COVID-19 hat die Art und Weise, wie viele von uns unsere Unternehmen führen, drastisch verändert. Innerhalb weniger Monate wurde die Fernarbeit von Unternehmen in allen Branchen als neue Arbeitsmodalität übernommen.
Ärzte behandeln Patienten online über Telemedizin. Anwaltskanzleien beraten Mandanten in virtuellen Meetings. Lehrer unterrichten Schüler über Zoom-Anrufe.
Es scheint, als hätte diese Pandemie über Nacht den Übergang des Geschäftsbetriebs von offline zu online beschleunigt.
Da Online-Meetings zu einem festen Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs eines Unternehmens werden, ist es wichtig zu wissen, wie man ein virtuelles Meeting effizient leitet. Vielleicht fragen Sie sich, was es da schon groß zu wissen gibt? Man startet einfach ein Zoom-Meeting und legt los.
Nun, da steckt mehr dahinter. Es gibt viele Zutaten, die zu einem erfolgreichen virtuellen Meeting beitragen. Dazu gehören die Wahl des richtigen Planungstools, die Suche nach der am besten geeigneten Videokonferenzplattform, die Festlegung von Tempo und Agenda eines virtuellen Meetings sowie das Erlernen der Etikette bei virtuellen Meetings. Lassen Sie uns jeden Aspekt genauer betrachten und herausfinden, wie Sie Ihre virtuellen Meetings optimieren können.
Die richtigen Tools für Ihre virtuellen Meetings finden
Bei virtuellen Meetings gibt es zwei unverzichtbare Tools. Das eine ist eine zuverlässige Videokonferenzplattform für die Durchführung von Meetings. Das andere ist ein Planungstool, mit dem Sie und Ihre Gäste ganz einfach Meetings buchen können.
Videokonferenz-Tool
Um herauszufinden, welche Tools am besten zu Ihnen passen, ist es wichtig zu verstehen, was Sie benötigen. Wenn Sie sich fragen, welches Videokonferenz-Tool das richtige für Sie ist, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Veranstalten Sie große Gruppen-Webinare oder Workshops? Dann könnte Zoom das richtige Tool für Sie sein. Führen Sie nur Einzelgespräche mit Kunden? Whereby könnte eine bessere Option sein, da kein App-Download erforderlich ist. Wenn Sie intensiver Google-Nutzer sind, könnte Google Hangouts die beste Option sein, da es sich direkt in andere Google-Apps integriert.
Terminplanungs-Tool
Neben der Suche nach einer zuverlässigen Videokonferenzplattform benötigen Sie auch ein Planungstool, das den Planungsprozess automatisiert und Ihnen Zeit spart. Bei der Auswahl der richtigen Planungssoftware für Ihr Unternehmen sollten Sie sich fragen, ob dieses Tool:
- mit dem Videokonferenz-Tool integriert werden kann, das ich gewählt habe?
- automatische Zeitzonenkonvertierung unterstützt, wenn Sie und Ihre Gäste in verschiedenen Regionen ansässig sind?
- Terminanfragen manuell annehmen und ablehnen kann?
- die Zahlungsabwicklung für virtuelle Sitzungen automatisiert?
CozyCal wurde mit Blick auf Remote-Meetings entwickelt. Selbst wenn Sie CozyCal bisher nur für die Planung persönlicher Treffen genutzt haben, ist es mit Funktionen ausgestattet, die Ihnen helfen, Meetings von offline auf online umzustellen.
Direkte Zoom- und Google Hangouts-Integration
Über CozyCal können Sie sich direkt mit Zoom und Google Hangouts für die Terminplanung integrieren. Je nach gewählter Videokonferenzplattform wird automatisch ein einzigartiger Meeting-Link generiert und über ein Kalenderereignis und E-Mail-Benachrichtigungen mit Ihren Gästen geteilt, sobald ein Gast ein Meeting mit Ihnen bucht. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, gebuchten Gästen einen Link separat zuzusenden. Direkte Integrationen machen die Planung virtueller Meetings einfacher und schneller.
Automatische Zeitzonen-Erkennung und -Konvertierung
Wenn sich Ihre potenziellen oder bestehenden Kunden in einer anderen Zeitzone befinden als Sie, erkennt CozyCal automatisch Zeitzonenunterschiede und zeigt Ihre Verfügbarkeiten in der Zeitzone des Gastes an. Dies erspart Ihren Gästen den Aufwand der manuellen Zeitzonenkonvertierung.
Terminanfragen manuell annehmen oder ablehnen
Es ist wichtig sicherzustellen, dass Termine von den richtigen Personen gebucht werden. Wenn Ihr Kalender öffentlich angezeigt wird, können möglicherweise Spam-Buchungen oder zufällige Buchungen eingehen. Um dieses Problem zu lösen, ermöglicht die Terminanfrage-Funktion von CozyCal, ausstehende Termine manuell anzunehmen oder abzulehnen. Nachdem ein Gast eine Uhrzeit und ein Datum ausgewählt und das Aufnahmeformular ausgefüllt hat, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigungs-E-Mail zur Terminanfrage. Nach der Überprüfung der Informationen des Gastes können Sie dann entscheiden, ob es sich um einen qualifizierten Lead handelt.
