Online-Präsenz wird für Anwaltskanzleien immer wichtiger. Es ist entscheidend, Mandanten und potenziellen Interessenten einen einfachen und unkomplizierten Zugang zur Terminbuchung auf Ihrer Website zu ermöglichen.
Möglicherweise haben Sie Empfangspersonal oder virtuelle Assistenten eingestellt, um eingehende Anrufe entgegenzunehmen und Termine mit Mandanten zu vereinbaren. Das wiederholte Telefonieren und E-Mailen, um einen für beide Seiten passenden Termin zu finden, ist jedoch zeitaufwändig und ineffizient.
Ihr Mandant: „Hätte Herr Wright nächsten Dienstag um 15 Uhr Zeit für ein kurzes Nachfolgegespräch?"
Ihre Empfangsdame: „Das passt ihm leider nicht. Wie wäre es mit Donnerstag um 11 Uhr?"
Ihr Mandant: „Ich muss das noch klären. Ich rufe später noch einmal an, um einen Termin zu vereinbaren …"
Das Hin- und Herschreiben von E-Mails ist besonders kontraproduktiv, wenn Sie als Einzelanwalt Ihre Kanzlei alleine führen. Sie möchten Ihre wertvolle Zeit nicht damit verschwenden, Zeitfenster zu jonglieren. Die Unterstützung Ihrer Mandanten hat oberste Priorität.
Gewinnen Sie Interessenten direkt auf der Website Ihrer Kanzlei
Um Interessenten zu gewinnen und die Mandantenakquise zu steigern, können Sie CozyCal auf Ihrer Website installieren und eine Buchungsseite gestalten, die zum Corporate Design Ihrer Anwaltskanzlei passt.
Für eine reibungslose Terminbuchungserfahrung ist es wichtig, eine professionelle und übersichtliche Buchungsseite zu erstellen, die das Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei in den Vordergrund stellt. Ein Beispiel einer Buchungsseite können Sie sich hier ansehen.
Die Buchungsseite zeigt Ihre juristischen Dienstleistungen und verfügbaren Termine an. Sie können verschiedene Arten von Terminen erstellen, beispielsweise Erstkonsultationen und Gespräche mit bestehenden Mandanten. Für jeden Termintyp können Sie unterschiedliche Termindauern und Verfügbarkeitsfenster festlegen. Dies erleichtert es Interessenten und Mandanten, jederzeit und von jedem mobilen Endgerät aus Termine mit Ihnen zu buchen. Das spart sowohl Ihnen als auch Ihren Mandanten wertvolle Zeit.
Teilen Sie den Link zur Buchungsseite mit Ihren Mandanten
Neben der Einbindung der Buchungsseite auf Ihrer Website können Sie den Link Ihrer Buchungsseite direkt per SMS, E-Mail oder in Ihrer E-Mail-Signatur mit Ihren Mandanten teilen. Es ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, Termine zu vereinbaren.
Clio-Integration für eine optimierte Terminplanung
Vor vier Monaten haben wir die CozyCal-Integration mit Clio eingeführt – der führenden Software für Kanzleiverwaltung, Mandantenbeziehungsmanagement (CRM) und Mandantenaufnahme.
Unser Ziel ist einfach: Anwaltskanzleien jeder Größe, die Clio verwenden, ein elegantes, flexibles und zuverlässiges Terminbuchungssystem bereitzustellen.
CozyCal synchronisiert sich mit dem Clio-Kalender
Gebuchte oder stornierte Termine in CozyCal (integriert mit einem Google Calendar) werden automatisch mit dem Clio-Kalender synchronisiert, sodass die Verfügbarkeiten stets in Echtzeit aktuell sind. Sie werden über gebuchte oder stornierte Termine sofort per E-Mail benachrichtigt.
Informationen aus dem Aufnahmeformular werden in die Clio-Ereignisbeschreibung übertragen
Im Aufnahmeformular Ihrer Buchungsseite können Sie Fragen erstellen, um Informationen von neuen Interessenten oder bestehenden Mandanten zu erfassen. Die über das Aufnahmeformular gesammelten Informationen werden in das Ereignisbeschreibungsfeld im Clio-Kalender übertragen, wo Sie die Details geplanter Termine übersichtlich und klar einsehen können.
Neue Kontakte werden automatisch in Clio angelegt
Wenn ein neuer Gast über Ihre Buchungsseite einen Termin bucht, werden Name und E-Mail-Adresse des Gastes automatisch in der Clio-Kontaktdatenbank angelegt. Sie können Kontakte und die Buchungshistorie ganz einfach in CozyCals Mandantendatenbank verfolgen.
E-Mail-Benachrichtigungen anpassen
Sie können Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails ganz einfach anpassen. Diese werden nach einer Buchung automatisch an Gäste versandt. Wenn Sie einen Termin verschieben oder absagen, werden automatisch E-Mails an die betreffenden Gäste gesendet.
Teamplanung mit Anzeige der Verfügbarkeit jedes Anwalts
Wenn mehrere Anwälte in Ihrem Team tätig sind, können Sie diese einladen, der Team-Buchungsseite der Kanzlei beizutreten. Jedes CozyCal-Konto ist mit einem Clio-Kalender verknüpft, sodass jeder Anwalt seine Verfügbarkeiten vollständig selbst verwalten und die E-Mail-Benachrichtigungen individuell anpassen kann.
Mandanten können Termine mit einem bevorzugten Anwalt oder mit einem beliebigen Anwalt im Team buchen. Termine werden automatisch dem Teammitglied zugewiesen, das für den gewählten Zeitraum verfügbar ist. Alle geplanten Ereignisse und Kontaktinformationen werden mit einem Clio-Konto synchronisiert.
Integrationen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einfügen
Neben der Clio-Integration können Sie Stripe zur Zahlungsabwicklung einbinden, Zapier zur Automatisierung von Arbeitsabläufen integrieren, automatisch Google Hangouts-Meeting-Links generieren lassen und Buchungssitzungen über Google Analytics verfolgen. CozyCals Integrationsmöglichkeiten ermöglichen es, den Buchungsprozess mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen zu verknüpfen, sodass Sie mehr Mandanten gewinnen und binden können.
Online-Terminplanung wird für Anwaltskanzleien immer wichtiger, insbesondere da immer mehr Menschen ihre Geschäfte online abwickeln. Die Automatisierung der Terminplanung entlastet Sie nicht nur vom zeitaufwändigen Hin- und Hertelefonieren und -mailen, sondern gibt Ihren Mandanten auch die Kontrolle darüber, wann und wie sie Kontakt zu ihrem Anwalt aufnehmen möchten.
CozyCal erspart Ihren Mandanten das Anrufen zur Terminvereinbarung. Noch wichtiger: Durch die automatisierte Terminplanung können Sie sich Ihren Pflichten als praktizierender Anwalt widmen und die Effizienz des Kanzleibetriebs steigern.
👉 Sie können sich für eine kostenlose Testversion von CozyCal anmelden und es ausprobieren.
Wenn Sie einen detaillierteren Einblick erhalten möchten, wie CozyCal die Terminplanung für Ihre Anwaltskanzlei optimieren kann, können Sie eine Demo-Sitzung mit uns buchen oder uns jederzeit über das Chat-Symbol unten rechts auf unserer Website kontaktieren.