Question 1

Qu'est-ce que la planification d'équipe ?

Accepted Answer

La planification d'équipe permet à plusieurs membres de gérer les réservations sous un seul compte tout en conservant un contrôle individuel sur leurs plannings. Avec CozyCal, chaque membre de l'équipe peut créer ses propres types d'événements avec des durées, tarifs et règles de réservation personnalisés, définir ses propres disponibilités reflétant son planning personnel, et créer des pages de réservation personnelles (comme votreentreprise.com/jean ou votreentreprise.com/marie).

Les membres de l'équipe peuvent également rejoindre des pages de réservation d'équipe partagées où les clients peuvent réserver avec « n'importe quel membre disponible ». CozyCal prend en charge trois modes de planification intelligents : la réservation en round-robin distribue automatiquement les rendez-vous de manière équitable entre les membres disponibles, le classement par priorité réserve en priorité les membres préférés avant de distribuer aux autres, et la planification collective multi-hôtes mutualise les disponibilités lorsque plusieurs membres doivent assister au même rendez-vous, idéal pour les dépositions, présentations clients ou consultations collaboratives nécessitant la présence d'un avocat et d'un assistant juridique ensemble.

Tous les membres de l'équipe partagent un compte administrateur, ce qui facilite la gestion des réservations, des clients et des calendriers depuis un tableau de bord centralisé.

Question 2

Quels sont les avantages d'utiliser un outil de planification d'équipe ?

Accepted Answer

Gérer les disponibilités et le flux de planification de votre équipe peut prendre beaucoup de temps. Le processus devient de plus en plus lourd à mesure que votre équipe s'agrandit.

Un logiciel de planification d'équipe comme CozyCal peut vous aider à planifier, attribuer et gérer les disponibilités des membres grâce à l'automatisation. Les avantages d'un outil de planification d'équipe incluent :
- Coordonnez facilement les disponibilités des membres en un emplacement central
- Réduisez les tâches manuelles et répétitives et gagnez du temps grâce aux automatisations
- Attribuez automatiquement les rendez-vous aux membres en round-robin pour accroître l'efficacité
- Obtenez une vue d'ensemble des réservations et du planning global de l'équipe

Question 3

Comment créer une planification d'équipe dans CozyCal ?

Accepted Answer

Créer une planification d'équipe personnalisée est simple. Vous pouvez inviter des membres à rejoindre votre équipe. Deux structures de planification d'équipe s'offrent à vous.
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La première option consiste à faire rejoindre aux membres la même page de réservation et à ajouter leurs disponibilités aux types d'événements partagés. Cette option est idéale si vous souhaitez que les types d'événements et les disponibilités de toute l'équipe soient affichés sur la même page de réservation. Les invités peuvent choisir un membre spécifique ou n'importe quel membre. Vous pouvez activer la réservation en round-robin pour attribuer automatiquement les réunions réservées et répartir équitablement la charge de travail au sein de l'équipe.
‍
La deuxième option consiste à laisser les membres créer leurs propres pages de réservation personnelles. Les membres ont l'autonomie de personnaliser les paramètres de leur page pour une expérience de planification personnalisée. Cette option est idéale si les membres souhaitent que leur page de réservation affiche exclusivement leurs propres services proposés et leurs disponibilités.

Question 4

Comment fonctionne la planification en round-robin dans CozyCal ?

Accepted Answer

La planification en round-robin distribue automatiquement les rendez-vous de manière équitable entre les membres de votre équipe pour équilibrer la charge de travail. Lorsqu'un client réserve avec « n'importe quel membre disponible », CozyCal attribue le rendez-vous à celui qui a reçu le moins de réservations pour ce type d'événement spécifique, garantissant ainsi une distribution équitable.

‍Les options avancées incluent : Vous pouvez désigner un hôte réservé (un membre spécifique et obligatoire) et créer un groupe round-robin pour le second hôte. Par exemple, toutes les consultations nécessitent votre avocat principal (réservé), mais CozyCal attribue le rôle d'assistant juridique en round-robin parmi vos trois assistants. Cela garantit que la personne clé est toujours présente tout en distribuant équitablement les rôles de soutien.

Vous pouvez également créer plusieurs groupes round-robin où différents postes tournent de manière indépendante, idéal lorsque vous avez besoin de combinaisons de rôles spécifiques mais souhaitez une distribution équilibrée au sein de chaque rôle.

Question 5

Qu'est-ce que la planification collective multi-hôtes ?

Accepted Answer

La planification collective multi-hôtes mutualise les disponibilités de plusieurs membres qui doivent tous assister au même rendez-vous. Au lieu de réserver chaque personne séparément, CozyCal n'affiche que les créneaux où toutes les personnes requises sont disponibles simultanément.