Zahlungen für Ihre virtuellen Sitzungen einziehen
Wenn Sie Gebühren für virtuelle Sitzungen erheben, automatisiert die Stripe-Integration von CozyCal den Zahlungsabwicklungsprozess. Sobald Stripe verbunden ist, können Sie die Preise der Veranstaltungstypen klar auf der Buchungsseite und in Ihrer bevorzugten Währung auflisten. Gäste müssen zunächst eine Zahlung leisten, bevor sie den Zeitslot für das virtuelle Meeting sichern können.
Meetings vorbereitet durchführen
Ob Sie ein Beratungsgespräch, ein Gruppen-Webinar, eine Fitness-Trainingseinheit oder eine Konferenz leiten – es ist wichtig, im Voraus gut vorbereitet zu sein.
Testen Sie Ihre Technik
Bevor das Meeting beginnt, ist es immer eine gute Idee, Ihren virtuellen Raum einige Minuten vorher zu starten, um sicherzustellen, dass Video, Audio und Bildschirmfreigabe einwandfrei funktionieren. Sie möchten nicht wegen technischer Schwierigkeiten zu einem geplanten Meeting zu spät kommen, besonders wenn Sie der Gastgeber sind. Es ist auch wichtig, Ihre Gäste darüber zu informieren, welches Videokonferenz-Tool Sie verwenden. In CozyCal wird bei Verwendung der Zoom-Integration ein einzigartiger Zoom-Meeting-Link generiert und mit Ihren geplanten Gästen geteilt, sodass diese die Zoom-App vorab herunterladen können.
Überprüfen Sie Ihr Erscheinungsbild und den Hintergrund
Für ein virtuelles Meeting gut auszusehen, ist vielleicht wichtiger als Sie denken. Wenn Sie ein Meeting mit neuen Interessenten oder Kunden abhalten, sollten Sie sich angemessen und professionell kleiden. (Wenn Sie jedoch nicht stehend präsentieren, ist die Pyjamahose vielleicht durchaus akzeptabel.) Es gibt viele Tipps, wie Sie bei Videoanrufen am besten aussehen, darunter das gezielte Beleuchten Ihres Gesichts, das Vermeiden niedriger Kamerawinkel und eine gepflegte Haut. Ein schlichter Hintergrund ohne Ablenkungen und störende Geräusche hilft am besten dabei, die Aufmerksamkeit der anderen während des Meetings ganz auf Sie zu lenken.
Erstellen Sie eine Meeting-Agenda
Das Festlegen einer Meeting-Agenda ist entscheidend, um die Effizienz eines Meetings zu maximieren. Legen Sie wichtige Ziele, eine Meetingstruktur und Aktionspunkte fest, die das Meeting abdecken wird. Eine solide Agenda ist besonders wichtig für große Gruppenmeeting oder Konferenzen, da Sie mehrere Teilnehmer koordinieren und einbinden müssen. Die Agenda hilft den Teilnehmern zu verstehen, was sie erwartet, sodass sie mit Fragen zu Ihren Produkten oder Dienstleistungsangeboten vorbereitet kommen können.
Etikette bei virtuellen Meetings
Während virtuelle Meetings ähnliche Etikette-Regeln wie persönliche Meetings befolgen, gibt es einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen können, bessere virtuelle Meetings durchzuführen.
- Beginnen Sie das Meeting mit einem kleinen Eisbrecher, um die Atmosphäre aufzulockern und alle in eine komfortable Stimmung zu versetzen
- Stellen Sie virtuellen „Augenkontakt" her, indem Sie in die Kamera schauen, wenn Sie sprechen. Das hilft, Menschen einzubinden und aktives Zuhören zu fördern. Dieser Tipp wird oft übersehen, weil es leicht ist, die Umgebung anzustarren, wenn andere Meetingteilnehmer nicht physisch im selben Raum anwesend sind. Was ich tue: Ich klebe einen Aufkleber direkt neben die Kamera meines Computers, um mich selbst daran zu erinnern, beim Sprechen hineinzuschauen – und zu lächeln 😃
- Schalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Computer und Telefon aus oder stumm.
- Wenn es Hintergrundgeräusche gibt, schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen.
- Schließen Sie nicht verwendete Tabs und Anwendungen, die das Meeting stören könnten. Schließlich möchten Sie nicht, dass mitten in einer Demo-Sitzung ein YouTube-Video aufpoppt und Drakes neueste Hits abspielt.
- Wenn Sie planen, Ihren Bildschirm zu teilen, bereiten Sie die relevanten Dokumente oder Dateien vorab für die Präsentation vor.
Meeting-Nachbereitung
Wenn ein virtuelles Meeting endet, müssen Sie je nach Kontext möglicherweise nachfassen. Ob es darum geht, das nächste Online-Check-in-Meeting mit Kunden zu planen, neue Interessenten um Feedback zu bitten oder die Meetingaufzeichnung mit den Teilnehmern zu teilen – die Nachbereitung ist ein wichtiger Schritt, um andere engagiert zu halten. Sie können Fragen beantworten, die während des Meetings nicht behandelt wurden, und durch die Folgekommunikation zusätzliche Informationen gewinnen.
In dieser ungewöhnlichen Zeit, in der persönliche Meetings möglicherweise noch lange Zeit nicht stattfinden werden, müssen Unternehmen sich an neue Veränderungen anpassen, indem sie Technologie nutzen, um effizienter zu arbeiten und zu kommunizieren. Vielleicht sind Sie neu darin, Online-Meetings zu leiten. Aber wenn Sie dem obigen Leitfaden folgen, können Sie den Prozess der Durchführung virtueller Meetings optimieren und sie reibungslos ablaufen lassen.