Lorsqu'il s'agit de planifier des rendez-vous, il est essentiel que vous ayez un contrôle total sur votre agenda. Lorsque vous n'avez pas la flexibilité de décider qui peut sélectionner des créneaux dans votre calendrier, vous risquez de passer plus de temps à annuler et à reprogrammer des réunions. Dans le pire des cas, les réservations indésirables qui occupent votre agenda deviennent une source d'irritation et empêchent vos clients de sélectionner les disponibilités qui leur conviennent.
Bon nombre de nos utilisateurs nous ont fait part du besoin de pouvoir accepter ou refuser manuellement des événements pour leur activité. Ils veulent s'assurer que les rendez-vous sont réservés par les bonnes personnes. Certains ne souhaitent pas rendre leur agenda disponible pour des appels commerciaux non sollicités et préfèrent réserver leur calendrier uniquement à leurs clients payants et partenaires commerciaux. D'autres souhaitent d'abord vérifier les informations d'un nouveau prospect avant de décider d'approuver la consultation réservée.
Après avoir recueilli ces retours, nous avons mieux compris pourquoi une fonctionnalité de « Demande d'événement » est importante pour les entreprises. Nous avons donc décidé de prioriser le développement de cette fonctionnalité pour renforcer le processus de planification.
Nous sommes heureux d'annoncer que CozyCal prend désormais en charge la fonctionnalité « Demande d'événement », qui vous permet d'accepter ou de refuser manuellement des demandes d'événements et de prendre le contrôle total de votre agenda. Elle vous aide à :
- éliminer les réservations indésirables qui occupent vos créneaux horaires
- réduire la nécessité de reprogrammer des réunions
- partager votre lien de réservation librement sans vous soucier des réservations non souhaitées
Voici un schéma illustrant le fonctionnement de la fonctionnalité de demande d'événement lorsqu'elle est activée pour un type d'événement :
1. Activer la fonctionnalité de demande d'événement pour des types d'événements sélectionnés
Si vous avez plusieurs types d'événements sur votre page de réservation, vous pouvez activer la fonctionnalité « Demande d'événement » uniquement pour les types d'événements de votre choix. Bien entendu, si vous n'avez plus besoin de cette fonctionnalité, vous pouvez la désactiver facilement à tout moment.
Dans l'exemple de page de réservation ci-dessous, si vous souhaitez accepter ou refuser manuellement les demandes d'événements uniquement pour Design Workshop, vous pouvez activer la fonctionnalité « Demande d'événement » pour ce type d'événement particulier sans affecter les autres. Dans cet exemple, l'autre type d'événement Free Consultation continuera d'accepter automatiquement les réunions au nom du propriétaire de l'entreprise.
2. Personnaliser les notifications par e-mail pour les demandes d'événements
Une fois la fonctionnalité « Demande d'événement » activée, vous pouvez personnaliser les e-mails envoyés aux invités à titre de notification. Des modèles d'e-mail par défaut sont fournis, mais vous pouvez en modifier le contenu pour rendre les messages plus personnels.
Il existe trois types de notifications par e-mail que vous pouvez personnaliser :
- E-mail de demande en attente : les invités reçoivent cet e-mail après avoir sélectionné un événement, un créneau horaire et envoyé la demande d'événement
- E-mail de demande refusée : les invités reçoivent cet e-mail après que vous avez refusé la demande d'événement
- E-mail de confirmation d'événement : les invités reçoivent cet e-mail après que vous avez accepté la demande d'événement
3. Accepter ou refuser des événements manuellement
L'ensemble du processus d'acceptation ou de refus manuel des demandes d'événements est simple et direct. Lorsqu'un invité vous envoie une demande d'événement, vous recevez immédiatement un e-mail de notification.
L'e-mail contient les réponses collectées dans le formulaire d'inscription, ce qui vous permet d'évaluer et de vérifier facilement si l'invité planifié est légitime ou non.
Cliquez simplement sur Accepter ou refuser l'invité dans l'e-mail et vous serez redirigé vers votre compte CozyCal, où vous pourrez accepter ou refuser manuellement la demande d'événement. Que vous acceptiez ou refusiez la demande, vos invités recevront un e-mail les informant de votre décision.
Prenez le contrôle total de votre agenda
La planification automatisée ne devrait pas vous rendre anxieux lorsque vous ne pouvez pas contrôler qui peut placer du temps dans votre calendrier.
La nouvelle fonctionnalité « Demande d'événement » de CozyCal vous permet de décider si un événement est accepté ou refusé, éliminant ainsi la nécessité d'annuler des réunions indésirables et de reprogrammer des rendez-vous à la dernière minute.
Après tout, vous méritez d'avoir le contrôle total de votre agenda afin de passer moins de temps à vous battre avec votre calendrier et plus de temps sur ce qui compte vraiment.