden de medewerkers die cliëntafspraken beheren elk hun eigen agenda en beschikbaarheid bij. De Clio Manage-integratie verbindt CozyCal rechtstreeks met hun juridisch praktijkbeheersysteem en synchroniseert geplande afspraken en nieuwe contacten automatisch naar de database van Clio, waardoor handmatige gegevensinvoer tussen planning en zaakbeheer overbodig wordt.
Toen het kantoor onlangs besloot om over te stappen van Zoom naar Microsoft Teams voor virtuele vergaderingen, diende Samantha een functieverzoek in voor een Teams-integratie. CozyCal leverde de integratie binnen enkele dagen.
"Ik wilde u persoonlijk bedanken voor het werk dat u hier allemaal in heeft gestoken. Het is zeldzaam dat een ondersteuningsverzoek door de meeste bedrijven wordt erkend, en uw snelheid bij het integreren van Teams wordt enorm gewaardeerd. Het laat de bedrijfswaarden achter het product zien! Deze aandacht voor klantzorg is niet onopgemerkt gebleven. Wilt u onze dankbaarheid overbrengen aan uw team?"
Na meer dan vier jaar als CozyCal-klant blijft het kantoor de manier waarop het het platform gebruikt uitbreiden, met nieuwe boektypes en teamleden naarmate de praktijk groeit.
Frequently Asked Questions
Heeft u meer vragen? Neem contact met ons op via support@cozycal.com
Kan een advocatenkantoor CozyCal gebruiken om verschillende afspraaktypes te beheren voor verschillende praktijkgebieden?
Ja. CozyCal stelt kantoren in staat om aparte boekingspagina's te maken voor elk afspraaktype, zoals inleidende consultaties, betaalde sessies, documentondertekeningen en verkenningsgesprekken. Elke pagina kan zijn eigen duur, prijs, intakevragen en toewijzingen van teamleden hebben.
Integreert CozyCal met Clio Manage?
Ja. De Clio-integratie van CozyCal synchroniseert geplande afspraken en nieuwe contactgegevens rechtstreeks in de database van Clio. Dit elimineert dubbele invoer tussen de planningstool en het praktijkbeheersysteem van het kantoor.
Kunnen meerdere advocaten en medewerkers elk hun eigen boekingskalender hebben?
Ja. De teamplanningsfunctie van CozyCal stelt elk teamlid in staat om zijn of haar eigen beschikbaarheid en boekingspagina bij te houden. Klanten kunnen rechtstreeks bij een specifieke persoon boeken, en het kantoor kan alle agenda's vanuit één account beheren.
Ondersteunt CozyCal Microsoft Teams voor virtuele vergaderingen bij advocatenkantoren?
Ja. CozyCal heeft onlangs Microsoft Teams-integratie toegevoegd, waardoor kantoren automatisch Teams-vergaderlinks kunnen genereren wanneer klanten virtuele afspraken boeken. Dit werkt naast de bestaande Zoom- en Google Meet-integraties.
Is CozyCal geschikt voor een advocatenkantoor met meerdere vestigingen?
Ja. Omdat CozyCal webgebaseerd is en teamplanning met individuele kalenders ondersteunt, werkt het op meerdere kantoorlocaties. De beschikbaarheid van elk teamlid weerspiegelt hun eigen agenda, ongeacht vanuit welk kantoor zij werken.