Evenementen plannen met meerdere gasten

Deze handleiding legt uit hoe je groepsevenementen instelt, zoals workshops, webinars of rondleidingen, waarbij meerdere gasten één tijdslot kunnen boeken.

Je kunt het maximale aantal gasten per tijdslot en per boeking bepalen, wat flexibiliteit biedt voor evenementen zoals fietstochten of familieboekingen.

Stap-voor-stap instructies ​

1. Ga naar de hoofdboekingspagina en selecteer het evenementtype dat je wilt configureren.

2. Klik op de knop Beschikbaarheidsinstellingen voor het geselecteerde evenementtype. Klik onder Planningsopties op het instellingenvenster.

3. Zoek het vervolgkeuzemenu Max. toegestane gasten per tijdslot.

   • Selecteer het maximale aantal gasten dat is toegestaan voor het tijdslot (tot 500 gasten). Wanneer dit is ingesteld, kan elk tijdslot slechts door één gast tegelijk worden geboekt. Voorbeeld: Voor een fietstocht geldt dat als Max. toegestane gasten per tijdslot is ingesteld op 20, de totale capaciteit van de tocht in dit geval 20 gasten bedraagt.
   • Opmerking: Deze instelling houdt het tijdslot open totdat de opgegeven limiet is bereikt. Laat voor 1-op-1-evenementen de standaardwaarde van 1 gast staan om dubbele boekingen te voorkomen.

   Belangrijk: Deze instelling is van toepassing op zowel nieuwe als bestaande evenementen. Bestaande gasten worden niet verwijderd als de limiet wordt aangepast.

4. Als je één gast wilt toestaan om voor meerdere deelnemers te boeken (bijv. een gezinslid dat voor een groep van 4 boekt), klik je op het vervolgkeuzemenu Max. gasten per boeking.

   • Stel de gewenste groepsgrootte voor één boeking in. Voorbeeld: Voor een fietstocht geldt dat als Max. gasten per boeking is ingesteld op 5, dit bepaalt voor hoeveel deelnemers één persoon kan boeken — in dit geval een gezin van 5. Meerdere boekingen kunnen het tijdslot opvullen totdat de limiet van 20 gasten is bereikt.

5. Klik op Wijzigingen opslaan voor deze dienst, of klik op Opslaan en kopiëren om dezelfde instelling naar andere diensttypen te kopiëren.

   

6. Op de kalender zie je het vervolgkeuzemenu waarmee boekende gasten het aantal deelnemers kunnen selecteren waarvoor ze het evenement willen boeken.

1. Zodra ze een tijdslot selecteren, komen ze op het intakeformulier terecht. De boekende gast moet de volledige naam en het e-mailadres van elke deelnemer invullen. Elke deelnemer ontvangt automatisch e-mailmeldingen over het geboekte evenement.

   

Als je kosten rekent voor het evenement, word je betaald op basis van het aantal geboekte deelnemers. Een gezin van 3 dat een fietstocht boekt, resulteert bijvoorbeeld in betaling voor alle 3 deelnemers.

Je kunt de onderstaande tutorialvideo bekijken voor gedetailleerde instructies:

Bekijk de tutorial op Loom

Aanvullende opmerkingen ​

Individueel gastbeheer

Elke gast in een groepsboeking wordt afzonderlijk bijgehouden met:

• Contactgegevens en antwoorden op het intakeformulier
• Betalingsstatus en bonnen
• Bevestigings- en herinneringsmeldingen
• Mogelijkheid om onafhankelijk te annuleren of te verzetten

Slimme pakketinwisselingen

Bij gebruik van dienstenpakketten:

• Gasten kunnen ervoor kiezen om pakkettegoeden in te wisselen of direct te betalen.
• Pakketsaldi worden automatisch per gast bijgehouden.
• Terugbetalingen en annuleringen herstellen pakkettegoeden op de juiste manier.

Transparante prijzen

Elke gast ziet zijn individuele kosten duidelijk, inclusief:

• Basisprijs van het evenement
• Geselecteerde extra's
• Toegepaste pakketinwisselingen
• Individuele betalingsbewijzen