En l'espace d'un seul mois, la COVID-19 a déjà radicalement changé notre façon de travailler et de vivre sous de nombreux aspects. Alors que le travail à distance devient la nouvelle modalité de travail, de nombreuses entreprises migrent leurs réunions du présentiel vers le virtuel. Que vous organisiez des séances de consultation en tête-à-tête ou des ateliers en grands groupes, il est important d'héberger vos réunions virtuelles sur une plateforme de vidéoconférence fiable et facile à utiliser.
Google Hangouts, Zoom ou Whereby ?
Dans CozyCal, nous proposons deux intégrations directes avec Zoom et Google Hangouts. Nous utilisons également un autre outil de vidéoconférence, Whereby, pour animer des sessions de démonstration, des cafés virtuels et des retrouvailles en famille.
Bien que tous ces outils vous permettent de communiquer virtuellement avec vos clients, ils ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients. Chaque application a une orientation légèrement différente. En fonction de vos priorités et de vos besoins, vous pouvez comparer les fonctionnalités clés, les limitations et les tarifs de chacun pour décider quelle est la plateforme la plus adaptée à votre situation.
Pourquoi nous avons choisi Whereby
Nous avons essayé les trois outils. D'après notre expérience utilisateur, Zoom et Whereby offrent une meilleure qualité vidéo que Google Hangouts. Mais si vous êtes un grand utilisateur des produits Google, Google Hangouts pourrait être le meilleur choix puisqu'il s'intègre à la suite Google.
Nous avons choisi Whereby plutôt que Zoom pour deux raisons principales :
Whereby n'impose aucune limite de durée sur son plan gratuit, alors que le plan gratuit de Zoom limite les réunions à 40 minutes. Nos sessions de démonstration et cafés virtuels dépassent parfois cette limite. Si nous utilisions Zoom, nous devrions envoyer un nouveau lien de réunion à l'invité une fois la limite atteinte, ce qui peut être assez contraignant. Nous apprécions donc vraiment la façon dont Whereby permet aux réunions de se poursuivre aussi longtemps que nécessaire.
Whereby ne demande pas aux invités de télécharger ou d'installer des applications. Les invités peuvent rejoindre votre salle de réunion personnalisée directement depuis leur navigateur. Bien que Zoom propose également la création d'un identifiant de réunion personnel, les invités devront télécharger et installer l'application Zoom. De plus, nous apprécions l'interface épurée et facile à utiliser de Whereby.
Une autre fonctionnalité importante pour nous est la possibilité de verrouiller la salle de discussion pour empêcher les invités non désirés d'assister à la réunion. Avant la pandémie, Whereby disposait déjà d'une fonctionnalité intégrée permettant à l'hôte de verrouiller la salle de discussion. Les invités doivent entrer leur nom et frapper à la porte de la salle avant d'être autorisés à rejoindre la réunion.
Avant l'arrivée de la pandémie de coronavirus, Zoom ne disposait pas d'une fonctionnalité protégeant la salle, ce qui entraînait des réunions victimes de Zoombombing ou détournées par des participants indésirables. Pour répondre à cette préoccupation de sécurité, Zoom a ajouté une salle d'attente virtuelle qui donne à l'hôte la possibilité de placer dans une salle d'attente toute personne souhaitant rejoindre la réunion, et de sélectionner manuellement les participants autorisés à y accéder. Cette couche de sécurité supplémentaire est certainement la bienvenue, car personne ne souhaite voir des intrus s'inviter à une réunion virtuelle.
Cependant, le plan gratuit de Whereby ne permet qu'à 4 participants maximum de rejoindre la réunion, ce qui est idéal pour les réunions en tête-à-tête ou en petits groupes, mais pas pour les réunions en grands groupes. Même avec leur plan Pro et leur plan business, le nombre maximum de participants autorisés dans une réunion est de 50 personnes. Le plan gratuit de Zoom permet à jusqu'à 100 participants de rejoindre la réunion simultanément. En passant au plan Pro, vous pouvez supprimer la limite de 40 minutes. Par rapport à Whereby, Zoom est définitivement le choix le plus idéal pour les événements en grands groupes avec de nombreux participants. Que vous organisiez des conférences virtuelles ou des cours en ligne, vous pouvez compter sur les performances fiables de Zoom.
Simplifier la planification de réunions virtuelles avec vos clients
Lorsque des invités planifient des réunions virtuelles avec vous, il est important de pouvoir générer et partager facilement les informations de vidéoconférence pour tout le monde. Juste avant qu'une réunion virtuelle ait lieu, vous et vos invités devriez pouvoir rejoindre la réunion en un seul clic depuis leur événement de calendrier ou depuis un e-mail.
Dans CozyCal, vous pouvez facilement ajouter l'intégration Zoom ou Google Hangouts à votre flux de planification. Une fois une réunion planifiée, tous les participants recevront automatiquement un lien de réunion généré de manière unique dans la description de l'événement de calendrier, ainsi que dans les e-mails de confirmation et de rappel. Vous n'avez pas à vous soucier d'envoyer manuellement des liens Zoom ou Google Hangouts à vos invités dans un e-mail séparé.
Bien que nous ne proposions pas d'intégration directe avec Whereby, vous pouvez facilement ajouter l'URL de votre salle de discussion Whereby à votre message de confirmation et à vos notifications par e-mail. Pour des raisons de sécurité, vous pouvez verrouiller votre salle à l'avance pour empêcher les invités non désirés de rejoindre votre réunion. En intégrant des outils de vidéoconférence dans votre flux de planification, vous simplifiez le processus de réservation de réunions. La planification de réunions virtuelles devient simple et facile.
Points clés à retenir
Chaque entreprise et organisation a ses propres besoins et priorités. En fonction de la durée, de la taille et du contenu de vos réunions virtuelles, vous pouvez comparer les fonctionnalités clés et les tarifs des outils de vidéoconférence pour décider lequel vous convient le mieux. Pour les entreprises qui organisent des réunions en grands groupes avec plus de 50 participants, Zoom est sans aucun doute la meilleure option et il vaut la peine de passer au plan Pro pour bénéficier d'une durée de réunion illimitée. Mais si vous gérez une petite entreprise comme la nôtre, Whereby est notre outil de vidéoconférence recommandé en raison de sa simplicité et de sa haute qualité vidéo.
Si vous cherchez un outil de planification facile à utiliser pour réserver des réunions virtuelles avec vos clients, vous pouvez essayer CozyCal gratuitement pendant 10 jours. Si vous souhaitez en savoir plus sur la meilleure façon d'utiliser CozyCal, n'hésitez pas à réserver une session de démonstration avec nous, et nous serons ravis de vous faire découvrir la plateforme.