Logiciel de planification automobile simple et agréable

Les formulaires d'admission de CozyCal capturent les détails essentiels avant l'arrivée des clients : marque, modèle, année, kilométrage, numéro de série (VIN) et le problème ou l'entretien spécifique requis. Incluez des champs pour les informations d'assurance en cas de travaux de carrosserie, les voyants d'alerte actuellement affichés ou les symptômes remarqués par le conducteur. Les techniciens examinent ces informations à l'avance, ce qui leur permet de rechercher des bulletins techniques, de commander des pièces et d'allouer le temps approprié pour le travail.

Votre formulaire d'admission peut inclure des champs de texte libre où les clients expliquent les symptômes avec leurs propres mots, les bruits inhabituels, les voyants d'alerte, les problèmes de performance ou les préoccupations spécifiques. Ajoutez des menus déroulants pour les catégories de services courantes (vidange d'huile, inspection des freins, rotation des pneus, voyant moteur) et des cases à cocher pour les demandes supplémentaires. Ces informations aident les conseillers de service à trier les rendez-vous et garantissent que les techniciens comprennent l'étendue du travail avant l'arrivée du véhicule.

Créez des types d'événements distincts pour les services ayant des durées différentes : services rapides comme les vidanges d'huile ou les rotations de pneus (30-45 minutes), travaux moyens comme le remplacement des plaquettes de frein ou l'installation de batterie (1-2 heures), et rendez-vous de diagnostic nécessitant plus de temps pour les tests et le dépannage. Chaque type de service a sa propre durée, tarification et description. Les clients sélectionnent ce dont ils ont besoin, et votre planning reflète des créneaux horaires précis.

Définissez des durées appropriées pour chaque type de service en fonction des temps d'exécution habituels de votre garage. Ajoutez un temps tampon entre les rendez-vous pour tenir compte des complications imprévues, de la remise du véhicule et des formalités administratives. CozyCal se synchronise avec Google Calendar ou Outlook, de sorte que tout temps bloqué manuellement se reflète immédiatement dans les disponibilités en ligne. Si un diagnostic révèle des travaux supplémentaires nécessaires, le personnel peut ajuster le planning depuis le tableau de bord administrateur.

Oui. Créez des pages de réservation individuelles pour chaque emplacement de garage, ou combinez tous les emplacements sur une seule page de réservation d'équipe où les clients sélectionnent leur succursale préférée. Chaque emplacement conserve ses propres disponibilités, affectations de personnel et offres de services. Le tableau de bord administrateur offre une vue d'ensemble de tous les emplacements, vous permettant de suivre les rendez-vous, de comparer les performances et de gérer les ressources depuis un seul compte.

Activez les demandes d'événements pour filtrer les réservations avant leur confirmation. Lorsqu'un client soumet une demande, vous recevez les détails de son véhicule et la description du service. Les conseillers de service peuvent évaluer si le travail correspond aux capacités de votre garage, vérifier la disponibilité des pièces ou contacter le client pour des précisions. Approuvez les demandes appropriées et refusez celles qui ne conviennent pas — des e-mails personnalisés informent les clients de votre décision.

Choisissez la méthode qui correspond à votre flux de travail. La distribution à tour de rôle répartit les rendez-vous équitablement au sein de votre équipe, équilibrant automatiquement les charges de travail. Alternativement, laissez les clients demander un technicien spécifique avec lequel ils ont déjà travaillé. Vous pouvez également affecter les travaux manuellement en fonction de la spécialisation du technicien — envoyant les travaux de transmission à votre expert en transmission ou les diagnostics électriques à votre technicien le plus expérimenté.

Chaque e-mail de confirmation inclut des liens en libre-service pour reprogrammer ou annuler. Les clients consultent votre disponibilité en temps réel et déplacent leur rendez-vous sans appeler pendant les heures d'ouverture chargées du garage. Vous contrôlez les règles et le délai de préavis requis pour les modifications, ainsi que les politiques applicables. Cette commodité réduit les interruptions téléphoniques pour les conseillers de service tout en offrant aux clients la flexibilité qu'ils attendent.

Si les techniciens découvrent des problèmes au-delà du périmètre du rendez-vous initial, votre équipe contacte le client pour approbation. Une fois autorisé, vous pouvez réserver un rendez-vous de suivi ou prolonger la visite en cours si votre planning le permet. La base de données clients centralisée de CozyCal suit l'historique du véhicule, de sorte que les futurs conseillers de service voient les travaux passés effectués et peuvent se référer aux constats précédents lors du retour du client.

Connectez Stripe pour accepter les paiements au moment de la réservation. Cela fonctionne bien pour les services à prix fixe comme les vidanges d'huile, les inspections ou les rotations de pneus où le coût est prévisible. Le prépaiement réduit les absences puisque les clients ont un engagement financier. Pour les rendez-vous de diagnostic où le coût final dépend des constats, vous pouvez plutôt encaisser le paiement après la prestation. CozyCal prend en charge les deux approches.

La synchronisation avec Google Calendar et Outlook maintient les plannings des techniciens à jour sur toutes les plateformes. Stripe gère l'encaissement sécurisé des paiements. Zapier connecte CozyCal avec plus de 1 000 applications qui exportent automatiquement les données clients vers votre système de gestion de garage, envoient les détails de réservation vers votre CRM ou déclenchent des e-mails de suivi pour les rappels d'entretien. Les notifications par e-mail en marque blanche depuis votre propre domaine maintiennent une image professionnelle à chaque communication client.