‍Attribution flexible des hôtes : Vous pouvez configurer des événements multi-hôtes avec différentes méthodes d'attribution. Attribuez des membres spécifiques obligatoires (tous les hôtes sont prédéfinis), combinez des hôtes réservés avec le round-robin (responsable d'équipe fixe + assistant tournant), ou appliquez le round-robin à plusieurs postes indépendamment (rotation depuis un groupe + rotation depuis un autre groupe).

Par exemple, configurez une « Session de stratégie client (Responsable de compte + Designer) » où CozyCal attribue en round-robin un responsable de compte depuis votre équipe de services clients et attribue en round-robin un designer depuis votre équipe créative, garantissant que les deux rôles se distribuent équitablement tout en trouvant des créneaux où toutes les personnes sélectionnées sont disponibles.

Question 6

Puis-je attribuer une priorité aux membres de l'équipe ?

Accepted Answer

Oui. Le classement par priorité vous permet de désigner les membres de l'équipe qui doivent recevoir des réservations en premier, avant les autres. C'est idéal lorsque vous avez des collaborateurs seniors, des spécialistes ou des membres préférés que vous souhaitez prioriser.

Par exemple, vous pouvez définir votre photographe senior en Priorité 1 et les photographes juniors en Priorité 2. Lorsque les clients réservent avec « n'importe quel disponible », CozyCal vérifie d'abord si votre photographe senior est disponible. Ce n'est que s'il est entièrement réservé que le système attribue aux photographes juniors. Cela garantit que vos membres les plus expérimentés ou générant le plus de revenus optimisent leur planning avant que les rendez-vous ne soient redirigés vers les autres.

Question 7

Puis-je créer un nombre illimité de pages de réservation au sein d'une équipe ?

Accepted Answer

Oui ! Vous pouvez créer un nombre illimité de pages de réservation au sein d'une équipe. Vous pouvez également créer un nombre illimité d'équipes au sein d'un compte. Cependant, chaque équipe dispose de son propre abonnement et est facturée individuellement.

Pour configurer rapidement une nouvelle page, vous pouvez également copier une page de réservation existante (Paramètres de la page → Copier la page). Les dossiers et les types d'événements sont transférés avec leur ordre et leur imbrication intacts, les paramètres de la page sont copiés lors de la création d'une nouvelle page, et les disponibilités et emplacements des hôtes peuvent également être copiés en option — pratique pour créer rapidement des pages pour de nouveaux bureaux ou équipes.

Question 8

Puis-je appartenir à plusieurs équipes sur CozyCal ?

Accepted Answer

Oui. Vous pouvez rejoindre plusieurs équipes avec la même adresse e-mail. Mais chacune de ces équipes dispose de son propre abonnement et doit être mise à niveau individuellement.

Question 9

Quels droits d'administration accompagnent la planification d'équipe ?

Accepted Answer

En tant qu'administrateur, vous pouvez inviter et supprimer des membres, ainsi qu'accorder des droits d'administration à certains membres. Seuls les administrateurs peuvent modifier les paramètres de la page d'une page de réservation d'équipe, notamment l'URL de la page, la couleur et l'image d'arrière-plan, et accéder aux informations de facturation.

Les administrateurs peuvent également modifier les disponibilités et les notifications e-mail des autres membres. En tant qu'administrateur, vous pouvez filtrer pour voir les rendez-vous planifiés des membres de l'équipe sur un seul calendrier. Vous pouvez également gérer les disponibilités des autres membres via une interface intuitive.

Question 10

Quel est le tarif pour la planification d'équipe ?

Accepted Answer

Chaque membre de l'équipe est facturé 20 $ par mois par utilisateur si vous optez pour la facturation mensuelle. Avec la facturation annuelle, vous payez 15 $ par mois par utilisateur. Pour plus d'informations, consultez notre page de tarifs.

Question 11

Puis-je utiliser une démo de CozyCal pour la réservation de ressources ?

Accepted Answer

Oui ! N'hésitez pas à réserver une session de démonstration avec nous. Nous pourrons discuter de la façon dont nous pouvons vous aider à créer un flux de planification d'équipe efficace.

Un planificateur de rendez-vous agréable, plébiscité par les équipes

Gérez la prise de rendez-vous de votre équipe grâce à un processus simplifié, ou laissez les membres de l'équipe créer leur propre flux de réservation personnalisé

Créez un flux de planification d'équipe personnalisé

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Contrôlez comment votre équipe est réservée

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Suivez l'historique des réservations de l'équipe dans la base de données clients

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